Важность информационного обеспечения в системе управления предприятием обуславливает широкое применение бухгалтерских пакетов

Формат

Описание

Примеры значений

Код номенклатурной группы

0001 – Сырье металлургическое,

0060 - Электрооборудование, приборы, топливная аппаратура,

Полный перечень групп –

См. Номенклатурные группы

Код номенклатурной подгруппы внутри группы. Если учет в разрезе подгрупп не ведется – 000

Для группы 01 Сырье металлургческое:

000 - металлолом,

001 – цветной металл,

002 – стружка,

003– стружка цветная,

004 – флюс сварочный,

и т.д по группам

000 – учет не ведется

Экономический анализ представляет собой инструмент для оценки деятельности предприятия и может использоваться как для целей управления предприятием, так и для информационного обеспечения интересов внешних по отношению к предприятию пользователей экономической информации. Представляя собой информационную основу для управления предприятием, процесс анализа в свою очередь зависит от информационной системы предприятия.

Данное диссертационное исследование посвящено разработке принципов комплексного подхода к проблеме информационного обеспечения предприятия, прежде всего, исходя из требований экономического анализа.

Актуальность исследования:

В условиях активных преобразований, происходящих в российской экономике, перед отечественными предприятиями стоят серьезные задачи по реформации бухгалтерского и налогового учета в соответствии с изменениями в законодательстве, предоставлению информации акционерам и инвесторам, публикации данных о своей деятельности для привлечения капитала и выхода на рынок ценных бумаг, совершенствовании системы управления предприятием. На современном этапе развития рыночной экономики полноценная аналитическая обработка учетной и иной экономической информации немыслима без применения средств вычислительной техники. Качественное информационное обеспечение процесса управления хозяйственной деятельностью возможно только при использовании в полной мере всех достижений научно-технического прогресса. В первую очередь это касается применения в практике управления новейших информационных технологий: средств вычислительной техники, телекоммуникаций и программного обеспечения. Современный уровень развития систем автоматизации и информационного обеспечения предлагает различные пути совершенствования информационной системы предприятия с использованием передовых достижений науки не только для ведения бухгалтерского учета и предоставления отчетности внешним пользователям, но и для своевременного получения необходимой аналитики для текущего управления предприятием.

В настоящее время эффективно управлять предприятием на основе данных бухгалтерского учета, получаемых со значительным отставанием во времени невозможно, но в тоже время требования экономии затрат рабочего времени зачастую не позволяют вести параллельный оперативный, управленческий учет, требующий порой содержания дополнительного штата сотрудников. Требования к ведению бухгалтерского учета также не остаются неизменными. Также большинство предприятий различных отраслей экономики России не может позволить себе содержание штата профессиональных аналитиков, занимающихся исключительно обработкой и оценкой получаемой информации. В настоящее время на предприятии анализом занимаются в основном сотрудники заинтересованных служб предприятия, а иногда – даже сотрудники бухгалтерии. В связи с этим чрезвычайно важно упростить не только учет экономической информации, но и обработку данных для анализа, и сам процесс анализа. Это позволит предприятиям существенно сэкономить трудовые ресурсы, что в настоящее время чрезвычайно актуально.

Стройная, хорошо спроектированная, гибкая система информационного обеспечения предприятия позволит реорганизовать формирование учетных и плановых данных в соответствии, в первую очередь, с требованиями аналитика, а также максимально облегчить процесс анализа экономической информации. Следует подчеркнуть, что именно такую задачу выдвигали ведущие отечественные ученые-экономисты в начале теоретических разработок в области автоматизации экономического анализа. Так, А.Д. Шеремет утверждал, что «систему комплексного экономического анализа на предприятиях и в объединениях следует создавать как часть автоматизированных систем управления». (№ 117, с. 40).

В связи со своей чрезвычайной актуальностью проблема информационного обеспечения широко представлена в современной публицистике. Исследуются как технические возможности по автоматизации, так и содержательная сторона вопроса – организация экономических данных для целей их последующего анализа, проблемы автоматизированного управленческого и бухгалтерского учета, особенности обработки данных.

Эволюция научных концепций по проблемам информационного обеспечения экономического анализа имеет свою достаточно большую историю от проблем механизации расчетов с помощью первых арифмометров, счетно-аналитических машин XIX века, развития машиносчетных станций и вычислительных центров 20-х годов XX века, решения первых учетных и аналитических задач на базе ЭВМ (начало автоматизации) в 60-х годах XX века до сегодняшних возможностей современных персональных компьютеров, компьютерных сетей, Internet.

На данных этапах развития были разработаны важнейшие теоретические идеи, касающиеся построения систем автоматизации учета и анализа.

В конце 60-х годов Б.В. Алаховым (№4, с. 38) была создана интегрированная модель системы автоматизации бухгалтерского учета, в которой предлагалось в качестве основной информационной базы использовать единый массив бухгалтерских записей. Основой этого единого массива служили проводки, дополненные данными аналитического учета, в том числе и натуральными показателями. В качестве основы предполагаемой модели выступала система аналитических счетов, открытых в развитие конкретного синтетического счета и по-разному интерпретируемых в зависимости от экономического содержания синтетического счета. Эта идея получила дальнейшее развитие и практическое воплощение во многих современных продуктах по бухгалтерскому учету, принципиальным модельным базисом которых является именно унификация учетной информации при минимальном наборе специализированных функций, возникающих как необходимые расширения базовой модели.

Несмотря на прогрессивность идей, выдвинутых Б.В. Алаховым, комплексное решение проблем автоматизации всех учетных функций, не говоря уже об автоматизации аналитических расчетов, в условиях применения ЭВМ второго поколения было невозможно.

В конце 70-х - начале 80-х годов появились первые научно-практические разработки, касающиеся вопросов применения ЭВМ в экономическом анализе. Одними из первых авторов научно-теоретических разработок организации экономического анализа в условиях его автоматизации стали С.Б. Барнгольц, О.В. Голосов, В.П. Косарев, В.Б. Либерман, М.В. Мельник, В.И. Подольский, B.C. Рожнов, А.Н. Романов, А.Д. Шеремет. В работах многих авторов этих лет подчеркивалась неразрывная связь наук бухгалтерского учета и экономического анализа, что предопределяло преемственность разработок в области автоматизации учетных и аналитических работ. Как указывала С.Б. Барнгольц, уровень механизации учета и вычислительных работ, внедрение в промышленность ЭВМ и автоматизированной системы управления предприятием (АСУП) создают «объективные предпосылки для формирования единой системы экономического анализа хозяйственной деятельности, дополняющей и завершающей единую систему бухгалтерского учета и статистики» (№ 18, с.56).

Тесную взаимосвязь процессов автоматизации бухгалтерского учета и экономического анализа подчеркивал и В.Б. Либерман, предлагая в качестве исходных данных для автоматизации аналитических расчетов «использовать выходные показатели, получаемые в результате автоматизации плановых и учетных работ. В результате этого, применяя вычислительную технику для решения аналитических задач, нет необходимости специально создавать многочисленные массивы информации, так как большинство их формируется в процессе обработки данных по планированию и учету. Лишь некоторые отдельные массивы создаются вновь для автоматизации аналитических расчетов.» (№ 65, с. 45).

Для нового этапа развития автоматизированных систем управления (90-е годы XX века) было характерно создание многочисленных программных продуктов по бухгалтерскому учету собственными силами предприятий. Однако из-за высокой стоимости и продолжительности периода разработки и внедрения абсолютное большинство подобных «заказных» программных продуктов в дальнейшем не выдержало конкуренции с профессионально разработанным программным обеспечением.

Данная тенденция подтверждается и мировой практикой. Так, программные продукты мировых лидеров по разработке систем комплексной автоматизации — «Oracle», «SAP», «Baan», «Axapta», «Platinum», «People Soft» и других используются десятками тысяч предприятий различных отраслей и сфер деятельности во всем мире. В России широкое распространение получили продукты фирм «1-С», «Интеллект-сервис» (Серия программ «Бест»), «Парус», «Галактика», «Интрософт» и многие другие.

Параллельно с развитием учетных систем развивалось программное обеспечение для экономического анализа либо как дополнительные аналитические блоки к известным учетным системам либо специальные программы по анализу - «Инэк-Аналитик» и «Инвестор» (фирма «Инек»), «Project-Expert» (компания Про-Инвест ИТ), «Альт-финансы» (фирма «Альт-Инвест) и другие.

Дальнейшее совершенствование технологии привело к тому, что в конце 90-х гг. получили развитие принципиально новые методы компьютеризации прежде всего учетной работы, основанные на использовании так называемых Интернет- и Интранет-технологий.

Теоретические основы компьютерной обработки экономической информации по бухгалтерскому учету и экономическому анализу, были разработаны в трудах ученых в области автоматизированной обработки экономической информации И.В. Бабынина, В.М. Жеребина, В.И. Исакова, В.П. Косарева, Б.Е. Одинцова, В.И. Подольского, Б.Ф. Пономаренко, B.C. Рожнова, А.Н. Романова, З.С. Чубасовой, И.Б. Шнайдермана, М.В. Мельник, О.В. Голосова, В.Ф. Палия, Я.В. Соколова, С.И. Волкова, В.М. Жеребина, В.Б. Либермана, Ю.А. Ратмирова, Р.С. Рашитова, Э.Н. Хотяшова, Д.В. Чистова, Е.Л. Шуремова, Б.И. Майданчика и других ученых. Эти разработки имеют большое теоретическое и практическое значение. В работах названных ученых исследование вопросов проектирования автоматизированных систем бухгалтерского учета и экономического анализа, как правило, увязывалось не только с возможностями (зачастую предполагаемыми) самой вычислительной техники и других компонент информационных технологий, но также и с последними разработками в области методологии и методики организации системы управления предприятием. Однако большинство разработок этих авторов посвящено главным образом вопросам автоматизации учетной работы как основной составляющей процесса управления предприятием.

Таким образом, представляется обоснованным вывод, что на сегодняшний день в российской экономической науке создана достаточно целостная, научно обоснованная концепция организации бухгалтерского учета в компьютерной среде. Эта концепция основана на обобщении накопленного опыта построения программных систем с позиций современных информационных технологий и современных подходов к организации учетной работы на предприятиях.

Вместе с тем, в большинстве работ, посвященных вопросам автоматизации системы управления деятельностью хозяйствующих субъектов, значительно меньше внимания уделяется проблемам разработки и проектирования аналитических программных продуктов. Кроме того, прогресс в области информационных технологий не ослабевает с течением времени. Революционные преобразования, произошедшие в последние годы в сфере информационных технологий и приведшие к массовому внедрению в практику управления персональных компьютеров и связанных с ними интерактивных технологий, распределенной обработки данных, основанных на диалоге клиент/сервер, требуют дальнейшего развития теоретических и методологических концепций построения информационных систем.

Цель и задачи исследования:

Целью данной работы является обобщение проблемы информационного обеспечения предприятия и разработка ряда основных принципов построения комплексной информационной системы. Такая разработка осуществлена в рамках выполнения следующих задач:

1). Научное обоснование необходимости комплексной информационной системы, формирования ее структуры и взаимосвязей ее составляющих.

2). Разработка принципов выявления и формализации требований к системе всех пользователей аналитической информации на основе общих и частных (для конкретного предприятия) элементов методики экономического анализа, требований законодательства и др.

3). Разработка научно-обоснованных и практически применимых принципов реализации данных требований, принципов создания информационной системы на основе максимальной (но предельно рациональной) детализации учетной информации и эффективности обработки больших объемов детализированных данных для анализа.

4). Обоснование необходимых мер по реализации данных разработок при внедрении информационной системы. Выработка принципов реорганизации ряда бизнес процессов в целях совершенствования обработки и анализа данных.

5). Разработка принципов постановки задачи для автоматизации бизнес процессов в соответствии с полученной моделью.

6). Доказательство практической применимости разработок и эффективности их использования на конкретном практическом примере – крупном предприятии угольной отрасли.

Объект исследования:

Объектом исследования является экономическая информация, формируемая в бухгалтерском и управленческом учете и используемая пользователями для анализа хозяйственной деятельности.

Предмет исследования:

Возможности по организации экономических данных в информационной системе рассматриваются в данной работе с точки зрения необходимости совершенствования аналитической работы на предприятии. Предметом исследования являются требования к детализации экономической информации для целей анализа хозяйственной деятельности.

Важной особенностью предметного подхода также является исследование и изложение информационных проблем предприятия, а порой - и технических аспектов вопроса автоматизации учета и анализа на предприятии, прежде всего, с позиций экономических, оставляя за рамками исследования технические вопросы автоматической обработки данных. В настоящее время на рынке средств автоматизации учета и анализа существует много различных программных продуктов, кроме того, предприятие может разработать информационную систему непосредственно «под себя», поэтому ограничиваться «техническими возможностями» не представляется разумным. Аналитик должен своевременно и правильно поставить задачу по обеспечению его необходимой информацией, а вопрос, как это технически будет осуществляться, можно вынести за рамки настоящего исследования, так как на практике, как это представлено, в Главе 3 данного исследования, это вполне возможно.

Научная новизна исследования:

Возможности построения всеобъемлющей информационной системы тесно связаны с возможностями комплексной автоматизации, которые появились у предприятий совсем недавно. На сегодняшний день возможности компьютерной обработки экономической информации достаточно велики как по объему обрабатываемых данных и скорости расчетов, так и по возможностям адаптации программного обеспечения под нужды конкретного предприятия.

Однако широкое использование компьютерных технологий на современном этапе сталкивается с серьезной проблемой, связанной с отставанием развития современных концептуальных, методологических и методических подходов и взглядов на проведение экономического анализа в компьютерной среде. Анализ научных трудов по данной тематике показывает, что важнейшие научные концепции по данной теме, несмотря на несомненную ценность, разрабатывались при отсутствии современных технических возможностей для воплощения выдвинутых предложений, а, поэтому требуют развития с учетом современной специфики информационных технологий. В то же время современных научных исследований по данной теме в российской теории практически нет. Разработки в данной области в настоящее время ограничиваются коммерческими публикациями зачастую рекламного характера производителей и поставщиков программного обеспечения или аналитическими исследованиями по информационным проблемам, не носящими комплексного характера.

Кроме того, как уже подчеркивалось, большая часть научных методических концепций ориентируется на проблемы бухгалтерского учета и финансового анализа на основе бухгалтерской отчетности. Такая информационная база в настоящее время становится недостаточной даже для удовлетворения внешних пользователей информации. В то же время современные возможности программного обеспечения позволяют организовать анализ данных управленческого учета, для целей управленческого анализа максимально детализировать бухгалтерский учет. Кроме того, для совершенствования программных продуктов по учету, и, прежде всего, по анализу, необходимо совершенствование методологии компьютерной обработки данных. Иными словами, недостаточная степень проработки вопросов постановки задач экономического анализа в компьютерной среде, несоответствие многих методических подходов современным требованиям и нуждам эффективного управления предприятием может понятным образом тормозить развитие не только информационных технологий экономического анализа и их применения на практике, но оказать негативное влияние на развитие самого экономического анализа как науки. В этой связи представляется особенно актуальной разработка методологических и методических основ экономического анализа в компьютерной среде, отвечающих как современным возможностям компьютерной техники, так и требованиям эффективного управления хозяйственной деятельностью предприятия в условиях рыночных отношений.

Данная работа предлагает принципы построения комплексной информационной системы для решения учетных и аналитических задач финансовой, снабженческо-сбытовой, производственной деятельности предприятия. Данные принципы основаны на максимальной детализации данных, предложены методы по детализации, принципы организации ввода данных и обработки операций с максимальным количеством необходимой информации и минимумом трудозатрат на ввод. Большое значение в данных разработках уделяется оптимизации бухгалтерского учета с максимальной степенью его детализации для целей анализа.

Автором преложено: для целей получения дополнительной аналитики, коренным образом реформировать План счетов бухгалтерского учета, используемый на предприятии, существенно расширив представление информации на счетах. Кроме того, в работе предложены принципы формирования системы отчетности, описаны возможности по формированию отчетов в современных программных продуктах, позволяющие максимальным образом использовать разработанные принципы детализации на практике и облегчающие как обработку данных, так и их анализ, как в рамках отдельных хозяйственных операций, так и в целом по предприятию.

Практическая значимость и результаты внедрения:

Автор данной работы на основе ряда крупных и средних проектов по реорганизации учетно-аналитических функций (в сфере консалтинга предприятий) сформировал определенные методологические подходы и принципы построения информационно-аналитической системы, которые были в полной мере применены на описываемом в данном исследовании горнодобывающем предприятии – угольном разрезе г. Экибастуз, Республика Казахстан. Успешное внедрение предлагаемых в работе принципов детализации данных и реформации учета на основе требований анализа на огромном разрезе - градообразующем предприятии, является доказательством серьезности данной проблемы и практической значимости данных разработок. В дальнейшем многие из них использовались в качестве основы для проектов, реализуемых автором и возглавляемой им группой консультантов в г. Санкт-Петербурге, были применены на ряде других крупных предприятий, среди которых ЗАО «Петербург Транзит Телеком» и ОАО «Русские самоцветы» г. Санкт-Петербург. Некоторые положения, в частности, принципы детализации расчетов, были реализованы автором при создании тестового проекта для Государственного Эрмитажа.

Данные принципы не зависят от отраслевой, региональной и прочей специфики предприятия. Напротив, они, в основном, сориентированы на ее максимальный учет и реализацию в информационной системе. Кроме того, предложенная методика не связана с конкретным средством автоматизации, ибо предполагает лишь ряд достаточно стандартных требований к программным продуктам, которые в настоящее время удовлетворяются большинством из них.

Структура работы:

Предлагаемая работа включает введение, три главы, заключение, приложения, библиографию (121 наименование). Общий объем машинописных страниц 154; в тексте 8 схем, 85 таблицы.

Во введении сформулированы цели и задачи, объект и предмет исследования, обоснованы актуальность исследования, его научная новизна и практическая значимость. Задачей первой главы работы является изложение проблемы информационного обеспечения, значимости и основных аспектов проблемы. Методологическая часть работы (Глава 2) представляет принципы организации информационной системы на предприятии и возможности по совершенствованию аналитической работы в рамках этой системы. Практическая реализация разработок, проведенная на Казахстанском предприятии угольной отрасли «ТОО «Богатырь Аксес Комир» в г. Экибастуз, представлена в Главе 3. Неотъемлемой частью главы являются многочисленные примеры аналитических таблиц, вынесенные в Приложения. В заключении сформулированы основные выводы исследования и рекомендации по использованию его результатов на практике.

Глава 1. Значение информационного обеспечения для аналитической работы

1.1 Необходимость решения проблемы информационного обеспечения

Общеизвестно, что анализ хозяйственной деятельности по отношению к конкретному предприятию может быть внешним и внутренним.

При анализе финансово-хозяйственной деятельности предприятия внешними контрагентами (банками, поставщиками, заказчиками, потенциальными инвесторами, партнерами, контролирующими органами и т.п.) осуществляется т.н. внешний анализ предприятия. Это – оценка кредитоспособности, финансовой устойчивости, рентабельности, оборачиваемости, проводимая в основном на основе исключительно данных бухгалтерского учета и отчетности. Детализация данных в этом случае в основном ограничена нормативно установленными требованиями, либо несколько расширена в связи с какими-либо требованиями внешних контрагентов. Методики внешнего анализа основаны на предположении об определенной информационной ограниченности данных для анализа.

Однако для принятия управленческих бизнес-решений непосредственно на предприятии, на всех уровнях его системы управления анализ осуществляется для оценки и контроля деятельности отдельных рабочих участков, центров затрат, доходов, или центров прибыли, эффективностью продаж конкретных видов продукции, рентабельностью отдельных видов деятельности и т.д. При этом обозреваемая плоскость процесса анализа значительно шире. Для детального анализа эффективности работы предприятия, не только не достаточно данных бухгалтерского учета (необходима большая степень детализации данных), но зачастую бухгалтерские данные вообще не удовлетворяют требованиям аналитика в первую очередь по срочности предоставления информации, низкому качеству информации вследствие учетной политики, сориентированной на внешних пользователей, зачастую полному отсутствию какой-то информации в бухгалтерском учете. В этом случае функцию информационного обеспечения выполняет т.н. управленческий учет, т.е. система сбора данных непосредственно для целей управления предприятием с заданным уровнем детализации и сроками предоставления информации. В то же время современная ситуация в России такова, что на многих предприятиях управленческий и бухгалтерский учет ведутся параллельно. Зачастую это обеспечивает достаточно сильно отличающиеся результаты, а так же ряд других проблем, связанных с дополнительными затратами на неоднократную обработку одной и той же информации, дублирование функций, содержание дополнительного штата сотрудников, эти функции осуществляющих.

В связи с этим проблема информационного обеспечения анализа достаточно сложна и ее решение требует комплексного подхода к проблемам управления предприятием (как оптимизации бизнес процессов, так и совершенствованию учета на основе собранных требований всех служб предприятия, связанных с анализом и оценкой учетной информации).

Одной стороной проблемы являются требования внешних контрагентов предприятия – органов государственного контроля (налоговые, таможенные, лицензирующие и прочие), банков, поставщиков клиентов, партнеров, потенциальных инвесторов и т.д. Другой – не менее важной стороной является обеспечение необходимой информацией аналитических и управленческих служб предприятия. Для того чтобы построить систему аналитических показателей, организовать аналитическую службу на предприятии, обеспечив тем самым качество принимаемых управленческих решений, необходимо иметь достоверную информацию с необходимой степенью детализации. Экономический анализ – важнейшая составляющая системы управления предприятием. Однако любой аналитик полностью зависит от качества и количества имеющейся информации. И именно поэтому он должен участвовать в формировании и совершенствовании информационной системы на предприятии.

1.2 Взаимосвязь элементов в информационной системе

Основными элементами информационной системы являются учетные и аналитические процессы и принципы организации работы на предприятии. Это в первую очередь:

· Система внутреннего и внешнего документооборота,

· Система оперативного, управленческого и бухгалтерского учета,

· Система планирования и контроля

Становление и развитие в нашей стране системы рыночных отношений ведет к значительному повышению роли бухгалтерского учета и отчетности в информационном обеспечении.

Общепризнанно, что бухгалтерский учет на предприятии должен осуществляться по определенным правилам. Бухгалтерский учет регулируется законодательством, является объектом интересов внешних пользователей. В соответствии с требованиями налогового законодательства (Налоговый Кодекс РФ) бухгалтерский и налоговый учет являются основой для налогообложения. Учетная политика предприятия должна обеспечивать максимальный эффект от ведения учета, т.е. формирование финансовой и управленческой информации, ее достоверность, доступность и полезность.

Система документооборота является основой учета (не только бухгалтерского, но и внутреннего управленческого учета). Сам же учет является источником данных для планирования, контроля и анализа хозяйственной деятельности. Данные финансовых, экономических и прочих планов и оценка выполнения также являются важной информацией для анализа.

В то же время существует и обратная связь – информационный поток от блока анализа:

· процессы планирования и бюджетирования используют данные анализа, как для корректировки текущих планов, так и для совершенствования системы планирования и бюджетного контроля,

· в соответствии с требованиями анализа совершенствуется система ведения учета на предприятии,

· на основе аналитических выводов принимаются управленческие решения, осуществляется контроль над хозяйственной деятельностью предприятия

и т.д.

Как уже упоминалось ранее, все элементы информационной системы основываются на единой базе формирования данных – счетах бухгалтерского учета и аналитических объектах управленческого учета.

Методика экономического анализа предполагает работу как с фактическими, так и с плановыми данными. Прогнозные данные финансового плана, разбитые по периодам, могут оперативно сравниваться с текущими результатами на счетах главной книги или объектах аналитического учета для принятия управленческих решений. На основе бюджетных данных по аналитическим объектам управленческого учета имеется возможность сравнивать планируемые и фактические результаты по соответствующим статьям затрат/доходов для центров финансовой ответственности. Подсистема финансового плана совместно с подсистемой распределения затрат позволяют оценить сходимость результатов плановой и фактической себестоимости выпускаемой продукции, осуществить последующий анализ отклонений, на основе объективных данных сформировать мнение о рентабельности выпускаемой продукции для предприятия и т.д.

1.3 Требования к аналитической информации и информационной системе

Информационная система должна обеспечивать необходимой информацией всех заинтересованных пользователей, имеющих различные требования к этой информации.

Требования к информации для внешних пользователей.

В условиях рыночной экономики деловая информация – т.е. данные учета, бухгалтерская отчётность, плановые показатели хозяйствующих субъектов становится основным средством коммуникации и важнейшим элементом информационного обеспечения экономического анализа.

Любое предприятие в той или иной степени постоянно нуждается в дополнительных источниках финансирования. Найти их можно на рынке капиталов, привлекая потенциальных инвесторов и кредиторов путём объективного информирования их о своей финансово- хозяйственной деятельности, то есть в основном с помощью финансовой отчётности. Насколько привлекательны опубликованные финансовые результаты, показывающие текущее и перспективное финансовое состояние предприятия, настолько высока и вероятность получения дополнительных источников финансирования. Важнейшим пользователем информации о деятельности предприятия является государство в лице контролирующих органов, сотрудники, партнеры предприятия, общественные организации и др.

Проблема множества лиц, заинтересованных в информации, содержащейся в финансовых отчетах, ставит перед руководством организации следующие, связанные между собой вопросы:

· кто является заинтересованным пользователем информации, предоставляемой в финансовой отчетности, кому она нужна для анализа?

· каковы интересы этих пользователей?

· существенны ли различия в интересах этих пользователей?

· имеются ли сходства в интересах различных групп пользователей?

Первая проблема - определение основных групп заинтересованных лиц, на которые ориентирована финансовая отчетность.

Что касается второй проблемы, то у каждой группы пользователей имеются свои, отличные от других пользователей финансовой отчетности, цели. Например, кредиторам нужна более подробная информация о финансовом положении и ликвидности организации, потенциальным инвесторам нужна более развернутая информация об акционерном капитале и рентабельности организации, налоговым органам необходима информация о заработанной прибыли и произведенной добавленной стоимости, подлежащей включению в налогооблагаемую базу. Такое различие в интересах обуславливает необходимость либо составления для разных групп пользователей отдельных аналитических отчетов, либо предоставления большего объема информации в одном отчете, рассчитанном на всех пользователей, большая часть которых может не интересоваться значительной частью показателей.

Если принять идею составления для каждой группы пользователей своего отдельного отчета, то придется отбирать полезную и значимую информацию для моделей принятия решений различными пользователями. Этот отбор может быть выполнен на основе анализа того, как пользователи принимают решения. Однако, учитывая ограничение пользовательского доступа к данным, следует признать, полученные модели вряд ли будут совершенны.

Влияние на хозяйственную ситуацию через анализ и контроль

Рис. 1.1 Пользователи бухгалтерской информации

Основное требование к информации, представленной в отчетности заключается в том, чтобы она была полезной для пользователей, т. е. чтобы эту информацию можно было использовать для принятия обоснованных деловых решений. Эти требования нашли свое отражение в законодательстве Российской федерации (Положение по бухгалтерскому учету 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации»), нормах и принципах формирования отчетности в соответствии с международными стандартами.

В то же время в связи с изменениями законодательства важнейшим требованием к информационной системе по формированию отчетности является гибкость – возможность реформировать отчеты и принципы их формирования. Условия несформировавшейся системы нормативного регулирования бухгалтерского учета в России, обладающей известными пробелами и несоответствиями в законодательных актах различных ведомств, предопределяют возможность многовариантного подхода к отражению той или иной учетной информации, ее последующей группировке при составлении форм бухгалтерской отчетности. При составлении финансовой отчетности предприятия, как правило, заинтересованы в рассмотрении различных вариантов формирования итоговых форм бухгалтерской отчетности, что значительно облегчается, а подчас становится единственно возможным только в условиях автоматизированной обработки учетной информации. Так, согласно Положению по бухгалтерскому учету 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации» и «Методическим рекомендациям о порядке формирования показателей бухгалтерской отчетности организации», начиная с 1.01.2000г. российским организациям предоставлено право самостоятельно разрабатывать формы бухгалтерской отчетности на основе образцов и при соблюдении общих требований к бухгалтерской отчетности, таких как полнота, существенность, нейтральность, сравнимость, сопоставимость и пр. (№ 9). Отказ от нормативного установления финансовой отчетности организации призван способствовать более полному раскрытию в отчетности всей существенной для обоснования управленческих решений информации. Однако это делает необходимым разработку новых подходов к построению аналитических компьютерных программ по финансовому анализу, поскольку практически все они до настоящего времени предусматривают ввод исходной информации — данных финансовой отчетности — на основе использования единых стандартных форм.

Требования к информации для внутренних пользователей

Для внутреннего анализа требования к качеству информации по большому счету ничем не отличаются от требований внешних пользователей, различие – лишь в количественных параметрах: оперативность выше, точность иногда ниже, степень детализации существенно отличается, а также часть деловой информации, являющаяся коммерческой тайной, недоступной для внешних пользователей – включается в информационную базу внутреннего анализа.

В связи с этим помимо общих требований к качеству информации, различные пользователи предъявляют к ней свои особые требования, например:

· аналитические службы и управленцы могут требовать формирования данных строго в определенных разрезах, устанавливать параметры группировки, различные варианты представления данных и т.д.;

· бухгалтеры, операционисты и другие учетные работники требуют организации информационных потоков с минимальным количеством обработки данных (исключение многократного ввода одних и тех же данных для различных задач и т.д.);

· вышестоящие организации для целей своего анализа предоставляют обязательные к заполнению отчетные формы

и т.п.

Решение проблемы информационного обеспечения анализа заключается в создании информационной системы на предприятии, учитывающей требования всех аналитических служб.

Структура информационной системы также должна определяться непосредственно методикой анализа, используемой на предприятии. При недостаточно гибкой информационной системе на предприятии имеет место обратная ситуация, когда методика анализа ставится в зависимость от наличия информации. В то же время отсутствие необходимой информации, в первую очередь для целей внутреннего анализа, ограничивает поле деятельности аналитика, заставляя его, подобно внешнему пользователю информации, строить расчеты в основном на отчетности предприятия или на данных бухгалтерского учета, не имеющих должной степени детализации.

Требования к информации часто сконцентрированы на глубине аналитических данных, их детализации. Детализация означает различное количество т.н. «уровней вложенности» информации.

Например, требуется проводить горизонтальный анализ задолженности по группам поставщиков, по конкретным поставщикам, по конкретным заказам одного поставщика, по конкретным поставкам в рамках одного заказа, по отдельным платежам по одной поставке, по всем платежам по одной группе поставщиков и т.д. Данные требования к информации должны быть предъявлены к информационной системе тем пользователем, который отвечает за анализ данных именно в таком разрезе. Другие сотрудники и службы предприятия, возможно, не нуждаются в столь детализированной информации по какому-то отдельному участку работы, в то время как для конкретного аналитика такой разрез данных может быть просто необходим.

Требования аналитика к исходной информации формируют не только «глубину» данных, но и «ширину», т.н. область действия информационной системы. При разработке автоматизированной системы управления предприятием на крупном многопрофильном производственном предприятии будет важно определить ее задачи и область охвата. Вполне понятно, что организация информационного обеспечения нужна не только в финансовом управлении крупного холдинга, поскольку она сможет гарантировать лишь анализ бухгалтерских данных, или в лучшем случае, данных оперативного учета движения денежных средств или задолженности по расчетам с контрагентами. Необходимо оперативно получать информацию о производстве, использовании трудовых, материальных ресурсов, своевременно анализировать правильность текущего планирования на каждом конкретном производственном участке.

Зачастую происходит так, что в первую очередь автоматизации учета и анализа, а в дальнейшем, планирования, подвергается в первую очередь финансовая деятельность предприятия (движение денежных средств, состояние расчетов, формирование внешней бухгалтерской отчетности и т.д.), в то время как задачи производственного учета относятся к следующим этапам автоматизации информационного обеспечения. Это обосновано, поскольку без решения проблем бухгалтерского учета и обеспечения интересов внешних пользователей, предприятие работать не может.

Но если предприятие может позволить себе (в силу финансовых, организационных и других возможностей) внедрение комплексной информационной системы, в этом случае производственные задачи, управленческий учет и анализ также обеспечиваются соответствующими средствами автоматизации. Может быть обеспечен анализ остатков материалов в цехах, контроль сохранности и комплектности незавершенного производства на основе ежедневного оперативного учета. Сотрудники управленческих служб производства могут осуществлять анализ и контроль выполнения сменно-суточных заданий бригадами, графиков подачи деталей, узлов и полуфабрикатов цехами, производственной программы предприятием и договоров по поставкам продукции. Предоставление данных может быть ежедневным по всей номенклатуре вырабатываемой продукции и непрерывным по выборочной номенклатуре, составляющей "дефицит" предприятия.

Для сотрудников анализирующих производственные, снабженческие, другие хозяйственные показатели в отличие от финансовых аналитиков очень важно предоставление необходимых данных не только в стоимостном, но и в натуральном выражении, а иногда и в нескольких единицах измерения, неподдающихся прямому пересчету при анализе. Например, в одной единице упаковки может храниться разное количество штук изделий, а сами упаковки лежат на складских участках, по каждому из которых нужно отслеживать динамику и структуру проходящих поставок как по количеству упаковок, так и, поштучно, изделий.

При проектировании информационной системы важно правильно предположить объем охвата системой снабженческо-сбытовой деятельности предприятия. Если задачи, связанные с этой деятельностью будут входить в рамки информационной системы, то специалисты соответствующих отделов должны предъявить свои требования к получаемой информации. В зависимости от специфики деятельности предприятия могут быть поставлены следующие задачи:

1) информация о принадлежности наименования к конкретной партии товара, заказу соответствующих партий в процессе передачи его между складами, цехами, подотчетными лицами, рабочими участками и т.п.;

2) возможность оперативного определения, анализа и корректировки оптимального размера партий, обеспечения своевременности проведения закупок, выполнение регулярных операций (периодических закупок, отправок и т.п.);

3) планирования использования материалов в кратчайшие сроки после их поступления на склад;

4) поддержания на экономичном минимуме длительности циклов движения по складским и производственным участкам и обработки конкретных наименований

1) возможность проведения оперативного анализа складских остатков, запасов товаров и материалов с целью доведения до минимума количества товаров на каждом складе, использования минимального количества складов и т.п.

Проектирование информационной системы может по-разному охватить производственную деятельность предприятия.

Во многих случаях инженеры-конструкторы могут значительно уменьшить количество наименований материалов, находящихся на складе. Данные об издержках и экономии позволяют внести необходимые изменения в конструкцию существующих изделий. Иное дело, когда проектируются новые изделия. Здесь конструкторы могут использовать данные исследований, проводившихся службой управления запасами, для выбора недорогих конструкций. Результаты этих исследований должны дать информацию о стоимости запасов и затратах на партию, что позволит оценить ежегодную сумму затрат на поддержание запасов, необходимых для каждой из конструкций изделия или узла.

Подобная же информация необходима при выборе экономичных технологических процессов производства. В качестве примера может служить сравнение издержек по изготовлению детали на винторезном автомате и на токарно-револьверном станке. Большие затраты на наладку автоматов вызывают необходимость обрабатывать на них более крупные партии деталей по сравнению с токарными станками.

Каждое предприятие должно иметь свою систему управления запасами, созданную с учетом его специфических требований. Она будет действенной только при участии и поддержке всех заинтересованных подразделений предприятия. Эффективным способом получения поддержки является обеспечение информацией руководителей подразделений. Как минимум, руководители подразделений должны иметь определенные представления об управлении запасами, о производственной программе, степени участия своих подразделений.

Таким образом, информационная система должна не только решать чисто учетные (и уж, тем более, бухгалтерские вопросы), но и широко использовать приемы и методы из родственных областей: планирования, организации управления экономикой предприятия, математики, статистики, психологии, рыночных операций, технологии. Главная цель такой информационной подсистемы — генерация полезной информации для нужд внутрифирменного управления - определяет структуру информационной системы предприятия.

В то же время важнейшим требованием аналитика к данным, получаемым из информационной системы, является отсутствие лишней для конкретной задачи информации. Отчеты, получаемые из системы, должны удовлетворять заинтересованных лиц. Обработка данных ухудшается вследствие наличия ненужной информации, которую аналитик должен переработать (либо вообще игнорировать) в попытке обнаружить какую-то часть данных, которые ему действительно необходимы.

Так, например, главного конструктора не интересует, сколько заработал сегодня или неделю назад какой-либо рабочий механического цеха. Ему необходимы итоговые данные: полностью ли удовлетворена заявка на материалы, какая сумма выделена бюджетом предприятия на работы, связанные с изменением конструкции изделия или освоением новых продуктов. Следовательно, заинтересованными в аналитике сотрудниками используется как детализированная, так и итоговая информация.

Важно правильно разработать нужные отчетные данные информационной системы, которые для аналитика будут являться исходными данными, а также обеспечить своевременное внесение со временем неизбежных изменений в такие отчеты. Важные для других, но не для данного пользователя, данные не должны присутствовать в его отчетах, так же как и чрезмерная детализация необходимой информации.

Для целей управления иногда основным требованием к аналитической информации является своевременность предоставления данных. В связи с этим часто можно и нужно пойти на определенное ослабление требований к точности в пользу быстроты получения информации. Таким образом, при анализе часто используются данные оперативного управленческого учета, приблизительные оценки, и т.п. В связи с этим уже на этапе проектирования информационной системы в нее может быть заложена возможность получения оперативных, а в ряде случаев даже и непроверенных данных. Например, для принятия решения о транспортировке нескольких больших партий угля по железной дороге, своевременно анализируется состояние маршрутов, подъездных путей, составов, вагонов, подсобных транспортных средств, загруженность сортировочных станций железной дороги и принимается решение об отправке (т.н. в теории «транспортная задача»). Такое решение должно быть принято на основе данных по телефону диспетчера отдела погрузки, осуществляющего контроль добычи угля и погрузки его в вагоны, а также оперативных данных задействованных служб предприятий железной дороги, предоставляющих маршруты следования. Поскольку объем такой информации может быть достаточно большим и предоставляться в разное время, а также корректироваться в течение нескольких минут, часов, то, естественно данная информация должна учитываться как фактическая, поскольку устный способ передачи данных, так же как и «записи на бумажках» уже не могут обеспечить оперативность и правильность принятия решений. На основе анализа такой учетной информации ответственные лица, руководители своевременно примут необходимые решения, в то время как сами учетные данные могут без спешки корректироваться на основе требуемых документов, сверок и т.п.

В связи с этим необходимо обеспечить соответствующие принципы работы информационной системы, чтобы такие оперативные данные:

· с одной стороны, были своевременно доставлены аналитику, а в нужное время и бухгалтеру, для избежания повторного ввода на основе пришедших документов и корректировки,

· но с другой стороны не попали до этой корректировки в фактические учетные данные организации.

Важными требованиями аналитика к учетным данным также являются:

· Разделение в учете условно-постоянных и условно-переменных затрат.

· Возможность представления данных о доходах, расходах, прибыли, инвестициях, расчетах по центрам ответственности, а также возможность своевременно вводить и анализировать информацию о взаиморасчетах между такими центрами ответственности, обеспечивая оценку их деятельности в структуре предприятия.

· Возможность осуществления всевозможных распределений косвенных затрат, доходов на центры затрат, доходов, прибыли и т.д. с использованием разных баз распределения.

И т.п.

При создании информационной системы можно столкнуться с рядом требований следующего рода:

· Необходимость одновременного ведения разных систем бухучета для одного предприятия (например, хозяйственного, бюджетного, в системе GAAP и т.д.); разделения бухгалтерского и управленческого учета – см. п. «Проблема разделения бухгалтерского и управленческого учета»;

· Необходимость ведения нескольких “бухгалтерий” одного предприятия (например, в соответствии с требованием законодательства по бухгалтерскому учету, а также ведения налогового учета в соответствии с Налоговым кодексом РФ);

· Национальные особенности управленческого учета, как-то, бартер, взаимозачёт или необходимость расчёта закупочных цен и калькуляции производства в зависимости от цен продажи и фирм в составе холдинга, осуществивших реализацию, и т.д.;

· Необходимость интеграции (автоматической передачи данных) с разнообразным периферийным оборудованием (кассовые аппараты, штрих-кодовое оборудование, АТС и т.д.)

· Построение территориально-распределенной системы автоматизации;

· Использование различных программных платформ…

и т.д.

Состав, содержание и качество информации, которая привлекается к анализу, играют определяющую роль в обеспечении эффективности анализа и принимаемых на основе его управленческих решений. Анализ не ограничивается только финансовыми данными, а широко использует техническую, технологическую и другую информацию. Используются плановые показатели, данные бухгалтерского, а также оперативного учета. Привлекаются данные статистического учета, в которых содержится количественная характеристика массовых явлений и процессов, используются для углубленного изучения и осмысления взаимосвязей, выявления экономических закономерностей. Кроме того, используются статистические внешние данные, система внешней информации — это данные средств массовой информации, статистических сборников, периодических и специальных изданий, официальных, хозяйственно-правовых документов и т.д.

Оперативный учет и отчетность способствуют более оперативному по сравнению со статистикой или бухгалтерским учетом обеспечению анализа необходимыми данными (например, о производстве и отгрузке продукции, о состоянии производственных запасов) и тем самым создают условия для повышения эффективности аналитических исследований.

Одно из требований к качеству информации - это обеспечение ее сопоставимости по предмету и объектам исследования, периоду времени, методологии исчисления показателей и ряду других признаков.

И наконец, система информации должна быть рациональной, то есть требовать минимума затрат на сбор, хранение и использование данных. С одной стороны, для комплексного анализа любого экономического явления или процесса требуется разносторонняя информация. При ее отсутствии анализ будет неполным. С другой стороны, излишек информации усложняет процесс ее поиска, сбора и принятия решений. Из данного требования вытекает необходимость изучения полезности информации и на этой основе совершенствование информационных потоков путем устранения лишних данных и введения нужных.

При построении информационной системы должны быть учтены интересы всех заинтересованных служб предприятия, в первую очередь - интересы получателей информации, анализирующих учетные данные.

Таким образом, информационная система анализа хозяйственной деятельности должна формироваться и совершенствоваться с учетом перечисленных выше требований и задач и многих других, специфичных для конкретного предприятия. Очевидно, что без комплексного обследования деятельности предприятия на всех участках работы учесть многочисленные требования всех заинтересованных пользователей и служб предприятия, совершенно невозможно (о принципах проведения обследования и выявления требований к аналитике – см. п. «Выявление требований служб к детализации данных»)

1.4 Проблема разделения бухгалтерского и управленческого учета

С внедрением нового плана счетов бухгалтерского учета предприняты дальнейшие шаги по разделению финансового и управленческого учета, финансовой и производственной бухгалтерии. Это явилось еще одним фактором в сближении систем организации бухгалтерского учета России и за рубежом, где подобное разделение давно реализовано в практике учетной работы. В основу такого разделения положены различные задачи, решаемые в рамках финансового и управленческого учета. |

Так, основной задачей финансового учета является формирование общей картины финансового положения организации, определение конечных результатов ее хозяйственной деятельности, что служит основой составления финансовой отчетности организации. При этом информация финансовой бухгалтерии предназначена главным образом для управления финансовой и коммерческой деятельностью организации и может быть рассчитана не только на внутренних, но и на внешних пользователей.

Производственная бухгалтерия занята формированием информационно-аналитической базы управления производственной деятельностью, калькулированием себестоимости продукции работ, услуг. Счета управленческого учета предназначены для обобщения информации о процессах формирования издержек производства и обращения, стоимости готовой продукции, а также процессах ее реализации. Информация управленческого учета, как правило, является недоступной для внешних пользователей и представляет собой коммерческую тайну организации об уровне издержек производства, рентабельности отдельных видов продукции, их конкурентоспособности и других сторонах деятельности.

Зачастую финансовая бухгалтерия, ведая внешними расчетами и контролируя все финансовые ресурсы организации, должна располагаться в ее штаб-квартире, а управленческие учетные службы находятся непосредственно на производственных предприятиях, где легче учитывать и эффективнее контролировать использование производственных ресурсов с целью получения большей прибыли.

Администрации организации нужна своевременная информация, а здесь иногда можно пойти на определенное ослабление требований к точности в пользу быстроты получения информации. Таким образом, в управленческом учете часто используются приблизительные и примерные оценки. Данные финансового учета также не могут быть абсолютно точными, но приближения и примерные оценки в финансовом учете недопустимы.

Указанное разграничение финансового и управленческого учета, целесообразное с точки зрения организации учетной работы, не должно, отражаться на глубине и широте проводимых аналитических исследований. В этой связи представляется обоснованным совместное использование в экономическом анализе информационной базы, формируемой как в рамках финансового, так и управленческого учета. Это требование становится особенно актуальным в свете изменений в системе организации финансовой и управленческой бухгалтерии, связанных с внедрением нового плана счетов бухгалтерского учета.

Организовать компьютерное ведение бухгалтерского и управленческого учета можно по-разному. Наиболее оптимальным представляется вариант, когда управленческий и бухгалтерский учет ведутся в одной базе данных, и управленческий учет может быть представлен как лишь более детальное представление бухгалтерского учета, а бухгалтерский, в свою очередь, - как выборка из управленческого учета данных, необходимых внешним пользователям. При этом цели анализа достигаются максимальным образом, при вводе данных удается избежать двойного ввода, и в то же время правильное построение системы управленческого учета не ограничивает гибкость его ведения рамками счетов. Иногда по разным причинам организация учета на предприятии по предложенному принципу не представляется возможным. В этом случае для целей внутреннего и внешнего анализа необходимо раздельное ведение бухгалтерского и управленческого учета. Но даже при таком варианте можно минимизировать повторный ввод данных с помощью организованного переноса информации («импорт-экспорт данных») из одной базы в другую.

1.5 Принципы автоматизации деятельности предприятия

В настоящее время важнейшим элементом системы информационного обеспечения предприятия аналитической информацией является автоматизация бизнес-процессов предприятия на всех участках хозяйственной деятельности. Важную роль играет автоматизация учета фактических данных и планирования в сфере:

· финансов предприятия,

· производства,

· коммерческой деятельности,

· складского хозяйства,

· строительства,

и т.д.

Автоматизация всех этих участков может быть:

1). комплексная автоматизация, т.е. – внедрение на предприятии интегрированной системы учета и планирования, единой базы данных по всем хозяйственным операциям предприятия;

2). т.н. «лоскутная автоматизация», при которой участки и направления деятельности (как вышеперечисленные сферы деятельности, так и их составляющие) обеспечены различными информационными системами, либо не связанными друг с другом, либо связанными частично.

Более предпочтителен (хотя и дороже) первый вариант, исключающий многократный ввод данных, позволяющих на основе оперативных данных управленческого учета формировать бухгалтерские записи, дающий возможность иметь всю деловую информацию предприятия в единой базе данных и получать отчеты на основе любой информации. Это, естественным образом влияет на качество получаемой информации и, соответственно, аналитических расчетов и выводов.

При реализации второго варианта (т.н. «лоскутной автоматизации») проблема неоднократного ввода одной и той же информации стоит значительно острее, а проведение комплексного анализа деятельности затруднено из-за отсутствия единой информационной базы данных.

Комплексные автоматизированные системы управления в настоящее время широко представлены на рынке России. Большинство из них требует широкомасштабного внедрения, адаптации под бизнес-процессы клиента, сложной настройки. При этом на этапе внедрения процесс автоматизации зачастую требует определенной ре-организации предприятия, оптимизации его бизнес-процессов, учетной политики и т.д. Внедрение автоматизированной системы управления требует больших вложений, как в сам программный продукт, так и в стоимость консалтинговых услуг по внедрению, а возможно, - и в увеличение заработной платы имеющихся или дополнительно привлекаемых сотрудников.

Недостаточно хорошо подготовленное и организованное внедрение системы управления предприятием может не только не решить имеющиеся проблемы, но и обострить их, а также создать ряд новых. Причина тому – недостаточно эффективные работы по внедрению, так и ошибки в выборе самой системы автоматизации. Системы управления (учета, планирования и анализа) вне зависимости от их масштаба, программно - аппаратной платформы и стоимости должны обеспечивать качественное ведение учета с необходимой для анализа детализацией, быть надежными и удобными в эксплуатации.

В функциональном аспекте такие системы должны не только безошибочно производить арифметические расчеты; обеспечивать подготовку, заполнение, проверку и распечатку первичных и отчетных документов произвольной формы; осуществлять безошибочный перенос данных из одной печатной формы в другую; производить накопление итогов и произведение расчетов произвольной степени сложности; давать возможность обращаться к данным и отчетам за прошлые периоды (вести архив) – т.е. обеспечивать достоверный учет и отчетность. Эти системы должны вести учет в таких разрезах и представлениях, чтобы полученные данные можно было анализировать, получая из базы данных необходимую информацию в требуемом виде.

Для того, чтобы обеспечить указанные возможности, система должна иметь, во-первых, единую базу данных по текущему состоянию бухгалтерского и управленческого учета на предприятии и архивным материалам, любые сведения из которой могут быть легко получены по запросу пользователя. В случае «лоскутной автоматизации» или раздельного ведения бухгалтерского и управленческого учета единая база для анализа должна формироваться на основе переноса информации из разных систем и файлов («импорт-экспорт данных»), что реально на практике представляет чрезвычайно сложную задачу. В зависимости от особенностей учета на предприятии базы данных могут иметь различную структуру, но в обязательном порядке должны соответствовать структуре принятого плана счетов, задающего основные параметры настройки системы на конкретную учетную деятельность.

Надежность системы в компьютерном плане означает защищенность ее от случайных сбоев, в некоторых случаях от умышленной порчи данных, а также от несанкционированного доступа. Как известно, современные персональные компьютеры являются достаточно открытыми, поэтому нельзя достоверно гарантировать защиту чисто на физическом уровне. Важно, чтобы после сбоя разрушенную базу данных можно было легко восстановить, а работу системы возобновить в кратчайшие сроки.

Автоматизированный метод обработки хозяйственных операций при ведении бухгалтерского учета оказывает существенное влияние на организационную структуру фирмы, а также на процедуры и методы внутреннего контроля и анализа хозяйственной деятельности. Компьютерная технология характеризуется рядом особенностей, которые следует учитывать при оценке условий, процедур контроля, используемых аналитических методов.

Для того, чтобы эффективно провести автоматизацию, следует, в первую очередь, хорошо представлять себе, что такое автоматизированный учет. Следует осознать, что внедрение учетно-аналитической программы эффективно только тогда, когда следствием внедрения является повышение эффективности учета и улучшение качества аналитической информации на предприятии. Это может выражаться в:

· Упорядочении учета. Если при бумажной бухгалтерии для получения какой-либо информации, требовалось несколько часов работы, то при компьютерной обработке для получения аналитической информации зачастую достаточно формирования отчета по заданным параметрам. Более того, для получения необходимой информации аналитик четко знает, кто, когда, в каком объеме и виде может ее ему предоставить.

· Увеличении количества информации, получаемой из учета. Раньше можно было увидеть детализацию по счету или аналитическому объекту только в каком-нибудь одном разрезе, сейчас, на компьютере - в нескольких.

· Снижение числа учетных и расчетных ошибок. Это очень важный фактор, если учитывать величину штрафов и пеней за сокрытие налогооблагаемых величин, причиной которых, как правило, являются именно бухгалтерские ошибки, а не некий злой умысел. Бухгалтерские ошибки искажают выводы по результатам анализа, как для внешних пользователей, так и для целей управления, и могут вызвать ошибочные решения того или иного масштаба. В комплексных системах автоматизации, в рамках одной программы автоматизируются процессы не только бухгалтерского учета, но и анализа данных. Следовательно, программа может в какой-то степени помочь аналитиками избежать и собственных ошибок при расчетах.

· Повышение оперативности учета и анализа. Если раньше, при бумажном учете, бухгалтера не успевали за первичной документацией и делали проводки с опозданием, а квартальный и годовой отчет сдавался в последний момент, то после внедрения системы этого быть не должно. Методика экономического анализа зачастую также предполагает использование достаточно трудоемких расчетов, которые посредством автоматизации могут производиться значительно более оперативно.

· Повышении экономичности учета. Во многих случаях, изменив применяющиеся на предприятии план и типовую корреспонденцию счетов, формы первичных документов и другие "подвластные" бухгалтерии параметры можно без использования различных рискованных схем уменьшить налогооблагаемые величины или, по крайней мере, передвинуть сроки и снизить частоту налоговых платежей.

· Другие факторы, зависящие от специфики каждого конкретного предприятия.

Если таких улучшений не произошло, то автоматизация бессмысленна - она не принесла конечного результата, сам же по себе переход с заполнения бумажных журналов-ордеров на нажимание компьютерных клавиш улучшением не является, это просто замена. Такую ситуацию следует скорее называть "псевдоавтоматизацией".

Таким образом, можно сказать, что автоматизация учета - это процесс, при котором в результате перевода учетной работы на компьютер повышается эффективность и улучшается качество ведения учета на предприятии. Значит, перед тем как принимать решение об автоматизации бухучета следует выделить, что и как эта автоматизация должна на предприятии улучшить, это и будет целью автоматизации.

Распространенным стереотипом является то, что автоматизация учета приводит к сокращению учетного персонала, что приводит к страху перед автоматизацией, а иногда и к ее саботажу. Несмотря на то, что, на первый взгляд, все логично - часть работы берет на себя компьютер, который и вытесняет некоторую часть учетных сотрудников, стереотип является ошибочным. Дело в том, что количество необходимых в бухгалтерии бухгалтеров зависит только от количества обрабатываемых бухгалтерией первичных документов (накладных, кассовых ордеров, платежных поручений и пр.), а количество первичных документов не зависит от того, автоматизирован бухучет или нет, оно зависит от объема хозяйственных операций в организации. Таким образом, автоматизация бухучета не уменьшает числа необходимых бухгалтеров (по крайней мере, на первых этапах использования системы).

Еще одним распространенным заблуждением является то, что автоматизация бухучета начинается с покупки программы и затем происходит "ввод данных в программу". Для того, чтобы перевод учета на компьютер был эффективен и дал результат, начинать необходимо с подготовки, методической части внедрения некоторые принципы которой предложены данной работой (см. Главу 2).

1.6 Возможности совершенствования аналитической работы на предприятии

Качество и обоснованность принимаемых управленческих решений в значительной степени определяются не только достоверностью, полнотой, доступностью, оперативностью получения информации, но также и эффективностью используемых при обработке этой информации методов экономического анализа.

Несомненна связь между учетными и аналитическими программами. Именно поэтому рассмотрение вопросов построения программных продуктов по экономическому анализу в отрыве от существующих программ по бухгалтерскому учету представляется не только нецелесообразным, но и невозможным.

Аналитическое исследование должно быть эффективным, это значит, что затраты на его проведение должны быть наименьшими при оптимальной глубине анализа и его комплексности. С этой целью при его проведении должны широко использоваться передовые методики, средства, которые облегчают работу аналитика. Это, прежде всего, рациональные методы сбора и хранения данных, внедрение в практику анализа компьютеров и других технических средств, оргтехники.

Использование современных информационных технологий при обработке данных оказывает влияние на качество аналитической работы двумя разными путями:

· Обеспечение максимальной детализации и другие меры по совершенствованию учетной системы в соответствии с требованиями аналитика при соответствующей организации построения отчетов в системе упрощают и систематизируют процесс сбора информации для анализа.

· Автоматизация не только сбора данных, но и самих аналитических расчетов вплоть до помощи в формировании выводов позволяет облегчить сам процесс анализа.

Возможности, связанные с совершенствованием учетной системы

Правильно организованная информационная система серьезным образом расширяет возможности анализа на всех уровнях системы управления предприятием.

Однако для того, чтобы всей учетной информацией с необходимой для анализа степенью ее детализации можно было пользоваться, необходимо обеспечить:

· выполнение всех требований к детализации информации, представленные службами предприятия, анализирующими эту информацию на этапах разработки и совершенствования информационной системы;

· хорошо организованную работу учетных сотрудников служб, которые при вводе данных в компьютерную программу, оформлении документов и т.д. не должны забывать проставлять необходимые признаки, позволяющие позднее строить отчеты с нужной степенью детализации; и, не позволять себе допускать ошибок при вводе этой информации;

Примечание:

Это условие при кажущейся простоте иногда бывает наиболее трудновыполнимым, поскольку большинство аналитических признаков, которые необходимо указывать при вводе операций, оказываются непонятными для сотрудников учетных служб, осуществляющих этот ввод, требуют дополнительного образования, квалификации, навыков и т.п.

· получение необходимой информации из системы сотрудниками аналитических служб в виде работы с базой данных, отчетов, программных средств для анализа и т.д. с возможностью изменять и преобразовывать эту информацию

Для достоверности аналитических данных о деятельности предприятия нужно как организовать детализированный учет, так и обеспечить должный уровень организации анализа данных. Важным принципом в организации аналитической работы на предприятии является ее регламентация и унификация. Регламентация предусматривает разработку для каждого исполнителя обязательного минимума таблиц и выходных форм анализа. Унификация анализа предполагает создание типовых методик и инструкций, выходных форм и таблиц, стандартных программ, единых критериев оценки, что обеспечивает сопоставимость, сводимость результатов анализа на более высоком уровне управления, повышает объективность оценки деятельности внутрихозяйственных подразделений, уменьшает затраты времени на анализ и в итоге способствует повышению его эффективности.

Дополнительные возможности по анализу данных во многом определяются настройками информационной системы. Среди этих дополнительных возможностей можно выделить следующие:

· совершенствование анализа структуры и структурной динамики данных на основе углубленной детализации;

· возможность проведения анализа динамики данных в связи с тем, что легко доступны данные любых прошлых периодов, а временные изменения данных, ограничивающие сопоставимость, легко устранимы при должном построении информационной системы;

· при использовании аналитиком своего программного обеспечения – возможность переноса туда данных из информационной системы в необходимой форме;

· возможности настройки аналитических таблиц в виде отчетов информационной системы с сохранением настроенных форм для последующего использования уже с обновленными данными;

· при использовании комплексной системы автоматизации, - возможности привлечения информации для анализа с других рабочих участков (информация о рыночных ценах – из маркетинговой программы для финансового анализа, финансовая информация – для анализа в отделе закупок и складском хозяйстве и т.п.);

· возможности выполнения любых расчетов (факторный анализ и элиминирование, расчет коэффициентов и т. д.) прямо в системе без повторного ввода данных;

· значительное увеличение количества коэффициентов и других аналитических показателей, которые можно рассчитывать на основе увеличившегося количества информации (ликвидность, рентабельность, оборачиваемость и т.д. для отдельных подразделений, рабочих участков, видов продукции, подвидов продукции, отдельных производственных процессов, отдельных видов расчетов и т.п.);

· возможность использования Интернет, позволяющих произвести передачу данных через Интернет в удаленные офисы, что открывает возможности организации работы ряда сотрудников и подразделений в автономном режиме, например, на дому и может способствовать значительной экономии управленческих расходов, а также делает реальным организацию работы в гибком режиме времени.

Автоматизация аналитической работы

Однако автоматизация может оптимизировать аналитические процессы на предприятии не только посредством развития возможностей предоставления информации для аналитика, но и напрямую упрощая выполняемые расчеты и аналитические процедуры. Это – компьютерные программы, автоматизирующие процесс анализа данных.

Условно их можно разделить на три категории.

1). Компьютерные программы позволяющие строить аналитические отчеты на основе данных, имеющихся в системе, в любых разрезах, видах и представлениях. Технически данный процесс осуществляется не стандартным запросом к базе данных, а специальными гибкими средствами анализа данных на основе новейших технологий, позволяющими аналитику выбирать любое возможное представление данных. Это – конструкторы отчетов, OLAP-технологии и т.д. Такие средства позволяют обученным пользователям информационной системы, используя современное программное обеспечение, без постоянной помощи программистов, сотрудников отделов АСУ, IT и т.п. строить отчеты в любой формы без привязки к каким-то заранее разработанным шаблонам, тем самым, используя все возможности детализации данных, которые были разработаны для информационной системы.

2). Программы, автоматизирующие непосредственно методику анализа. В них могут быть настроены стандартные, а также используемые предприятием, методы экономического анализа на основе компьютерной обработки данных – сравнение, группировка и развертывание сгруппированной структуры данных, факторный анализ и элиминирование, расчет коэффициентов, расчетных показателей и т.д. В этом случае, программа сама производит необходимые расчеты, а пользователь-аналитик лишь задает параметры автоматизированной процедуры, выбирает диапазоны данных, метод анализа, условия расчетов и т.д. При комплексной автоматизации предприятия (наличие общеинтегрированной системы учета, планирования и анализа) данная программа даже не будет требовать от пользователя ввода данных или импорта их из других систем или подсистем. Фактические учетные данные, а также данные финансового, производственного планирования, маркетингового прогнозирования, технического и производственного нормирования и т.д. в необходимом виде уже готовы для использования аналитиком. Задача последнего, действительно, сводится лишь к заданию параметров, получению результатов и формирования выводов на основе произведенных расчетов. При т.н. «лоскутной автоматизации», когда учетных и плановых данных нет в готовом виде такая система, естественно, требует ввода данных (что, по понятным причинам, не является наименее трудоемким вариантом), либо импорта необходимой информации из других систем учета, электронных таблиц и т.д.

3). Системы аналитического моделирования. Это еще одно важное преимущество, которое может принести автоматизация - принципиальная возможность для аналитика «поиграть цифрами» - «что будет, если мы одни мощности заморозим, другие демонтируем, а третьи начнем развивать?». Работая в режиме жестокого стресса, высокого риска, крайней неопределенности и постоянного дефицита времени на раздумья, управленец просто не может не совершать ошибки. В этом случае даже методически правильный анализ фактических данных не может элиминировать возможность ошибок при принятии управленческих решений. Необходим анализ данных на основе моделирования. Корпоративная система создает фундамент для того, чтобы можно было развернуть «игровое поле аналитика», давая ему возможность моделировать как уже произошедшие («а что было бы, если...»), так и будущие («а что будет, если...») события. При этом можно использовать фактически учетные данные, не вводя их повторно. Можно оперировать с изменением какого-то одного или нескольких параметров, использовать варианты подбора параметров на основе сложных уравнений, применять тренды и другие варианты прогнозирования, формируя в результате различные по своей вероятности оценки-возможности осуществления различных событий. Это позволяет в полной мере использовать всю методику, весь инструментарий экономического анализа, работая при этом как с фактическими и плановыми данными, так и с расчетами на основе моделирования.

Исследования отечественного рынка компьютерных программ управления предприятиями показывают, что все большее число разработчиков ориентируется на создание корпоративных систем, и в этой связи большое внимание уделяется аналитическим программным продуктам. Однако, несмотря на это, абсолютное большинство создаваемых и используемых компьютерных программ по-прежнему в первую очередь ориентировано на автоматизацию учетной работы и использует аналитические модули как настройки к учетным системам. При этом методика анализа, используемая в таких системах, часто ограничивается применением нескольких коэффициентов и выборок. Также большинство аналитических программ по-прежнему основываются лишь на использовании только данных финансовой отчетности предприятия. Такое представление информационной базы, естественно, влияет на глубину аналитических исследований и аналитические возможности самих программных продуктов, значительно снижает обоснованность выводов по результатам такого анализа.

Ограничение информационной базы финансового анализа только рамками данных финансовой отчетности или бухгалтерского учета, как подчеркивала О.В. Ефимова, «сужает возможности финансового анализа и, главное, его результативность, поскольку оставляет вне рассмотрения принципиально важные для объективной оценки финансового состояния факторы, связанные с отраслевой принадлежностью хозяйствующего субъекта, состоянием внешней среды, а также ряд других существенных факторов». (№ 40, с. 37).

Оптимизация информационной системы на предприятии позволяет обеспечить аналитика всей необходимой информацией. Однако использовать эту систему необходимо рационально. Стремление к детализации финансового анализа обусловило разработку, расчет и поверхностное использование явно избыточного количества финансовых коэффициентов, тем более что большинство из них находится в функциональной зависимости между собой (например, коэффициент маневренности собственных средств и индекс постоянного актива, коэффициент автономии и коэффициент соотношения заемных и собственных средств). Предметом особой гордости некоторых разработчиков новых программных средств по финансовому анализу является утверждение о том, что созданный инструмент дает возможность рассчитать 100 и более финансовых коэффициентов. На наш взгляд, обычно бывает достаточно использовать не более 2-3 показателей по каждому аспекту финансовой деятельности.

Кроме того, детализация внутренних данных ни в коей мере не решает проблемы информационного обеспечения сравнительного анализа, который зачастую невозможен из-за отсутствия адекватной нормативной базы и доступных среднеотраслевых показателей.

Аналитическая обработка экономической информации очень трудоемка сама по себе и требует большого объема разнообразных вычислений. С развитием экономики потребность в аналитической информации значительно увеличивается. Это связано, прежде всего, с необходимостью разработки и обоснования перспективных бизнес-планов предприятий, комплексной оценки эффективности краткосрочных и долгосрочных управленческих решений, требованиям к эффективности оперативного управления предприятием.

В связи с этим правильная организация информационной системы на предприятии чрезвычайно важна. Причем важно не только обеспечить и упростить ввод большего объема информации сотрудниками учетных служб, увеличить детализацию данных и т.д., но и максимальным образом повысить эффективность работы самих аналитиков.

Важнейшим элементом такого улучшения и его движущей силой должна стать автоматизация аналитических расчетов, которая в настоящее время стала объективной необходимостью.

Вычислительные средства, которые могут иметь и имеют сейчас предприятия и организации, позволяют целиком автоматизировать (а зачастую и объединить в единую, целостную систему) обработку всех экономических данных, в том числе и по анализу хозяйственной деятельности. Роль автоматизации аналитических расчетов заключается в следующем.

· Повышается продуктивность работы экономистов-аналитиков. Они освобождаются от технической работы и больше занимаются творческой деятельностью, что позволяет делать более глубокие исследования, вести постановку более сложных экономических задач.

· Более глубоко и всесторонне исследуются экономические явления и процессы, более полно изучаются факторы и выявляются резервы повышения эффективности производства.

· Повышаются оперативность и качество анализа, его общий уровень и действенность.

Глава 2

Организация системы информационного обеспечения анализа на предприятии

2.1 Основные методические задачи организации информационной системы на предприятии

Создание информационной системы предполагает проведение целого ряда мероприятий, требующих исследовательского, организационного и творческого подхода.

Для создания информационной системы необходимо провести:

· предварительное обследование для выявления требований всех заинтересованных лиц к этой системе, изучения тех возможностей, которые даст система для анализа информации;

· разработку внутрикорпоративных стандартов учета, удовлетворяющих как общегосударственным требованиям, так и соответствующих задачам, поставленным на этапе предварительного обследования, а также – разработку принципов детализации аналитической информации (этап проектирования информационной системы);

· обеспечить выполнение всех поставленных задач с помощью реорганизации, автоматизации бизнес-процессов

и т.д.

2.2 Выявление требований служб к детализации данных.

Для разработки стандартов учета и отчетности для всех пользователей информации необходимо наличие общего представления о них, об аудитории, на которую ориентирована стандартизируемая информация, о целях стандартизации, об охватываемых ею показателях и т.д. Для целей получения дополнительной аналитики, глубины детализации данных, а также вариантов представления информации необходимо предварительное представление о предполагаемой организации аналитической работы на предприятии. Здесь важно учесть то, как будет осуществляться анализ данных, четко сформулировать необходимую глубину аналитического рассмотрения тех или иных бизнес процессов, сформировать предполагаемую к использованию систему аналитических показателей, представить информацию по всем элементам методики экономического анализа: степень детализации, все необходимые для анализа типы группировок и сортировок данных и т.д.

Важно сопоставить между собой требования внешних и внутренних пользователей, поскольку они могут расходиться или даже противоречить друг другу. В системе одна и та же информация в зависимости от представления или формы не должна обрабатываться (учитываться, вводиться и т.д.) дважды. В связи с этим разработке стандартов логически предшествует определение принципов (концепций), логических основ учета и соответственно, - предварительный сбор требований. Требования разных служб, подразделений, рабочих участков и т.д. внутри предприятия или холдинга могут сильно отличаться. Кроме того, через службы передают свои требования внешние контрагенты:

· через бухгалтерию – налоговая инспекция, другие органы государственного контроля,

· через отдел снабжения – поставщики,

· через отделы маркетинга и сбыта – клиенты и заказчики,

и т.д.

Эти требования формируют логическую основу, на базе которой составляются стандарты бухгалтерского и управленческого учета (в отношении управленческого учета это более точно можно определить как внутрифирменные принципы учета), а также устанавливают взаимосвязь между стандартами. Стандарты не являются неизменными, они подвержены корректировкам, связанным с изменением экономических реалией, а также характера тех или иных учетных показателей. Всякая корректировка должна опираться на общее представление о системе бухгалтерского учета и отчетности, т.е. на заложенные в ее основу принципы. Также следует отметить, что хозяйственная практика в различных секторах часто меняется, возникают новые направления и целые отрасли экономической деятельности, новые типы операций, для которых стандарты еще не разработаны. В этих случаях отражение ряда важнейших показателей бухгалтерского учета и отчетности приобретает в значительной мере субъективную основу, так как начинает зависеть от личного суждения и оценок ее составителей. Поэтому важно, чтобы такие суждения и оценки строились на основе сложившихся принципов, которые в конечном итоге служат гарантией интересов пользователей финансовой отчетности.

2.3 Методика организации процесса автоматизации на предприятии

В соответствии с общими задачами автоматизации (см. п. «Основные методические задачи организации информационной системы) создание информационной системы предполагает этапы исследования, проектирования и внедрения информационной системы». Однако при более детальном рассмотрении данных этапов, в процессе внедрения необходимо выделить еще ряд составляющих, связанных с технической стороной вопроса.

В целом процесс внедрения состоит из следующих этапов:

· Первоначальное обследование предприятия,

· Определение масштабов автоматизации,

· Выбор программного обеспечения

· Формирование группы внедрения,

· Комплексное обследование предприятия,

· Проектирование информационной системы,

· Разработка программного обеспечения (при необходимости),

· Обучение пользователей,

· Тестирование информационной системы,

· Настройка и доработка программы,

· Пуск системы в промышленную эксплуатацию

Важно отметить, что данные этапы могут повторяться в процессе внедрения в зависимости от специфики работы, количества частей системы и т.п. Кроме того, данная последовательность, приведенная для общего случая, в условиях конкретного проекта может быть изменена. Этапы при внедрении

· готовой программы,

· готовой программы с возможностью ее изменения - адаптации под предприятие,

· программы, создаваемой специально для конкретного предприятия

могут отличаться и иметь другую последовательность.

Первоначальное обследование предприятия

Данный этап, как правило, проводится силами предприятия для выявления своих задач перед выбором программного средства. В случае, если программное обеспечение уже было выбрано, то данный этап сливается с этапом комплексного обследования, проводимого совместно с фирмой разработчиком или консалтинговой фирмой (если внедрение не ведется силами лишь самого предприятия) перед этапом проектирования.

Определение масштабов автоматизации

Под выбором масштабов автоматизации понимается то, в каком объеме будут автоматизироваться учетные, плановые и аналитические службы и в каком порядке будут переведены на компьютер разделы учета. Эта проблема тем более актуальна, чем крупнее автоматизируемая организация. Если часть бизнес процессов остается за рамками автоматизации, то важно определить необходимость передачи данных из системы или в систему для связи обособленной информации с основной частью данных. Как это будет осуществляться - должно быть определено на этапе проектирования.

Выбор программного средства.

На современном этапе развития рынок программного обеспечения, в том числе и комплексных информационных систем, обеспечивает необходимое предложение средств автоматизации, поэтому проблема выбора программного средства, особенно для крупных предприятий с большим количеством различных бизнес процессов может оказаться достаточно серьезной.

Что представляет собой программное обеспечение для учета, анализа, управления - его задачи, реальные возможности. Важно оценить сложность и стоимость внедрения, компетентность предлагаемых разработчиком консультантов по внедрению (на основе информации об успешных проектах данной системы). Для крупного предприятия характерна территориально распределенная структура (имеется много подразделений и/или дочерних компаний); многоуровневая система управления; широкий ассортимент выпускаемой продукции; большое количество клиентов с их особенностями; огромное количество поставщиков, сырья и комплектующих изделий (при этом найти изделия требуемого качества по приемлемой цене и в сжатые сроки весьма непросто), потребность в оперативной консолидированной отчетности и согласованном корпоративном планировании и т.д. Информационная система должна быть инструментом управления всей деятельностью такого предприятия, включая финансы и производство, цепочку логистики, обслуживание и ремонт. Для этого она должна обеспечить сбор и накопление информации (а на крупном предприятии много источников ее возникновения), обработку этой информации, в том числе аналитическую, представление ее в разных формах на различных уровнях управления, подготовку разнообразной отчетной, а также прогнозной информации, контроль за исполнением принятых решений. Кроме того, обычно такие системы решают и отдельные важные задачи, такие как отслеживание загрузки мощностей, контроль нормативных запасов комплектующих изделий и готовой продукции и др. Учесть все особенности конкретного предприятия ни одна готовая программа, конечно, не в состоянии. С другой стороны, имеющая значительный опыт внедрений корпоративная система несет в себе и определенные новации для предприятия – она аккумулирует различные бизнес-процессы, отчетные документы, процедуры, одним словом, бизнес-опыт. Предприятие, проанализировав возможности такой системы, может выбирать:

· изменить некоторые бизнес-процессы (что может повлиять на структуру предприятия и организацию работ), подстраивая их под то, что реализовано в системе,

· или заказать разработчикам системы доработку программы для автоматизации существующих бизнес-процессов, считая их более эффективными и более отвечающими сегодняшнему состоянию фирмы.

Формирование группы внедрения

Процесс внедрения информационной системы на крупном предприятии обречен на неудачу при отсутствии персонала, выделенного исключительно на выполнение задач по внедрению. Для успешного достижения результата важна компетенция кадров, и, что особенно важно, полномочия руководителя группы внедрения. Внедрение связано с определенными организационными, административными мерами, зачастую меры, принимаемые при создании информационной системы не является популярными среди персонала, внедрение требует от различных служб дополнительных трудозатрат, в связи с чем административный ресурс крайне важен.

Комплексное обследование предприятия

Комплексное обследование предприятия производится в рамках подготовительной работы по этапу проектирования. Обследованию подвергаются все бизнес процессы, подлежащие включению в систему. На данном этапе выявляются и систематизируются для проектирования все требования к детализации информации, особенностям обработки данных и прочим параметрам информационной системы (см. п. Требования к аналитической информации и информационной системе).

Проектирование информационной системы.

Проектирование - основной этап внедрения комплексной информационной системы. Внедрение без этого этапа возможно лишь при автоматизации отдельных участков работы предприятия либо для небольших предприятий. Задача данного этапа - адаптация выявленных на этапе требований пользователей и возможностей существующего программного обеспечения друг под друга. При разработке нового программного обеспечения данный этап превращается в постановку задачи для программистов по созданию нового средства автоматизации на основе выявленных требований к системе. Разработчики и консалтинговые фирмы имеют определенные методики по внедрению своих программных продуктов, принципы и нормы проектирования, подходы к обработке требований клиента. Данные методики определяются особенностями конкретных средств автоматизации, возможностями их настройки, доработки «под заказчика». В данной главе исследования предлагается ряд универсальных методик, которые могут быть применены для проектов внедрения без ориентации на какое-то конкретное программное обеспечение (см. п. «Проектирование информационной системы. Углубление и расширение детализации аналитических данных»).

В общем случае на этапе проектирования в письменном виде фиксируется конкретный порядок обработки информации всеми участвующими пользователями, позволяющий получить информацию, соответствующую всем учтенным требованиям. Также формируется перечень всех документов и регистров, необходимых на предприятии, которые должна выдавать автоматизированная система, и параметры информации, содержащейся в учетных регистрах, и первичных документах. Проектирование очень важно, поскольку без ясного перечня того, что надо сделать и каким условиям это должно удовлетворять, практически невозможно получить результат от автоматизации. Кроме того, если не произвести заранее четкую постановку задачи, то может получиться, что программа будет настроена таким образом, что требуемые регистры и первичные документы вообще получаться не будут (например, по причине отсутствия необходимой аналитики по счетам, которая устанавливается в самом начале автоматизации), из-за этого настройку всей программы придется заново переделывать.

Главная особенность индустрии систем автоматизации различных предприятий и учреждений, характеризующихся широкой номенклатурой входных данных с различными (и нетривиальными) маршрутами их обработки, состоит в концентрации сложности на начальных этапах анализа требований и проектирования спецификаций системы при относительно невысокой сложности и трудоемкости последующих этапов. Фактически здесь происходит понимание того, что будет делать будущая система, и каким образом она будет работать, чтобы удовлетворять предъявленным к ней требованиям. И именно нечеткость и неполнота системных требований, нерешенные вопросы и ошибки, допущенные на этапах анализа и проектирования, порождают на последующих этапах трудные и неразрешимые проблемы и, в конечном счете, приводят к неуспеху всей системы в целом.

Процесс автоматизации.

Остальные процессы внедрения связаны с разработкой программного обеспечения (или доработкой существующего на основе нужд заказчика), обучением пользователей, настройкой и пуском системы. Когда определены цели автоматизации, ее масштаб и порядок, сделана постановка задачи, выбрана и куплена оптимальная для предприятия программа и решены технические вопросы можно приступать к собственно работе с программой. Качественное внедрение программы - процесс очень трудоемкий и сложный, затраты на него, как правило, значительно превышают затраты на приобретение программы и компьютеров. Причем, доля затрат на внедрение тем больше, чем больше предприятие, поскольку при большем количестве нюансов и особенностей необходимо больше работы по настройке на все эти нюансы и особенности. При автоматизации бухучета важно не просто перевести всю бумажную работу на компьютер. Важно, чтобы это повысило эффективность работы бухгалтерии, позволило расширить и с максимально эффективно использовать методику экономического анализа, что улучшит контроль над финансово-хозяйственной деятельностью предприятия, и в свою очередь повысит эффективность управления предприятием, и, как следствие, эффективность его работы.

2.4 Проектирование информационной системы. Углубление и расширение детализации аналитических данных

Из описанных выше этапов внедрения этап проектирования наиболее важен. Поэтому его необходимо рассмотреть более подробно. Создание информационной системы при больших объемах информации, количестве аналитических объектов требует проектирования перед процессом внедрения. Необходимо провести соответствующую детализацию аналитических данных, определить взаимосвязи между ними, сформировать информационно-логическую модель, а также утвердить определенные организационные принципы при автоматизации и реорганизации.

В рамках настоящей работы мы рассматриваем в первую очередь вопросы, связанные с расширением и углублением аналитики, обеспечением аналитических служб необходимой детализованной информацией, оставляя за рамками исследования технические вопросы автоматизации, проектирования и моделирования информационных потоков, организационные проблемы реорганизации и т.д. Также не рассматриваются подробно такие важные особенности формирования информационной системы как:

· разработка форм первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности;

· оптимизация методов учета, оценки, формирование или совершенствование порядка ведения инвентаризации имущества и обязательств;

· разработка правил документооборота и технология обработки учетной информации;

· утверждение порядка осуществления хозяйственных операций, а также принятие других решений, необходимых для организации бухгалтерского учета.

Важнейшее значение при создании системы информационного обеспечения аналитической информацией имеет оптимизация учета с целью максимальной его детализации. Это требует разработки внутри корпоративных стандартов учета и анализа, дополняющих общепринятые учетные нормы.

В этой части можно сформировать следующие основные задачи:

сформировать корпоративные стандарты:

финансового учета

план счетов
учетная политика
шифры аналитического учета

материального учета

справочник-кодификатор материалов
стандарты учета товародвижения

финансовые документы
учетные регистры
сопроводительные документы

принципы управления складскими запасами в разрезе материалов

производственного учета

принципы списания затрат
принципы калькулирования себестоимости
принципы ведения учета на вспомогательных и побочных производствах

на основе стандартов сформировать процедуры работы по использованию данных, их анализу.

Детализация учетных данных для анализа, увеличение уровней аналитики данных в рамках разработки информационной системы предприятия может быть осуществлено различными способами.

Ниже мы рассмотрим ряд таких возможностей как:

· вынесение дополнительной аналитики на План счетов бухгалтерского учета,

· существующие возможности кодировки объектов информационной системы (формирование кодов поставщиков, материалов, товаров, складов, цехов, основных средств и т.д.)

· возможности по увеличению взаимосвязанных объектов информационной системы (анализ в разрезе групп контрагентов, типов материалов, основных средств, подразделений предприятия и т.д.)

План счетов.

При автоматизированном учете, дополнительная информация, необходимая для анализа может присутствовать непосредственно в системе плана счетов, поскольку число символов в коде счета может быть достаточно большим. В то же время в российской практике широко распространен стереотип, требующий ограничения количества счетов, мнение, предполагающее, что расширение плана счетов затрудняет ведение учета и снижает оперативность обработки информации. Такое мнение в основном обусловлено как недостаточным уровнем автоматизации предприятий, так и определенной инертностью в мышлении сотрудников бухгалтерских, финансовых и информационных служб предприятий, тормозящей развитие возможностей анализа и управления.

Во многих современных системах автоматизации План счетов бухгалтерского учета представляет собой не только объект интересов внешних пользователей информации (государственных органов, осуществляющих финансовый анализ кредиторов, инвесторов и т.д.), но также позволяет углублять детализацию данных для целей управления предприятием. На План счетов выносится дополнительная аналитика по различным участкам учета. В то же время для целей предоставления внешним пользователям эта дополнительная аналитика игнорируется (сворачивается). Детализация данных в отчетах (баланс, отчет о прибылях, отчет о движении денежных средств, прочая отчетность) и учетных регистрах, предоставляемых внешним пользователям (журнал хозяйственных операций, оборотная ведомость и т.д.), осуществляется только по свернутым счетам (группам счетов) в соответствии с требованиями законодательства или внешних контрагентов. Например, если для налоговой инспекции, инвестора и банка данные о затратах достаточно предоставить в отчетности и учете в разрезе 20, 23, 25 и 26 счетов, то для управленческого учета на план счетов может быть вынесена дополнительная информация. Это данные в разрезе внутренних центров затрат (подразделений, рабочих участков, производственных процессов и т.д.), элементов затрат, статьей затрат и т.д.

Данные возможности могут быть осуществлены грамотным применением кодировок счетов, например:

20 – группа счетов производственных затрат для внешних пользователей информации,

которая состоит из:

2001 – материалы,

2002 – заработная плата,

2003 – амортизация

и т.д.

В свою очередь 2001 – материалы – состоит из:

200101 – материалы в цехе 001,

200102 – материалы в цехе 002,

200103 – материалы в котельной

и т.д.

В свою очередь 200101 – материалы в цехе 001 – состоит из:

20010101 – материалы в цехе 001, процесс литья,

20010102 – материалы в цехе 002, процесс обработки,

и т.д.

Примечание:

Совсем не обязательно использовать только цифровые символы. Для кодировки той части счета, которая не регламентируется государством или другими контролирующими органами в нормативном порядке, предприятие для удобства работы может использовать буквенные значения. Они более информативны (логическая связь с терминами определений соответствующих признаков) и допускают использование большего количества символов на одной позиции (букв, как кириллицы, так и латиницы, – значительно больше чем цифр). В то же время допустимо использование на одной позиции букв кириллицы, латиницы и цифр одновременно; однако это, наверняка, увеличит вероятность путаницы и ошибок.

Подобная детализация позволяет в результате строить отчеты по 20 счету:

· по всем элементам затрат, по одному процессу по всем цехам,

· по всем элементам затрат, по всем процессам, по одному цеху

· по одному элементу затрат по всем процессам, по всем цехам,

· по всем элементам затрат, по всем процессам, по всем цехам,

· по одному элементу затрат, по одному процессу, по одному цеху

· по одному элементу затрат по одному процессу, по всем цехам,

· по одному элементу затрат, по всем процессам по одному цеху,

· по всем элементам затрат, по одному процессу, по одному цеху

Кроме того, если кодировка элементов, процессов, цехов – составная, например –

наличие групп:

01 - цех №1 первой дирекции,

02 - цех №2 первой дирекции,

11 – цех №1 второй дирекции,

12 – цех №2 второй дирекции

и т.п.,

то появляется возможность строить отчеты также и в разрезе таких групп (по дирекциям, группам производственных процессов, группам элементов и т.д.). Таким образом, количество вышеприведенных комбинаций, возможностей детализации многократно увеличится. При этом мы рассмотрели наличие лишь трех (пусть и составных) уровней аналитики, тогда как можно добавить еще, например, статью затрат, код бюджета, тип зависимости от объема, признак прямых или косвенных затрат и т.п. Соответственно, можно обеспечить любое количество уровней детализации данных, если применяемая система автоматизации не ограничивает подобные возможности.

В стандартном случае на различных счетах может содержаться следующая информация:

· признаки внутренней поставки, импорта, экспорта,

· группы поставщиков, заказчиков,

· тип расчетов,

· тип договоров.

· валюта,

· центр затрат (центр доходов),

· процесс производства,

· вид затрат (доходов),

· элемент затрат,

· статья затрат (доходов),

· группа основных средств, нематериальных активов

и т.д.

Код счета в системе автоматизированного счета может и должен быть многосимвольным. В зависимости от нужд анализа может быть использовано до 40 и более символов, из которых лишь по нескольким (два или больше) информация будет предоставляться внешним пользователя. На этих символах будет размещаться признак счета в соответствии с законодательно установленным Планом счетов бухгалтерского учета и, возможно, признак необходимого субсчета к этому счету, например:

60-1 – расчеты с поставщиками товаров,

60-2 – расчеты с поставщиками услуг и подрядчиками

и т.п.

В результате многоуровневая детализация может быть обеспечена в структуре кода счета бухгалтерского учета, по примеру следующей (для примера приводится упрощенный вариант примера, полностью приведенного в Главе 3):

Рис. 2.1 Структура кода счета бухгалтерского учета

Детализация для отчетов по международным стандартам

Вышеописанные принципы кодирования Плана счетов обеспечивают также возможность одновременного ведения бухгалтерии по стандартам бухгалтерского учета Российской Федерации (или другой страны нахождения) и международным стандартам. План счетов бухгалтерского учета может состоять из нескольких сегментов, на одном из которых находится признак российского счета, на другом – признак счета в соответствии с международными стандартами. Таким образом, можно, избежав повторного ввода данных, обеспечить получение аналитических отчетов по двум (а при желании – и более) планам счетов.

Ограничения к детализации плана счетов

При создании информационной системы важно разрабатывать План счетов, учитывая нижеприведенные особенности.

Несмотря на удобство работы аналитика с отчетами по счетам бухгалтерского учета, вынесение на план счетов слишком большого количества внутренней информации, даже при должном уровне автоматизации, может существенно затруднить работу бухгалтерии и вызвать неоправданное усложнение плана счетов. Даже при автоматизированном учете возможны ошибки, а выверка слишком большого количества счетов, даже при больших возможностях в построении отчетов может стать проблематичной процедурой для учетных служб.

Поэтому принципы кодирования должны содержать также и некоторые ограничения. В первую очередь это касается той аналитической информации, которую допустимо вести вне Плана счетов. В частности, информацию связанную, с расчетами, необходимую для оперативного анализа задолженности, расчетов по оборачиваемости и т.д. вполне можно оставить за рамками Плана счетов, используя при этом кодировки других объектов информационной системы и возможности автоматизированного учета и анализа. Например, информацию о группах, странах контрагентов, характеру связи с ними и т.п. можно включать непосредственно в код контрагента или создать необходимые признаки, привязанные к коду контрагента или другим соответствующим объектам учета и анализа. То же самое в части ограничений можно сказать и о счетах учета товарно-материальных ценностей, основных средств, нематериальных активов. В то же время детализацию счетов расчетов с бюджетом и прочими подобными органами (фондами, таможней и т.д.) на плане счетов необходимо иметь в первую очередь самим учетным службам.

Таким образом, на Плане счетов целесообразно размещать дополнительную аналитику по счетам затрат, расходов и доходов, прибылей и убытков, а также по счетам расчетов по налогам и сборам. По другим группам счетов на сами счета целесообразно выносить лишь необходимую детализацию, не усложняя чрезмерно План счетов бухгалтерского учета предприятия.

В то же время важно отметить, что данные рекомендации, как и сами принципы кодирования, могут быть существенно скорректированы с учетом специфики и аналитических требований каждого конкретного предприятия.

Аналитические объекты информационной системы

Помимо счетов бухгалтерского учета информационная система всегда имеет объекты учета и анализа, которые в соответствии с требованиями аналитиков должны также иметь необходимую детализацию и взаимосвязи.

Рассмотрим данный принцип на примере операции закупки, детализацию информации по которой можно осуществить следующим образом:

Рис. 2.2 Детализация данных (пример - операция закупки)

При вводе операции закупки указываются признаки и параметры поставки, необходимые для формирования всевозможных отчетов, например, поставщик, который в системе характеризуется уже своими неизменными признаками (страна, тип, группа, отрасль и т.д.).

В результате такой детализации система может строить отчеты:

· по закупкам у одного поставщика,

· по закупкам по одному конкретному договору с поставщиком,

· по закупкам у всех поставщиков одной отрасли,

· по закупкам у поставщиков конкретной группы,

· по закупкам одного товара у поставщиков конкретной группы,

· по закупкам одного товара у поставщиков конкретной страны,

· по всем импортным закупкам

· по закупкам, оприходованным на конкретный склад,

· по закупкам по группе товаров и группе поставщиков,

· по закупкам конкретной службы у конкретного поставщика по конкретной группе товаров,

· по закупкам, подлежащим оплате до заданной даты,

· по закупкам, просроченным к оплате,

· по закупкам, доставляемым по железной дороге,

и многое другое

При вводе такой операции закупки может быть реализована система поэтапного ввода данных, исключающая повторный ввод (принципы данной системы – см. п. «Организация информационного потока»).

Подобным образом детализация может быть обеспечена на всех участках ввода данных. Аналитические объекты, используемые при детализации информации, определяются на этапе предварительного обследования на основе требований к аналитике.

По анализу расчетов с контрагентами это могут быть:

· контрагенты (поставщики, заказчики, партнеры, дилеры, банки и т.д.),

· группы и признаки контрагентов по отрасли, направлению деятельности, стране, региону, типу взаимосвязи и др.,

· заказы,

· договора,

· службы предприятия и сотрудники, работающие с контрагентами,

· банковские счета и реквизиты,

· группы и типы операций с контрагентами (типы и группы поставок, отгрузок, расчетов, заказов, консигнаций, возвратов, взаимозачетов),

· сами операции

По анализу складских запасов и операций:

· наименования (код наименования, шифр, название или др.),

· типы наименования (например: товары, материалы, полуфабрикаты),

· товарные классификаторы с любой степенью детализацией (например: резина, подшипники, карандаши и т.д.),

· местонахождения (специализированные склады, склады в цехах, в эксплуатации у подотчетных лиц и т.д.),

· единицы измерения,

· признаки состояния ценностей

По анализу основных средств и нематериальных активов:

· инвентарные объекты,

· типы объектов (например: станки, автомобили, программы и т.п.),

· назначение (производственное, обслуживающее, вспомогательное),

· местонахождение (цеха, шахты, склады, столовые и т.д.),

· типы зависимости (например: главное – земельный участок, зависимые первого уровня – здание цеха на нем, зависимые второго уровня – станки в цехе),

· правила амортизации,

· сроки службы

Детализацию объектов аналитического учета можно реализовать двумя способами:

· детализация данных с использованием принципов кодировки (аналогично описанным для Плана счетов),

· создание новых объектов учета на основе их взаимосвязи друг с другом.

На примере детализации операции закупки, представленной на Рис 2.2, данные два способа можно представить следующим образом. Первый способ потребует кодировки нескольких первичных признаков операции: например, в коде поставщика, указываемом в операции закупки, будет присутствовать признак страны, отрасли, типа и т.п. Второй способ предполагает расширение древообразной структуры признаков, где в карточке поставщика, помимо кода будет указываться в отдельных полях отрасль, страна и т.д., что потребует ведения справочника стран, отраслей и т.п. Дальнейшая детализация также предполагает использование двух методов: составная кодировка стран, либо необходимость указывать в карточке страны дополнительные признаки, например, тип экономики, континент или т.п. Очевидно, что второй требует большего количества аналитических объектов (больше на один аналитический объект), чем первый. Кроме того, при большей наглядности и удобства пользователя второй способ больше зависит от возможностей средства автоматизации – у каждой операции в большинстве программных продуктов – ограниченное количество уровней вложенности и признаков детализации на каждом уровне. Обе возможности должны обеспечиваться системой автоматизации, которая допускает гибкое построение информационной системы без привязки к какой-то одной жестко закрепленной схеме бизнес процессов. В связи с тем, что на практике в настоящее время свобода действий при построении (а тем более при изменении) информационной системы может быть существенно ограничена возможностями автоматизации, данное требование очень важно учесть при выборе системы автоматизации.

Для графического представления второго способа можно привести в пример уже рассмотренный на Рис 2.2. Дальнейшая детализация с использованием этого способа будет обозначать последовательное разветвление древовидной схемы аналитических признаков.

Рассмотрим принципы обеспечения необходимой детализации данных с использованием первого способа. Важно отметить, что наиболее оптимально – эффективное сочетание двух предложенных способов обеспечения детализации одновременно.

Детализация с использованием кодировки

Аналогично принципам кодирования счетов бухгалтерского учета, объекты аналитического учета, информация о которых необходима для анализа, могут и должны иметь кодировку, способную позволить операционистам и аналитикам:

· удобство ориентации в больших массивах данных (поиск значения в справочнике, нахождение нужной операции и т.д.),

· построение отчетов с необходимой степень детализации: возможности выбора необходимых данных по диапазонам, различные методы группировки и сортировки данных для анализа.

Кодировка объектов аналитического учета должна учитывать то, что с данной информацией работают не только сотрудники одной-двух служб, как это, зачастую имеет место с бухгалтерской информацией, но, возможно, сотрудники различных служб и отделений предприятия, разной степени иерархии, информационной осведомленности и т.д. Следовательно, коды данных аналитических признаков с одной стороны должны соответствовать требованиям к аналитике всех служб предприятия, связанных с этой информацией, а с другой не содержать большого количества лишней информации, затрудняющей работу с данными и их анализ. Принципы кодирования, в сущности, аналогичны тем, которые описаны для кодировки Плана счетов. В частности код поставщика может включать информацию о:

· стране или регионе поставщика,

· службе, которая ведет работу с ним (если такое разделение ведется, и поставщик всегда работает только с одной службой),

· порядковым номером поставщика (либо сквозным, либо в рамках одной страны / региона, либо в рамках службы)

· или др. (в зависимости от требований учетных и аналитических служб).

Рис.2.3 Структура кода контрагента для управленческого учета расчетов (упрощенный вариант)

В код наименования материала можно включить информацию о:

· группе материала по товарному классификатору (государственному, отраслевому, внутрифирменному и т.п.);

· подгруппе материала;

· различных признаках материала (например, назначение материала или способ его закупки, принцип использования и т.п.),

· специфичные признаки для конкретных наименований

В зависимости от требований аналитических служб предприятия и системы автоматизации может оказаться необходимым объединить в единую кодировку не только материалы, но и товары, оборудование на складе, полуфабрикаты, готовую продукцию и т.д. В этом случае нужно разработать такие принципы кодирования, при которых можно было бы свободно получать информацию для анализа по каждой группе наименований. Данное разделение целесообразно выносить на первые символы кода для целей первоочередной сортировки при поиске и анализе данных.

Организация информационного потока

Важной частью информационной системы является также порядок движения информации между сотрудниками и отделами предприятия.

Методы учета, обеспечивающие максимальную детализацию, предложенные в предыдущем разделе данной главы достаточно сложны и требуют серьезной реорганизации учета. Учетных работников, вводящих операции в систему необходимо обязать проставлять все требуемые аналитические признаки. В то же время можно использовать многостадийную обработку одной операции. Рассмотрим предлагаемую схему реорганизации учета на примере операции закупки:

Рис. 2.4 Организация ввода данных (пример – операция закупки)

Данная система была успешно применена на рассматриваемом в данной работе предприятии (см. Глава 3). Она состоит в том, что одна и та же операция обрабатывается нескольким количеством сотрудников. При контроле оперативности ввода данных скорость ввода не должна пострадать существенно, в то же время большое количество необходимых им признаков детализации вводят сами заинтересованные пользователи. При этом один бухгалтер не может разбираться сразу и в многоуровневой классификации товаров, и в кодировке поставщиков, и в особенностях договоров с ними, и в типах группировок поставок, что также снижает количество ошибок при обработке большого количества информации.

Таким образом, вся информация, необходимая различным заинтересованным службам, будет присутствовать в системе, и пользователи смогут получать необходимые им выборки.

Однако в большинстве случаев аналитики, пользующиеся учетной информацией,

не связаны с вводом данных в принципе. При этом решения о том, как будут получать информацию из системы сотрудники аналитических служб, могут откладываться или в принципе игнорироваться на первых этапах создания системы. Причины тому – дополнительная плата за каждое рабочее место в компьютерной системе при автоматизации, организационные проблемы, плохое обследование деятельности и, как результат, незнание особенностей системы управления предприятием и т. п.

Причем под термином «аналитические службы» мы понимает не только строго выделенные аналитические отделы, а также и сотрудников всех служб предприятия, которые не вводят данные в систему, не печатают первичные документы и не обрабатывают операции в системе. Их задача – анализ имеющихся в системе данных. Это могут быть как непосредственно руководители предприятия, так и сотрудники отдельных специализированных служб, анализирующих работу своих подразделений. Так сотрудники отдела сбыта проводят анализ динамики и структуры продаж, дебиторской задолженности, сотрудники отдела закупок – анализ расчетов с поставщиками, сотрудники планово-экономического отдела – комплексный анализ хозяйственной деятельности и т.д.

Все эти сотрудники нуждаются в информации, которая будет циркулировать в информационной системе. Более того, именно для них, а не только для отчетности перед внешними пользователями такая система и требуется на предприятии.

С другой стороны варианты обеспечения аналитиков необходимой информацией могут быть различны.

Наиболее оптимальным, по понятным причинам, является полный доступ аналитика к базе данных предприятия (ко всей информации, или к ее части в соответствии с полномочиями сотрудника) с возможностями построения любых отчетов, возможно, без права ввода новых операций. Если система автоматизации позволяет получать отчетную информацию по всем разрезам аналитики, имеющимся в базе данных, а сотрудники учетных служб при вводе не забывают эту аналитику обеспечивать, то аналитик получает в данном варианте широкое поле деятельности. Он может при этом значительно расширить используемую им методику анализа, а также повысить качество производимых расчетов, оценок, выводов за счет значительно большего количества информации и возможностей ее представления.

Есть и другой менее эффективный (но возможно более дешевый и простой) вариант. При нем сотрудники учетных служб предприятия ведут учет с необходимой аналитикам степенью детализации информации (что все же должно решаться на этапе обследования предприятия), а аналитики получают лишь отчеты. Однако получаемые отчеты должны соответствовать всем требованиям аналитических служб как по степени детализации информации, так и по форме ее представления. Кроме того, если это позволяет система автоматизации, такие отчеты должны передаваться сотрудникам аналитических служб не только в бумажном, но и в электронном виде, желательно, в приемлемом для изменения формате (например, MS Excel или т.п.). Это очень важно для процесса анализа и, соответственно, для качества последующих управленческих решений. С данной информацией аналитик должен производить дополнительные операции в соответствии с применяемой методикой анализа – группировки, перегруппировки, составление аналитических таблиц, операции со структурой (свертывание, развертывание отдельных статей), расчеты при факторном анализе и элиминирование, расчеты коэффициентов и т.д.

2.5 Организация аналитической работы при проектировании

Результаты аналитического исследования деятельности предприятия в целом или его подразделений должны быть оформлены в виде документов. Это может быть пояснительные записки, справки, аналитические заключения.

Документы должны быть обоснованными, конкретными, соответствующе оформлены по стилю. Они могут содержать сами аналитические расчеты, таблицы, где сгруппированы необходимые для иллюстрации данные, графики, диаграммы и т.д.

Аналитикам, формирующим выводы на основе расчетов, оценки аналитических таблиц и т.п. помимо непосредственной помощи при выполнении данных расчетов, и подготовки необходимых документов хорошо построенная система автоматизации может также облегчить и формирование самих выводов анализа, используя текстовые шаблоны при применении конкретного расчета. Аналитику необходимо будет лишь корректировать выводы, предложенные системой, при простых расчетах и оценках и проектировать более сложные аналитические схемы, не затрудняя себя монотонным повторением единообразных действий. Некоторые фирмы-разработчики программ по анализу финансового состояния предприятия ввели в программные продукты дополнительные функции, позволяющие в автоматическом режиме формулировать выводы по результатам проведенных расчетов финансовых коэффициентов (фирма «Интеллект-Сервис», Центр Информационных Технологий «Телеком-Сервис»), а также создавать достаточно объемные аналитические заключения (фирма «Инэк»). Представляется, что подобное расширение функциональных возможностей программных продуктов, способствующее более широкому применению компьютерных технологий в практике аналитической работы, можно рассматривать как положительный опыт дальнейшего их совершенствования.

Важным качеством информационной системы является возможность оперативного представления аналитической информации в графическом виде. Графики представляют собой масштабное изображение показателей, чисел с помощью геометрических знаков (линий, прямоугольников, кругов) или условно-художественных фигур. Они имеют большое иллюстративное значение. Благодаря им, обрабатываемый материал становится более доходчивым и понятным.

Велико и аналитическое значение графиков. В отличие от табличного материала график дает обобщающий рисунок положения или развития изучаемого явления, позволяет зрительно заметить те закономерности, которые содержит числовая информация. На графике более выразительно проявляются тенденции и связи изучаемых показателей.

В то же время данные свойства графической информации зачастую не используются аналитиками, если графики необходимо строить вручную или средства автоматизации не достаточно гибки и требуют времени для соответствующей обработки информации.

Важно отметить, что при должном уровне автоматизации, предприятиям не обязательно будет содержать большой штат «чистых аналитиков», поскольку руководители среднего звена, рядовые исполнители и другие пользователи, заинтересованные в аналитической информации смогут сами своевременно получать нужные данные. А число сотрудников, занятых исключительно сбором и анализом данных, будет ограничено минимумом, необходимым, в основном, для формирования общих отчетов предприятия.

Проведение анализа должно стать органической частью служебных обязанностей каждого специалиста, руководителя разных уровней хозяйства, обязанностью всех служащих, которые имеют отношение к принятию управленческих решений. Что позволяет обеспечить один важный принцип организации анализа - обоснованное распределение обязанностей по проведению анализа хозяйственной деятельности между отдельными исполнителями. От того, насколько рационально это распределение, зависит не только полнота охвата объектов анализа, но и исключается возможность многократного проведения одних и тех же исследований разными лицами. Это способствует более эффективному использованию рабочего времени специалистов и обеспечивает комплексность анализа.

2.6 Методика аналитической выборки

Возможности автоматизации аналитической работы безграничны. Однако, как уже говорилось (см. п. «Возможности совершенствования аналитической работы на предприятии») уровень развития программного обеспечения в настоящее время не позволяет реализовать все возможности методики экономического анализа.

Данная работа в большей степени сориентирована на оптимизацию учетной работы в соответствии с требованиями анализа, максимальную детализацию учетных данных, совершенствующих информационную базу анализа, а также позволяющую при этом автоматизировать горизонтальный и вертикальный анализ данных на предприятии. Практика показывает, что такие возможности в современной российской действительности используются на крупных и средних предприятиях чрезвычайно плохо.

Рассмотрим возможности выборок данных для горизонтального и вертикального анализа.

В любой комплексной информационной системе имеются мощные средства построения отчетов, а также средства проектирования отчетов пользователем. Широкое развитие получает т.н. OLAP ‑ анализ. Приведем пример работы в OLAP- приложении одной из самых простых и доступных программ автоматизации – MS Excel.

Данную систему мы можем рассматривать не только вследствие ее простоты и наглядности, а также общеизвестности. Она может позволить пользователям обучиться принципам OLAP – анализа, еще до рассмотрения вопросов о покупке дорогостоящих систем автоматизации. Кроме того, данная программа может эффективно использоваться на предприятиях малого и среднего бизнеса (или «лоскутной» автоматизации крупных предприятий) как простое OLAP-приложение, принимающее данные из учетной системы (при должном уровне ограничения количества операций).

Предположим необходимо проанализировать данные, находящиеся в аналитической таблице типа:

Таблица 2.1

Пример требуемой выборки для анализа

Наименование	Склад	Количество	Стоимость	Предполагаемая цена реализации
1	2	3	4	5

При обработке таблицы возможностями функций «Сводная таблица» MS Excel мы получаем графический интерфейс аналитика, в котором пользователь сам выбирает аналитическое представление данных в таблице, задавая параметры и формы и содержания данных.

Рис. 2.5 Автоматическая выборка данных по количеству

Например, как показано на Рис.2.5, мы можем скомпоновать аналитическую таблицу, где будет представлена количество наименований (по строкам), находящихся на разных складах (по столбцам).

Результатом будет таблица:

Таблица 2.2

Полученная выборка для анализа количества по структуре наименований

Сумма по полю Количество	Склад
А	1	2	3
Наименование	1 склад	2 склад	Общий итог
Болт	323	2	325
Гвоздь	23		23
Шуруп	45	4	49
Общий итог	391	6	397

Более того, такая таблица является интерактивной, т.е. позволяет выбрать один склад, или одно наименование, или все кроме некоторых. Для больших массивов цифр, которые необходимо анализировать, такие возможности как раз и необходимы.

Составляя на макете из кубиков (данных) параметры строк, столбцов и самих данных в аналитической таблице можно получить любую форму отчета за несколько секунд. Например, вместо отчета по количеству, получить отчет в той же форме (по строкам наименование, по столбцам склады), но уже по предполагаемым ценам реализации этих наименований.

Рис. 2.6 Автоматическая выборка по ценам

Результатом будет таблица:

Таблица 2.3

Полученная выборка для анализа цен по структуре наименований

Сумма по полю Предполагаемая цена	Склад
А	1	2	3
Наименование	1 склад	2 склад	Общий итог
Болт	5	5	10
Гвоздь	44		44
Шуруп	54	5	59
Общий итог	103	10	113

Также можно автоматически вывести все данные о наименованиях, сравнить цены продажи, себестоимость, оценить выгодность наименований, рассчитав предполагаемую прибыть по каждому, не делая при этом трудоемких вычислений с одними и теми же данными.

На основе оперативно изменяемого представления данных автоматически формируются графики и диаграммы, позволяющие аналитику более наглядно представить результаты аналитической выборки. Выбор (от простых, примитивных до очень сложных) типов графика и настройка их параметров – находятся в компетенции аналитика – пользователя системы.

Рис. 2.7 Графической представление выборки

Как видно из диаграммы, графическое представление аналитических данных также является интерактивным, т.е. пользователь может, не меняя параметров аналитической таблицы, да и самой диаграммы изменить на ней вариант представления. Можно выбрать какой-то конкретный склад или несколько складов, какое- то наименование или несколько наименований. В данном случае выбран простой вариант представления, где в аналитическую выборку попали два наименования и один склад.

Возможности такого динамического анализа позволяют легко анализировать структуру данных, сравнивать различные периоды или автоматически получать нужные данные для других более сложных видов анализа.

Приведенный простой (даже, можно сказать, примитивный) пример выбран для наглядной демонстрации принципов OLAP-технологий. В то же время подобными методами можно анализировать многосегментные счета бухгалтерского учета, и операции с многоуровневой аналитикой в управленческом учете – эффективно использовать те существенные возможности по детализации, представленные в данной главе.

Глава 3 Практическое применение разработанной методики в аналитической работе на предприятии угольной отрасли ТОО «Богатырь Аксес Комир»

3.1 Проект внедрения аналитической информационной системы.

В данной главе представлена информация о практическом использовании выработанной методики оптимизации информационного обеспечения для анализа на предприятии. В качестве объекта применения методики выбрано предприятие Республики Казахстан ТОО «Богатырь Аксес Комир», находящееся в городе Экибастуз.

ТОО «Богатырь Аксес Комир» является градообразующим предприятием, и его деятельность определяет развитие и непосредственное существование города. Это большой угольный разрез, обеспечивающий углем значительную часть юга России, Казахстана, Средней Азии. Помимо двух угольных разрезов, непосредственно осуществляющих добычу угля с сопутствующими взрывными, отвальными и другими работами, в состав предприятия входят два железнодорожных погрузочных управления, дозировочная станция, два щебкарьера, завод по ремонту горно-обогатительного оборудования, несколько автоколонн, комбинат общественного питания, спортивно-оздоровительный комплекс и другие побочные и вспомогательные предприятия. Также, помимо двух разрезов, находящихся в собственности предприятия, имеется еще один, оформленный в качестве долгосрочной аренды. Кроме того, ведется торговля товарным углем, закупаемым у еще одного небольшого разреза, не являющегося собственностью предприятия. Такое значительное количество видов деятельности, а также операций по каждому виду требует качественного анализа деятельности для целей эффективного управления.

Руководством предприятия было принято решение о создании единой информационной базы, позволяющей видеть и анализировать деятельность всех подразделений предприятий. Кроме того, такому решению способствовала также необходимость составления сводных внешних отчетов, прежде всего бухгалтерских. После тщательного изучения предлагаемых разработчиками информационных систем для учета и анализа деятельности предприятия была выбрана интегрированная система Platinum SQL. Программа позволяет вести оперативный учет расчетов, движения товарно-материальных запасов, основных средств и других хозяйственных операций с последующим отражением введенных данных в бухгалтерском учете предприятия. Работая с использованием эффективного средства построения запросов к системе и отчетов по фактическим данным, система позволяет обеспечить аналитиков разных участков и подразделений необходимой информацией. Для обеспечения наличия в системе нужных данных с требуемой предприятию детализацией, при внедрении программы автором данного исследования был написан проект внедрения, учитывающий интересы всех заинтересованных пользователей, анализирующих информацию в различных разрезах. Данным документом проектировалось информационное поле компании, предлагались принципы кодирования аналитических признаков, плана счетов бухгалтерского учета, а также ряд мер по реорганизации ряда учетных и аналитических функций на предприятии. При том, что проект предоставлялся параллельно с приобретением программы, он создавался в некоторой взаимосвязи с ней. Однако, и это было подчеркнуто при разработке и консультациях с предприятием, проект представляет самостоятельную ценность для предприятия и мог быть реализован с использованием ряда других программных продуктов, что являлось обязательным условием его принятия. Проектом были предложены:

· процедуры учета в системе – принципы организации работы учетных служб предприятия, исключающе невыполнение всех требований к детализации аналитической информации,

· принципы кодирования всех основных объектов информационной системы (счетов бухгалтерского учета, справочников основных средств, групп контрагентов, типов операций и т.п. – т.е. тех разрезов, в которых должна представляться та или иная информация),

· система отчетности, обеспечивающая интересы всех заинтересованных пользователей, как внешних, так и внутренних, а также возможности по изменению или настройке других форм отчетов при необходимости,

· ряд других мероприятий

После оценки и принятия предприятием данного проекта было произведено непосредственное внедрение программного продукта, явившегося основой организованной системы информационной системы. Оно было дополнено большим количеством организационных мероприятий, проведенных во всех без исключения службах и управлениях предприятия, мерами т.н. «ре-инжиниринга бизнес-процессов» и т.д.

Однако т.к. темой данной работы являются, прежде всего, требования экономического анализа к информационному обеспечению предприятия, то, опустив технические и организационные подробности произошедшего внедрения, в данной главе представлены особенности разработок, сделанные для обеспечения аналитиков предприятия полезной информацией в целях повышения эффективности их деятельности. Ряд предложений по информационному обеспечению был разработан непосредственно для этого конкретного предприятия, однако в дальнейшем эти разработки были включены во внутренние методические разработки отдела консультаций фирмы «Эпикрус», применяемые на всех проектах компании, в связи с тем, что сложность поставленных задач на проекте была достаточно высокой, тем не менее интересы всех заинтересованных пользователей (зачастую противоречивые, а иногда даже конфликтующие) были удовлетворены.

Таким образом, в данной главе представлена следующая информация:

· Принципы кодирования счетов бухгалтерского учета с максимальной глубиной аналитики и появившиеся возможности по более детальному анализу данных бухгалтерского учета.

· Принципы кодирования различных объектов информационной системы и анализ стоимостных и натуральных показателей, который без внедрения системы было бы не произвести.

· Ряд разработанных отчетов по анализу данных системы.

· Возможности анализа по центрам ответственности.

· Другие количественные и качественные улучшения в работе аналитиков на всех участках работы предприятия.

В условиях разработанной проектом детализации данных и спроектированных бизнес процессов, анализ может быть осуществлен во всех необходимых разрезах. Что касается выбора инструмента (программного продукта) для непосредственной обработки данных, то при должном качестве построения информационной системы предприятия он может быть любым (достаточно соответствия стандартным требованиям к программе).

Аналитические возможности самой учетной системы (выборка, сортировка, группировка данных, настройка пользовательских аналитических отчетов и др.) достаточно высоки, однако все же непосредственно инструментарий по анализу в какой-то степени ограничен, так как основой задачей системы является сбор данных. Казахстанскому клиенту после внедрения учетной системы проектом внедрения было предложено принять решение о возможности внедрения чисто аналитической системы с использованием детализированных данных учетной системы и продукта автоматизации «Active Planner», дающего дополнительные возможности по анализу данных на основе применения современных OLAP-технологий. Данные возможности рассматриваются обзорно, так как внедрение данного продукта и совершенствование на основе этого информационной системы предприятия находится только в предпроектной стадии и, возможно, вообще не будет осуществляться. Однако, так как применение новых технологий автоматизации анализа данных более наглядно демонстрирует преимущества максимальной детализации учетных данных, предложенной и осуществленной в рамках проекта внедрения, то описание этих преимуществ необходимо также представить в данной работе.

3.2 Некоторые специфические моменты в аналитической работе.

Требования к информационной системе в ТОО «Богатырь Аксес Комир» по обеспечению детализации данных были представлены самые разнообразные. Для целей настоящей работы их важно разделить на:

· достаточно общие (то есть, характерные для большинства предприятий, независимо от отрасли, страны и т.п.),

· строго специфические (присущие только конкретно этому предприятию, связанные с особенностями отрасли, страны и т.п.)

Общие требования, например деление задолженности на группы, можно изложить без предварительного описания проблемы. В то же время специфические требования без предварительного описания сути этих требований и хозяйственных операций, связанных с ними, могут быть непонятны без знания специфических особенностей функционирования предприятия. Поэтому в данном подразделе отдельно описаны ряд проблем, вызвавших неординарные для обычного предприятия требования к учету и анализу деловой информации.

Анализ в разрезе валют.

Национальной валютой Республики Казахстан является казахстанский тенге, однако, как у большинства стран с нестабильной национальной валютой, многие хозяйственные операции должны учитываться и анализироваться в долларах США или условных единицах, привязанных к курсу доллара. Также достаточно большое количество расчетов с контрагентами ведется в российских рублях (вследствие экспорта в Россию). В расчетах по внешнеторговым операциям применяются валюты стран Средней Азии, Европы и др.

В связи с этим анализ дебиторской и кредиторской задолженности (в первую очередь оперативный анализ, проводимый финансовым отделом) должен строиться в разрезе валют договора, а анализ платежей по этим договорам – в разрезе валют платежа. Валюты платежа могут достаточно часто не соответствовать валюте договора, особенно когда валютой платежа является тенге, рубль или другие валюты стран СНГ.

Для удобства анализа дебиторской задолженности предполагается в учете организовать деление всех операций по валютам двумя способами:

· Непосредственное указание признака валюты в учете договоров и операций по ним,

· Присутствие кода валюты в коде счета расчетов в Плане счетов бухгалтерского учета (это касается валюты договора).

Последнее поможет анализировать бухгалтерские регистры (оборотные ведомости, балансы и т.п.) в разрезе валют, не пользуясь без необходимости оперативной информацией. Оперативный анализ будет строиться с использованием автоматической обработки самих хозяйственных операций – на основе группировки по признаку валюты, указанному в них.

Анализ в разрезе видов средств расчетов.

Особенностью экономики Республики Казахстан являлось то, что в исследуемый период она испытывала существенный дефицит денежных средств. Значительная часть расчетов внутри страны по состоянию на зиму-лето 2001 года осуществлялось посредством бартерных операций и зачетов взаимных требований.

В связи с этим, предприятие, вынужденное соглашаться на условия заказчиков по оплате не денежными средствами в то же время само должно расплачиваться с иностранными поставщиками (за оборудование, взрывчатку и т.п.) реальными денежными средствами, причем – иностранной валютой, курс которой регулярно растет. Это требует тщательного анализа договорной деятельности и жесточайшего контроля заключения и выполнения договоров. Кроме того, предприятию не выгодно расплачиваться с кредиторами углем, так как уголь – основная ликвидная продукция предприятия, которая при благоприятных условиях может быть продана за деньги или даже за валюту.

При заключении договора с контрагентом могут быть установлены следующие условия:

50% оплачивается материалами (оговаривается какими), 10% - услугами, 10 % ценными бумагами, 30% - денежными средствами,

50% - углем, 50% - денежными средствами,

50% – денежными средствами, 50% - горюче-смазочными материалами

и т.п.

Другой проблемой, затрудняющей проведение анализа договоров, является часто изменение их условий.

Например, после того как договор заключен, поставка произведена, половина встречной поставки также сделана, то есть часть долга погашена, другая половина не может быть погашена из-за проблем неплатежеспособности и т.п. Должник вновь вступает в переговоры и договаривается часть оплаты, которую он должен был произвести денежными средствами, погасить поставкой материалов. Кредитор, за отсутствием выбора – соглашается и принимает оплату с нарушением первоначальных условий договора. Причем при оплате материалами той части договорной суммы, которая должна быть оплачена денежными средствами, обязательно фиксируется, что платеж производится материалами в счет денежной части договора.

Таким образом, для аналитиков финансового отдела, финансового директора, принимающего решения на основе выводов анализа, проблема существенно усложняется. Для анализа и оценки договорной деятельности по каждому договору нужно знать:

· Что по договору было поставлено или получено.

· Чем по договору должны были быть оплачены поставки (по каждой части суммы договора).

· Чем они реально были оплачены (по каждой части суммы договора).

· В счет какой части по договору они были оплачены (по каждой части суммы договора).

Причем, средства оплаты агрегируются в несколько общих классов: деньги, материалы, горюче-смазочные материалы, уголь, ценные бумаги.

В итоге, если условия оплаты состоят из двух, трех и более процентных частей, а потом изменяются, анализ каждой поставки и каждой встречной поставки затруднятся настолько, что вручную собрать эти данные и проанализировать просто не представляется возможным. Более того, анализ усложняется и тем, что он связан с оценкой достаточности закупаемых производственных материалов и ГСМ (связь с анализом снабженческой деятельности), планированием поставок угля (анализ сбытовой деятельности).

В то же время, несмотря на нестандартность поставленной задачи, в подобных условиях расчетов данные по каждому договору и общей сумме договоров для анализа ситуации и принятия оперативных решений требуются ежедневно.

Для решения проблемы при создании информационной системы были произведены следующие мероприятия:

· Признак вида средств поставки (что поставляется) должен в автоматизированном учете указываться при вводе операции поставки независимо от того, является она встречной поставкой (оплатой другой поставки) или независимой,

· Признаки вида средств оплаты по договору (чем должно быть оплачено по договору) указываются при вводе договора в процентном соотношении к общей сумме договора и не изменяется в дальнейшем,

· Признак вида средств фактической оплаты (чем фактически оплачены поставки) указывается при вводе операций оплаты,

· В бухгалтерском учете в разделе «Счета денежных средств» создана группа счетов для проведения взаимозачета, которые будут указываться при оплате по взаимозачету, и на коде счета у счетов этой группы выделен символ для указания вида средств фактической оплаты,

· Интегрированный отчет (форма его приведена в разделе, посвященном решению данной проблемы), позволяющий по договору или по группе договоров проанализировать положение с видами средств, увидеть соотношение видов средств поставок, предполагаемой оплаты и фактической оплаты, увидеть нарушения договоров и сделать выводы по поводу договорной политики в дальнейшем.

Анализ в разрезе назначений платежа.

Предприятие ТОО «БАК» осуществляет свои финансовые операции в условиях жесткой финансовой дисциплины. Помимо контролирующих государственных органов и коммерческих банков существенные требования к регламентации расчетов представляют собственники – акционеры предприятия. В соответствии с их требованиями выработана система отчетности перед учредителями, а также порядок документооборота и принципы финансовой дисциплины. Одним из таких принципов – является процедура обязательного составления, утверждения и практического исполнения платежного календаря.

Платежный календарь – плановый документ, который после утверждения акционерами становится бюджетом компании, представляет собой форму отчета о движении денежных средств на основе плановых данных. Отдельно составляет бюджет денежных средств по расчетам реальными деньгами, отдельно – бюджет взаимозачетов. Утверждение второго бюджета процедура менее строгая. Оба бюджета агрегируются в общий платежный календарь компании. После утверждения платежный календарь исполняется достаточно строго. Отклонений в сторону превышения расходов не допускается, а если при наличии особых обстоятельств необходимо превысить бюджет расходов по какой-то статье, то решение об этом и ответственность принимает на себя генеральный директор предприятия.

Платежный календарь состоит из значительного количества различных статей доходов и расходов (назначений платежа), которые во многом не соответствуют делению детализации доходов и расходов в бухгалтерском учете компании. Кроме того, в отличие от бухгалтерского учета, производимого в соответствии с законодательством Республики Казахстан по методу начисления, платежный календарь компании должен строиться по кассовому методу, а следовательно использование данных бухгалтерского учета – затруднено.

До внедрения системы автоматизации составление и контроль исполнения платежного календаря являлись достаточно трудоемкими процедурами. Этим занимались специальные сотрудники отдела бюджетного планирования и контроля финансовой дирекции предприятия. Они же и осуществляли анализ исполнения бюджета, оценивали отклонения от плана, выявляли их причины.

Проблема учета и анализа денежных средств по назначениям платежа осложнялась также многоуровненностью этих назначений. Так в структуре поступлений необходимо было выделять «Поступления за уголь», в рамках этой статьи нужно было видеть «За уголь от продаж в России», «За уголь от продаж в Казахстане», «За уголь от продаж, прочие». В рамках «За уголь от продаж в Казахстане» и «За уголь от продаж в России» нужно было выделять продажи нескольким основным заказчикам, потребляющим значительные объемы, прежде всего крупным ГРЭС».

Анализ оборотов по налогу на добавленную стоимость.

Законодательством Республики Казахстан установлено налогообложение НДС. Однако принципы его расчета и особенно предъявления – значительно более сложные, чем в Российской Федерации. Кроме того, в отличие от российской специфики, в стране имеет место недостаточная дисциплина в расчетных отношениях – не всегда выставляются счета-фактуры, часто выставляются с ошибками или не в те сроки. Однако в подобных случаях суммы НДС, уплаченные поставщикам, не просто не принимаются для возмещения из бюджета, но и должны учитываться особым образом. В связи с этим для анализа налогообложения НДС бухгалтерскими и финансовыми службами необходимо выделять не только суммы НДС, предполагаемые к возмещению (или уже возмещенные) и не предполагаемые, относимые на затраты, а еще несколько категорий сумм налога.

До внедрения информационной системы такой анализ по нескольким категориям сумм НДС, в привязке к поставщикам приходилось осуществлять вручную, что не позволяло эффективно вести договорную деятельность с учетом минимизации налогообложения НДС.

Учет и анализ амортизации основных средств.

Специфика законодательства Республики Казахстан заключатся в наличие требований к двум видам учета: бухгалтерскому и налоговому. Причем требования к налоговому учету значительно более жесткие, чем оформленные в 2002 году в Российской федерации 25-ой главой Налогового кодекса РФ. Кроме того, разделение учета в Казахстане произошло значительно раньше. Негативные последствия таких мер привели к тому, что существенно возросло количество сотрудников учетных служб по несколько раз обрабатывавших одни и те же данные, в то время как анализ и оценка данных: как из-за недостатка связанной информации, так и из-за нехватки трудовых ресурсов был существенно затруднен.

Сложности с двойным учетом в первую очередь касаются основных средств, так как в этой области данные бухгалтерского учета в принципе не возможно (и законодательством не допускается) использовать для налогообложения. Поэтому учет начисленной амортизации в бухгалтерском и налоговом учете – полностью независим.

Кроме того, проблема усложняется наличием необходимости учета по международным стандартам. Таким образом, учет основных средств (как и некоторых других операций) ведется в соответствии с совершенно иными требованиями, нежели требования законодательства по бухгалтерскому учету Республики Казахстан.

В результате одну и ту же операцию необходимо проводить трижды:

· по национальному бухгалтерскому законодательству,

· по налоговому законодательству,

· по принципам международных стандартов бухгалтерского учета.

Другая сложность в обработке информации состоит в том, что в связи с особенностями законодательства анализ необходимо производить также еще и в следующем разрезе:

· Собственные основные средства

· Основные средства, полученные в аренду от ГосКомИмущества,

· Основные средства, взятые в текущую аренду у прочих контрагентов (кроме ГосКомИмущества).

3.3 Основные принципы построения информационной системы. Особенности детализации данных и новые возможности для анализа.

3.4 Разработка Плана счетов с учетом требований к анализу.

По законодательству Республики Казахстан План счетов бухгалтерского учета существенно более детализован, чем план счетов в Российской Федерации. Тем не менее, задачей проекта построения системы являлась еще большая детализация, влекущая за собой значительное увеличение количества применяемых в бухгалтерии счетов. Требования к аналитике были настолько развернуты, что количество счетов, предложенное проектом, от нескольких десятков возросло до нескольких сотен. С одной стороны такая мера усложнила задачу бухгалтерии, так как даже при автоматической обработке данных, ориентироваться во всем количестве счетов – достаточно сложная задача. Однако с другой стороны были удовлетворены требования всех заинтересованных пользователей, анализирующих информацию на разных уровнях системы управления и разных подразделениях предприятия. В то же время посегментная кодировка счетов бухгалтерского учета, описанная ниже, облегчает выбор и анализ информации на счетах.

Автоматическая обработка данных, как описано в Главе 2, позволяет по одному или нескольким символам в коде счета сделать аналитическую выборку и построить на ее основе нужный отчет или аналитическую таблицу. Соответственно, кодировке счетов было уделено первоочередное внимание.

Анализ разных групп счетов проводится не одинаково, следовательно, и требования к анализу данных на счетах были различны для разных групп счетов (затрат, запасов, расчетов, прибыли и т.п.), что и отразилась на принципах их кодирования.

В целом организация плана счетов строилась следующим образом:

План счетов представляет собой список счетов, каждый из которых построен по одному и тому же шаблону. Шаблон кода счета определяет структуру построения счета из набора сегментов (четыре сегмента).

Таблица 3.1

Шаблон бухгалтерского счета компании с дополнительной аналитикой

Номер сегмента счета	Название сегмента	Описание сегмента
1	2	3
1	Счет\субсчет	Первый сегмент счета представляется собой номер счета бухгалтерского учета по законодательству Республики Казахстан, а также номер субсчета к счету бухгалтерского учета Республики Казахстан или установленный предприятием для этого счета для обеспечения дополнительной аналитики на первом сегменте. Предприятие выделяет субсчета для учета расчетов с крупными контрагентами (РАО «ЕЭС», др.), видам и элементам затрат (амортизация, ремонт, материальные затраты, зарплата и т.п.), группам основных средств и т.п.
2	Валюта \ Центр затрат \ Фактический вид \ Признак принадлежности основных средств	На втором сегменте для счетов расчетов (расчеты с поставщиками, расчеты с заказчиками, прочими контрагентами) выделяется признак валюты, для анализа задолженности и расчетов в разрезе валют. Также для счетов расчетов в коде счета присутствует признак фактического вида средств оплаты. Для счетов затрат и доходов на втором сегменте счета выделен признак центра затрат, которые закодированы и должны указываться при учете затрат и доходов, что обеспечит анализ в разрезе центров ответственности. Для счетов, в которых не предусмотрены центры ответственности, выделяется признак филиала «Северный». Это требуется, поскольку операции по этому филиалу включаются в отдельную отчетность, в т.ч. и внешнюю. Для счетов учета основных средств необходим признак принадлежности основных средств, так как на балансе предприятия имеются основные средства, права собственности, на которые не принадлежит предприятию. Анализ использования этих основных средств нужно производить отдельно.

Срок задолженности \ Процесс \ Банковский счет \ Признак отнесения расхода периода за счет чистого дохода \ Признак системного счета

Для счетов задолженности на третьем сегменте счета выделен признак для группы задолженности по сроку давности (краткосрочная и долгосрочная). Эта информация требуется законодательством, долгосрочная задолженность регулируется нормативно. В связи с этим краткосрочная задолженность по истечении определенного времени переводится на другой счет. В анализе задолженности также важно видеть такое структурное деление.

Для счетов затрат на третьем сегменте выделяется код производственного процесса, который выступает в анализе затрат как альтернативный центр ответственности (т.е. центром затрат является не только рабочие участки, но процесс, который производится на нескольких участках).

Также за счетов затрат в третьем сегменте выделяется признак для целей налогообложения прибыли – отнесение за счет чистого дохода (аналогично российскому принципу восстановления для целей налогообложения прибыли). При анализе расходов, уменьшающих и не уменьшающих налогооблагаемую базу этот признак позволить производить автоматическую группировку всех затрат, независимо от счетов и видов расходов.

Для счетов денежных средств принято специфичное решение в структуру кода счета бухгалтерского учета поместить код банковского счета денежных средств, для целей анализа движения денег по счетам в банках, а также для удобства операционистов (реквизиты банковского счета будут выводиться автоматически).

На третьем сегменте выделены признаки для правильной работы системы (подробно не рассматриваем, т.к. к анализу отношения не имеет).

Признак филиала (БАК\ТЭЦ)+Счет ГААП

Предприятие формирует отчетность по международным стандартам. В связи с этим, принято решение об автоматическом формировании отчетности по международным стандартам на основе отчетности по национальным стандартам и настроенным соответствиям счетов разных систем отчетности. Это требование реализовано посредством того, что в коде каждого счета бухгалтерского учета присутствует код счета учета по международным стандартам.

Кроме того, на четвертом сегменте кода счета предполагается наличие признака филиала. У предприятия есть обособленный филиал – теплоэлектроцентраль - являющийся полностью самостоятельным предприятием. Как внешнюю отчетность по нему, так и внутренний анализ хозяйственной деятельности необходимо производить отдельно, в то время как операции по всем холдингу находятся в одной базе, что позволяет получать консолидированную отчетность и проводить анализ сводных данных. Отличие филиала «Северный» от филиала ТЭЦ – в том, что «Северный» не является самостоятельным предприятием, а в силу особенностей законодательства вынужден предоставлять по своей деятельности ряд внешних отчетов.

Важно отметить, что принципом построения Плана счетов, является то, что первоначально создаются все значения всех сегментов кода счета. Однако не обязательно задавать все допустимые комбинации и генерировать счета, которые никогда не будут использоваться, а их наличие только затруднит выбор данных для анализа. Комбинации счетов из существующих сегментов пользователь (бухгалтерия) создает сам при необходимости проведения операций по ним.

Примеры кодирования первого сегмента бухгалтерского счета

По законодательству Республики Казахстан счет бухгалтерского учета является трехзначным. Остальные символы на коде сегмента – представляют собой дополнительную аналитику.

Рассмотрим примеры кодирования значений первого сегмента.

Таблица 3.2

Примеры кодирования сегмента 1

№	Код сегмента	Тип счета	Описание сегмента	Краткое описание
1	2	3	4	5
1	30101000	Прочие текущие активы	Расчеты с отечественными заказчиками по углю и железнодорожному тарифу	Расчеты с отечеств. заказчиками по углю и жд тарифу
2	22290000	Прочие текущие активы	Торговая наценка в цене товаров	Торговая наценка в цене товаров
3	70101000	Прочие текущие активы	Доход от реализации угля разреза Северный	Доход от реализации угля, Северный
4	42301000	Денежные средства	Депозит	Депозит
5	67121000	Прочие текущие активы	Расчеты с РАО ЕЭС за поставленные ТМЦ	Расчеты с РАО ЕЭС за ТМЦ
6	60202000	Прочие текущие активы	Краткосрочные кредиты внебанковских учреждений	Кратк. кредиты внебанк. учреждений

Полный перечень значений сегмента приведен в документе «План счетов», который был разработан на проекте, но не включен в данную работу в связи с отсутствием подобной необходимости.

Принципы кодирования второго сегмента бухгалтерского счета

Для разных групп счетов принципы кодирования сегмента различны.

Ниже приведены примеры кодирования второго сегмента для групп счетов.

Таблица 3.3

Примеры кодирования сегмента для счетов расчетов (учет задолженности)

№	Код сегмента	Краткое описание	Описание сегмента
1	2	3	4
1	ЕВР00	Евро	Расчеты в Евро
2	КЗТ00	Казахстанский тенге	Расчеты в тенге
3	РУБ00	Российский рубль	Расчеты в российских рублях
4	ДОЛ00	Американский доллар	Расчеты в американских долларах

Таблица 3.4

Примеры кодирования сегмента для счетов затрат (центр затрат)

№	Код сегмента	Краткое описание	Описание сегмента
1	2	3	4
1	БП322	БПТУ, участок СЦБ 3	БПТУ, участок СЦБ 3
2	БР007	разрез Богатырь, Участок взрывных работ	разрез Богатырь, Участок взрывных работ
3	АЦ301	АТЦ, Автоколонна 1	АТЦ, Автоколонна 1
4	СТ201	СТ, Склад Службы Главного Энергетика	СТ, Склад Службы Главного Энергетика

Таблица 3.5

Примеры кодирования сегмента для счетов взаимозачета (вид средств фактической оплаты)

№	Код сегмента	Краткое описание	Описание сегмента
1	2	3	4
1	КЗТЗМ	Закрытие задолженности заказчика в тенге материалами	Закрытие задолженности заказчика в тенге материалами
2	РУБЗР	Закрытие задолженности заказчика в рублях работами, услугами	Закрытие задолженности заказчика в рублях работами, услугами
3	ДОЛПУ	Закрытие задолженности перед поставщиком в долларах углем	Закрытие задолженности перед поставщиком в долларах углем
4	СОМПМ	Закрытие задолженности перед поставщиком в сомах материалами	Закрытие задолженности перед поставщиком в сомах материалами

Полный перечень значений сегмента приведен в документе «План счетов», в данной работе в связи с отсутствием необходимости не приводится.

Примеры кодирования третьего сегмента бухгалтерского счета

Таблица 3.6

Примеры кодирования сегмента для счетов денежных средств

№	Код сегмента	Краткое описание	Описание сегмента
1	2	3	4
1	200А066	Счет №00146066 в ОАО “Комирбанк” г. Экибастуза в тенге	Счет №00146066 в ОАО “Комирбанк” г. Экибастуза в тенге
2	200В759	Счет №012467759 в ПОФ ОАО "Народный банк Казахстана" г. Павлодара в тенге	Счет №012467759 в ПОФ ОАО "Народный банк Казахстана" г. Павлодара в тенге
3	200Д905	Счет №000160905 в ЭФ ОАО "Казкоммерцбанк" г.Экибастуза в рублях	Счет №000160905 в ЭФ ОАО "Казкоммерцбанк" г.Экибастуза в рублях

Таблица 3.7

Примеры кодирования сегмента для счетов расчетов

№	Код сегмента	Краткое описание	Описание сегмента
1	2	3	4
1	10000Д0	Долгосрочная задолженность	Долгосрочная задолженность
2	10000К0	Краткосрочная задолженность	Краткосрочная задолженность

Таблица 3.8

Примеры кодирования сегмента для счетов затрат (центр ответственности – производственный процесс)

№	Код сегмента	Краткое описание	Описание сегмента
1	2	3	4
1	БР002ПВ	разрез Богатырь, участок вскрышных и отвальных работ №1, погрузка вскрыши	разрез Богатырь, участок вскрышных и отвальных работ №1, погрузка вскрыши
2	БП302ТУ	БПТУ, участок ПТО, услуги по транспортировке угля	БПТУ, участок ПТО, услуги по транспортировке угля
3	ПМ201РШ	ПМС, Звенно-сборный участок, Ремонт РШР	ПМС, Звенно-сборный участок, Ремонт РШР
4	РС900ЯО	РСУ в целом, общие расходы	РСУ в целом, общие расходы

Примеры кодирования четвертого сегмента бухгалтерского счета

Данный справочник содержит значения кодов четвертого сегмента для генерации Плана счетов.

Таблица 3.9

Примеры кодирования сегмента 4

№	Код сегмента	Краткое описание	Описание сегмента
1	2	3	4
1	Б113000	Cash in transit/Денежные переводы в пути	Cash in transit /Денежные переводы в пути Головное предприятие
2	Т211000	Trade Accounts Payable/Кредиторская задолженность поставщиков	Trade Accounts Payable/Кредиторская задолженность поставщиков Филиал ТЭЦ
3	Б611000	Salaries & Wages / Зарплата	Salaries & Wages / Зарплата Головное предпритие

Примеры кодирования счетов

Полный перечень самих счетов не представлен за отсутствием необходимости.

Примеры различных выборок данных для анализа, автоматически получаемых из системы бухгалтерского учета на основе использования приведенной выше детализации вынесены в Приложения.

Таблица 3.10

Примеры кодирования счетов

№	Код счета	Описание
1	2	3
1	20100000-СТ201-0000000-Б141000	Сырье и материалы головного предприятия на складе службы главного энергетика
2	30302000-КЗТ00-10000К0-Т133000	Расчеты по погашению краткосрочной задолженности перед филиалом ТЭЦ отечественных потребителей услуг в тенге
3	35111000-ДОЛ00-10000К0-Б138000	Авансы головного предпрития поставщикам и подрядчикам - под поставку товарно-материальных ценностей в долларах США
4	70201200-00000-0000000-Б402000	Доход головного предпрития от выручки комбината общественного питания
5	9211Г002-ПМ201-ПМ201ЖД-Б501000	Затраты бензина звеносборочного участка ПМС (путевая машинная станция) головного предприятия на капитальный ремонт железнодорожного пути

Вынесение дополнительной аналитики на счета бухгалтерского учета, позволило не только формировать детальные внешние отчеты, выполняя информационные запросы внешних пользователей, но и обеспечить всесторонний и подробный анализ данных в соответствии с внутренними требованиями.

Это производится следующим образом: В отчетности, предоставляемой внешним пользователям (государственным контролирующим органам, банкам и прочим кредиторам, акционерам и т.д.) длинные много символьные счета бухгалтерского учета сворачиваются до трех-четырех необходимых символов или до первого сегмента счета. Это происходит автоматически при формировании необходимых отчетов для предоставления внешним пользователям. В то же время для внутреннего анализа используются все символы счета или те из них, в которые имеется необходимость для какого-то конкретного вида аналитической выборки.

Дополнительные возможности по анализу появляются у пользователей информации в первую очередь при проведении более глубокого вертикального анализа, поскольку структура всех основных показателей значительно расширена. Автоматически обеспечиваются дополнительные возможности по проведению факторного анализа по аддитивной модели. Горизонтальный анализ любых показателей системы также возможен за длительные периоды времени и по таким показателям, по которым до внедрения системы данные вообще отсутствовали.

Предложенное средство автоматизации в настоящее время предусматривает возможности аналитика по настройке произвольной формы получаемых отчетов (указание параметров группировки, сортировки, выборки данных). И, несмотря на то, что используемая на проекте программа не автоматизирует такие более сложные методы анализа, как элиминирование с использованием мультипликативной модели, корреляционно-регрессионный анализ и др., данные для подобных расчетов могут быть получены, автоматически переданы в смежный продукт, например, MS Excel, и обработаны там.

Пример возможностей по анализу информации

Методика анализа динамики и структуры данных (горизонтальный и вертикальный анализ) проста и универсальна. Однако на практике ее использование ограничено возможностями информационной базы. При недостаточно совершенном уровне организации учета зачастую не доступны данные о структуре отдельных показателей, не сопоставимы данные по периодам и т.п. Описанные принципы детализации данных позволяют обеспечить получение информации во всех необходимых разрезах. В приложении приведено достаточно больше количество примеров - детализации информации как бухгалтерского учета, так и управленческого учета. Данные, полученные на основе приведенных выборок, доступны для анализа структуры и динамики. Для примера приведем аналитическую выборку по центрам затрат

Таблица 3.11

Выборка для анализа по центрам затрат

Код центра затрат	Центр затрат	Сумма затрат
1	2	3
АЦ301	АТЦ, Автоколонна 1	30 054
АЦ304	АТЦ, Спецколонна (иномарки)	21 876
БП301	БПТУ, участок связи	110
БП302	БПТУ, участок ПТО	10 909
Итого:		62 952

Отчеты системы может быть дополнены необходимыми расчетными величинами или обработка данных может быть произведена автоматически с выгрузкой информации в другое приложение. При любом выбранном варианте на выходе будет получены следующие формы (или другие, более устраивающие пользователей):

Таблица 3.12

Выборка центрам затрат для вертикального анализа (анализа структуры затрат)

Код центра затрат	Центр затрат	Сумма затрат	Удельный вес
1	2	3	4
АЦ301	АТЦ, Автоколонна 1	30 054	47,74 %
АЦ304	АТЦ, Спецколонна (иномарки)	21 876	34,75 %
БП301	БПТУ, участок связи	110	0,17 %
БП302	БПТУ, участок ПТО	10 909	17,33 %
Итого:		62 952	100,00 %

Таблица 3.13

Выборка центрам затрат для горизонтального анализа (анализа динамики затратных показателей)

Код центра затрат	Центр затрат	Период 1		Период 2		Изменение
Код центра затрат	Центр затрат	Сум ма	Удель ный вес	Сумма затрат	Удель ный вес	Сум ма	Темп прироста
1	2	3	4	5	6	7	8
АЦ301	АТЦ, Автоко-лонна 1	30 054	47,74 %	30 054	53,82 %	0	0, 00 %
АЦ304	АТЦ, Спецколонна (иномарки)	21 876	34,75 %	20 054	35,92 %	- 1 822	- 8, 33 %
БП301	БПТУ, участок связи	110	0,17 %	124	0,22 %	14	12, 73 %
БП302	БПТУ, участок ПТО	10 909	17,33 %	5 609	10,04 %	- 5 300	- 48,58 %
Итого:		62 952	100,00 %	55 841	100,00%	- 7 108	0,00 %

Подобные представления данных могут быть автоматически получены сразу с необходимыми расчетами по всем выборкам, приводимым в приложении. Вследствие универсальности такой возможности обработки данных цифровые расчеты по анализу не приводятся по каждому примеру, основное внимание уделяется принципам детализации данных.

3.5 Детализация объектов складского учета.

Организация плана счетов и его параметров, описанная в предыдущем пункте, может обеспечить предоставление необходимой информации для анализа (как внешнего, так и внутреннего) в составе данных бухгалтерского учета. Однако для оперативного управления предприятием на различных участках деятельности нужны данные, отличающиеся по срокам предоставления и детализации от информации, имеющейся на счетах бухгалтерского учета.

На предприятии, с большим количеством используемых материалов, запчастей к машинам и механизмам, товаров и услуг важнейшую роль играет складской учет

При ведении складского учета большое значение имеет кодировка наименований.

Складской учет ТОО «Богатырь Аксес Комир» организован в соответствии с делением всех наименований на наименования готовой продукции, товарно-материальных ценностей, услуг, потребляемых предприятием и услуг реализуемых (услуги и работы завода по ремонту горного оборудования РГТО, транспортные услуги автоколонн ПМС и т.д.).

Вторым важнейшим признаком детализации данных складского учета является признак местонахождения. Структура складов предприятия обширная. Наименования перемещаются между подразделениями предприятия, складскими участками, складами в цехах, на разрезах, подотчетными лицами и т.п.

По ряду наименований необходим учет по сериям, партиям поставки, так как парии имеют специфику.

Детализация для анализа по складским наименованиям.

Проектом были предложены принципы кодирования наименований, различные для готовой продукции, материалов и товаров, видов услуг.

Таблица 3.14

Принципы кодирования материалов, товаров, оборудования

1	2	3
4 цифры	Код наименования – порядковый номер складского наименования в рамках номенклатурной подгруппы	0012 0003 0921
1 буква	Код службы, производящей готовую продукцию, закупки товарно-материальных ценностей, оказывающей услуги и т.д.	1 – Служба главного энергетика, 2 – Служба главного механика жд транспорта, 3 – Служба главного механика горного оборудования, 4 – ОМТС, 5 – Коммерческий отдел, 6 – КОП, 7 – Службы снабжения ТЭЦ
3 цифры	Бухгалтерский классификатор: счет главной книги, на котором учитываются соответствующие товарно-материальные ценности	126 – Оборудование 201 – Сырье и материалы 203 – Топливо 221 – Готовая продукция 222 – Товары приобретенные
1 буква	Признак получения ТМЦ от ликвидации ОС	Л – от ликвидации основных средств, А – не связанные с ликвидацией основных средств (данный признак настолько важен для аналитики складских запасов в целях управленческого и налогового учета, что вынесен прямо на код наименования)
1 буква	Признак, характеризующий принадлежность наименования к МБП	М – МБП, «» – остальные (не МБП)

Для учета номенклатурных групп для целей проекта был разработан агрегированный перечень групп наименований, а также перечень подгрупп в рамках каждой группы. Код группы, как описано в выше приведенной таблице, указывается на коде наименования. Для примера приводится выдержка из списка групп наименований.

Таблица 3.15

Номенклатурные группы

№ группы	Название группы
1	2
0001	Сырье металлургическое
0002	Прокат черных металлов
0003	Трубы стальные, чугунные и фитинги к ним
0004	Канаты
0005	Материалы верхнего строения ж/д путей, Германское оборудование
0006	Металлоизделия промышленного назначения 1 часть
0007	Металлоизделия промышленного назначения (метизы) 2 часть
0008	Металлоизделия промышленного назначения (ВСП) 3 часть
0009	Цветные металлы, Паяльные изделия
0010	Контактный, Монтажный провод,Кабель, провод, кабельные изделия
0011	Кабель сигнально-блокировочный,' Н/вольтная коммутационная аппаратура, запчасти
0012	Электросварочное, газосварочное оборудование. Монометры, Силовые электромашины, запчасти, защитные средства, весодозировка, электроустановочные, лампы, пусковые
0013	Аппаратура СЦБ и связи,' Компоненты радиоэлектросхем
0014	Фонари, лампы. Аккумуляторы, в/вольтное э/обородование, н/вольтное э/оборудование, оборудование воздуш. линий, изоляц. материалы, элект

Для структурирования услуг, потребляемых предприятием, предусмотрена иная, чем для складских наименований, структура кода. Здесь заимствована детализация затратных счетов на счетах главной книги. Это объясняется тем, что как при регулярном анализе бухгалтерской информации, так и при текущем анализе оперативных данных, в части затрат на услуги и другие расходы важна одна и та же информация. Учет потребляемых услуг в складском разделе наряду с реальными складскими единицами важен, так как это позволяет в оперативном учете разделить закупки услуг по их видам (и в суммовом и в количественном измерении - число актов выполненных работ), видеть структуру закупаемых услуг в рамках служб и подразделений и т. п.

Таблица 3.16

Принципы кодирования услуг

Формат

Описание

Примеры значений

1 буква

Признак услуги в наименовании

У – производственные услуги,

Ч –услуги регулярного характера в части общепроизводственных и общехозяйственных расходов

1	2	3
3 цифры	Код группы услуг (заимствован из кодировки 1-го сегмента затратных счетов), Для кодировки жд тарифа, начисляемого железной дорогой, предусмотрен специальный код - 990	У001 – Услуги связи, У002 – Услуги автотранспорта, У003 – Коммунальные услуги, У801 – Аренда, Ч013 – Лечение и т.д., У990 – Жд тариф, начисляемый железной дорогой за оказанные услуги
3 цифры	Код подгруппы услуг внутри группы. Если учет подгрупп не ведется - 999	001 – услуги по аренде автомобильного транспорта, группа У002, 002 – услуги по аренде оборудования, группа У002, 003 – услуги по аренде здания, группа У002, 999 – учет по подгруппам не ведется (например, услуги по дератизации и дезинфекции – У007)
4 символа	Код услуги – порядковый номер услуги в рамках данной подгруппы	0001 0002 и т.д.
000000	Нули (для соответствия принципу кодирования ТМЦ)	000000

Таблица 3.17

Принципы кодирования готовой продукции и тарифа

Формат	Описание	Примеры значений
1	2	3
4 цифры	Код группы (для готовой продукции – 0000)	0000
1 буква и 2 цифры	Код подгруппы готовой продукции внутри группы Состоит из условного кода подразделения или группы подразделений, производящих продукцию (1 буква) и порядкового номера подгруппы в рамках подразделения	У01 – уголь, У02 – угольная селекция (пустая порода), У03 – ж/д тариф, Щ01 – щебень, Щ02 – отсев щебня Р01 – готовая продукция РГТО, подгруппа первая (партионный учет), Р99 – готовая продукция РГТО, услуги оказанные П01 – готовая продукция ПМС, подгруппа первая (звенья) (партионный учет), П02 – готовая продукция ПМС, подгруппа вторая (стрелочные переводы) (партионный учет), П03 – готовая продукция ПМС, подгруппа третья (шпалы) (партионный учет), П99 – готовая продукция ПМС, услуги оказанные Т01 – продукция ТЭЦ, теплоэнергия, К01 – продукция КОП С01 - путевки

1	2	3
4 символа	Код наименования продукции (услуги) – порядковый номер наименования в рамках данной подгруппы	0001 – уголь разреза Богатырь в рамках подгруппы У01 (уголь), 0002 – уголь разреза Северный в рамках подгруппы У01 (уголь), 0003 – товарный уголь разреза Восточный в рамках подгруппы уголь (данное наименование не является готовой продукций, но для удобства в модуле Склад кодируется аналогично), 0004 – уголь, заказанный (данное наименование используется только для формирования заказов в модуле Оформление заказов и фактически соответствует наименованиям 0001 и 0002, используемых в прочих модулях), 0001 – селекция разреза Богатырь в рамках подгруппы У02, 0002 – селекция разреза Северный в рамках подгруппы У02, 0004 – селекция, заказанная (данное наименование используется только для формирования заказов в модуле Оформление заказов и фактически соответствует наименованиям 0001 и 0002, используемых в прочих модулях), 0001 – жд тариф по разрезу Богатырь в рамках подгруппы У03 (тип количества – Нет), 0002 – жд тариф по разрезу Северный рамках подгруппы У03 (тип количества – Нет), 0001 – щебень щебкарьера разреза Богатырь в рамках подгруппы Щ01, 0002 – щебень щебкарьера разреза Северный в рамках подгруппы Щ01, 0004 – щебень, заказанный (данное наименование используется только для формирования заказов в модуле Оформление заказов и фактически соответствует наименованиям 0001 и 0002, используемых в прочих модулях), 0001 – отсев щебкарьера разреза Богатырь в рамках подгруппы Щ02, 0002 – отсев щебкарьера разреза Северный в рамках подгруппы Щ02, 0004 – отсев, заказанный (данное наименование используется только для формирования заказов в модуле Оформление заказов и фактически соответствует наименованиям 0001 и 0002, используемых в прочих модулях), 0001 – штанга буровая в рамках подгруппы Р01
1	2	3
		(РГТО), 0005 – бронзовые втулки в рамках подгруппы Р01 (РГТО), 0001 – звенья Р-65 в рамках подгруппы П01 (ПМС, звенья) и т.д. 0001 – услуги ПМС по пропитке брусов деревянных в рамках подгруппы Н02 (нескладскаие наименования, услуги ПМС) 0001, 0002, 0003… – путевки социальной сферы БАК по видам 0001 – тепловая энергия в рамках подгруппы Т01
1 цифра	Назначение продукции	0 – не отслеживается (для продукции основных производств – угля. селекции, щебня, отсева, тепловой энергии) 1 – для собственного потребления (продукция вспомогательных производств РГТО, ПМС,…): учет по плановой себестоимости 2 – для реализации на сторону (продукция вспомогательных производств РГТО, ПМС,…): учет по нулевой себестоимости
00000	Нули (для соответствия с кодировкой ТМЦ)	00000

Примеры кодирования наименований

Рассмотрим примеры кодирования различных складских единиц.

Таблица 3.18

Примеры кодирования товарных наименований

Код	Комментарий
1	2
0003-007-0012-4-201А	Труба чугунная водонапорная (с конкретной характеристикой). Составляющие: группа 0003 –Трубы стальные, чугунные и фитинги к ним, подгруппа 007 – Трубы чугунные водонапорные, вн. номер в подгруппе - №0012, служба 4 – ОМТС, счет 201 - Материалы, учитываемые на счете 201, А – полученные не от ликвидации ОС.
0029-002-0003-1-2011М	Регулятор температуры (с конкретной характеристикой) Составляющие: группа 29 – Приборы и аппараты малой стоимости, КИП, регуляторы, реле, подгруппа 2 - Регуляторы давления, температуры, реле, вн. номер в подгруппе - №0003, служба 1 – СГЭ, счет 201 – Инвентарь, учитываемый на счете 201, 1 - полученные от ликвидации ОС признак, М – регулятор относится к МБП
У003-001-0012-0-00000	Услуги по аренде автомобиля №###### Составляющие: признак У – услуга, группа 003 – коммунальные услуги, 001 - услуги по аренде автомобильного транспорта, вн. номер в подгруппе №0012.

0000-Р01-0001-1-00000

Штанга буровая (с конкретной характеристикой).

Составляющие: группа 0000 – Готовая продукция, подгруппа Р01 – первая подгруппа продукции РГТО, вн. номер в подгруппе №0001 – конкретное наименование штанги буровой, для собственного потребления – назначение «1»: учет по плановой себестоимости.

Детализация для анализа запасов по местонахождению

Для обеспечения детализации аналитических данных складских операций необходимо соответствующим образом группировать операции в разрезе местонахождения товаров, а также логического местонахождения услуг (пункта приема, службы, заказывающей их и т.п.).

Принципы кодирования товарно-материальных ценностей, готовой продукции, услуг предполагаются различными. В настоящем разделе они изложены в отдельных пунктах.

Таблица 3.19

Принципы кодирования местонахождений для материалов, оборудования, товаров

Формат

Описание

Примеры значений

2 буквы и 3 цифры

Код местонахождения (МНХ):

Для центральных складов и участков в подразделениях (куда передаются ТМЦ под отчет) совпадает с кодом центра затрат во втором сегменте счета Главной книги

Склады спецодежды кодируется 1БА01 (первая буква цифра 1– признак склада спецодежды, БА/ТЭ признак БАК/ТЭЦ, четвертая и пятая номер склада спецодежды в БАК или ТЭЦ

Для логического склада для переоценки товаров комбината общественного питания - будет использован буквенный код - КОППО

СТ204 – склад ОМТС (из кодировки центра затрат: СТ – Склады ТМЦ, 2 – закрытие затрат по подразделению на 920-е счета, 04 – порядковый номер склада ОМТС в подгруппе СТ – складов ТМЦ),

СТ201 – склад службы Главного Энергетика (из кодировки центров затрат: СТ – Склады ТМЦ, 2 – закрытие затрат по подразделению на 920-е счета, 01 – порядковый номер склада ОМТС в подгруппе СТ - складов ТМЦ)

СП901 – первый склад СПТУ (из кодировки центров затрат: СП – СПТУ, 9 – затраты на объект относятся на общие расходы по подразделению; непосредственно из складских кодировок: 01 – порядковый номер склада в рамках подразделения СПТУ),

1БА01 – склад спецодежды БАК первый (в настоящее время –

1	2	3
		единственный), 1ТЭ01 – склад спецодежды ТЭЦ., КОППО – логический склад для переоценки продуктов КОП
2 символа	Код материально ответственного лица внутри склада	01 – Гончаренко Н.Г., склад ОМТС, 02 – Тоулетаева О.С., склад ОМТС, 01 – Кащеева Л.В., склад СПТУ, 02 – Телега М.М., склад СПТУ и т.д.
1 символ	Признак склада МБП для забалансового учета	Пусто (код местонахождения состоит из 7 символов) – балансовый учет ТМЦ, не относящихся к обменному фонду; о – учет ТМЦ, относящихся к обменному фонду (один склад на подразделение); з – забалансовый учет МБП

Таблица 3.20

Принципы кодирования местонахождений для готовой продукции

Формат	Описание	Примеры значений
1	2	3
1 цифра (0)	Признак местонахождения для готовой продукции	0
4 буквы	Буквенный код склада готовой продукции	УСКБ – угольный склад разреза Богатырь, УСКС – угольный склад разреза Северный, УКОБ – разрез Богатырь, «уголь на колесах», УКОС – разрез Северный, «уголь на колесах», УКОВ – разрез Восточный, товарный уголь, ДОЗБ – «уголь \ щебень на колесах» на дозировочной, разрез Богатырь, ДОЗС – «уголь \ щебень на колесах» на дозировочной, разрез Северный, СОРБ – «уголь \ щебень на колесах» на сортировочной, разрез Богатырь, СОРС – «уголь \ щебень на колесах» на сортировочной, разрез Северный, ЖМШБ – «уголь\щебень в маршрутах», переданный железной дороге (до выставления счетов финансовым отделом), для разреза Богатырь, ЖМШС – «уголь\щебень в маршрутах»,

переданный железной дороге (до выставления счетов финансовым отделом), для разреза Северный,

ДСКБ – склад угля и щебня на дозировочной, для разреза Богатырь,

ЭТПЛ – логический склад для теплоэнергии ТЭЦ,

УСКК – склад угля котельных БАК,

УСКТ – склад угля ТЭЦ,

ЩСКБ – склад щебня щебкарьера разреза Богатырь,

ЩСКС – склад щебня щебкарьера разреза Северный,

ЩКОС – щебкарьер разреза Северного, «щебень на колесах»,

ЩКОБ- щебкарьер разреза Богатырь, «щебень на колесах»,

РГСК – склад готовой продукции РГТО,

ПМСК –склад готовой продукции ПМС,

РКОП – логический склад, с которого производится реализация готовой продукции КОП

Таблица 3.21

Принципы кодирования местонахождений для услуг

Формат	Описание	Примеры значений
1	2	3
буква У	Признак местонахождения для услуг	У – характеризует логические склады для услуг
7 букв или цифр	Код местонахождения - совпадает с кодом процесса затрат в третьем сегменте затратных счетов Главной книги Для услуг, относимых на капитальное строительство, заводится единственный логический склад	БР002ПО - разрез Богатырь, участок вскрышных и отвальных работ №1, приемка в отвалы (из кодировки затрат по процессам: БР – разрез Богатырь, 0 – закрытие затрат по подразделению на 900-е счета, 02 – порядковый номер участка в подгруппе БР, ПО – код процесса приемка в отвалы) и т.п. 00УСКС – единый склад услуг, относимых на капитальное строительств

Примеры кодирования местонахождений

Рассмотрим примеры кодирования различных местонахождений.

Таблица 3.22

Примеры кодирования местонахождений

№	Код	Комментарий
1	2	3
1	СТ20401	Склады ТМЦ, Склад ОМТС, МОЛ – Гончаренко Н.Г (001) балансовый учет ТМЦ
2	СП90101	СПТУ (на складе), Склад №1, МОЛ – Кащеева Л.В. (01) балансовый учет ТМЦ
3	СП90101о	СПТУ (на складе), Склад №1 в части обменного фонда (о), МОЛ – Кащеева Л.В. (01) балансовый учет ТМЦ
4	СТ20303	Склады ТМЦ, Склад службы главного механика ЖД, МОЛ 003 балансовый учет ТМЦ
5	СТ20303з	Склады ТМЦ (выдача подотчет), Склад службы главного механика ЖД, МОЛ 003 забалансовый учет МБП
6	1БА0101	Склад спецодежды БАК, МОЛ №1
7	0УСКБ	Скдады готовой продукции, угольный склад разреза Богатырь
8	0ДОЗС	Склады готовой продукции, «уголь на колесах» на дозировочной, разрез Северный
9	УБР002ПО	Логический склад для услуг, относимых на процесс «приемка в отвалы» участка вскрышных и отвальных работ №1 разреза Богатырь

Обеспечение анализа складских операций и запасов в разрезе единиц измерения

Для анализа информации в натуральном измерении важно обеспечить учет в единицах измерения (штуки, литры, тонны, ящики и т.д.) и возможность автоматического пересчета данных из одних единиц в другие, например тонны угля в вагоны угля и т.п.

Проектом было решено кодировать единицы измерения строчными буквами русского алфавита. Что касается автоматического пересчета данных из одних единиц в другие, то предлагаемая система автоматизации дает такую возможность, и отчеты могут строиться в тех единицах измерения, которые запрашивает аналитик (для задания правил пересчета необходимо лишь настроить порядок, ввести формулы, коэффициенты и т.д.)

Примеры кодирования единиц измерения

Таблица 3.23

Примеры кодирования единиц измерения

№	Код	Комментарий
1	2	3
1	гкл	Гекакалория
2	г	Грамм

1	2	3
3	тн	Тонна
4	м	Метр
5	к-т	Комплект
6	п/м	Погонный метр
7	рулон	Рулон
8	шт	Штука
9	лист	Лист
10	вг	Вагон

Детализация в разрезе классов товаров

Многоуровневый код наименования позволяет обеспечить достаточное количество уровней детализации. Однако для удобства работы пользователей и построения аналитических отчетов дополнительная детализация может быть обеспечена проставлением дополнительного признака в карточке наименования, то есть обеспечение деления всех наименований на классы. Признак класса – некая группа, которая будет объединять несколько наименований, иметь подклассы, но в то же время в структуре кода наименований присутствовать не будет. Кроме того, имеется дополнительное удобство выбора данных для анализа, которое состоит в том, что не нужно строить аналитическую выборку по маске кода, указывая несколько символов, а лишь выбирая группу или подгруппу наименований, указывая лишь один этот признак.

Такое деление также значительно упрощает формирование отчетов по большому количеству наименований и групп, так как для выборки в отчет наименований той или иной группы (или нескольких групп) достаточно задать диапазон групп (а не наименований).

Таблица 3.24

Кодирование кода класса

№	Код	Наименование класса
1	2	3
ТМЦ
1	0001-0080	Группы в соответствии с кодировкой наименований ТМЦ
Готовая продукция
1	101	Уголь
2	102	Уголь (товарный)
3	103	Селекция

1	2	3
4	104	Щебень
5	105	Отсев
6	106	Продукция РГТО
7	107	Продукция ПМС
8	108	Продукция ТЭЦ (теплоэнергия)
9	190	Прочая ГП
Услуги
1	806	Услуги РГТО
2	807	Услуги ПМС
3	890	Прочие услуги

Детализация на основе кодов товарного классификатора

Деление наименований на группы может быть произведено в нескольких аналитических разрезах. Аналогично тому, как каждое наименование принадлежит к какому-то классу товара, также он будет иметь и одно из значений товарного классификатора – дополнительного признака для обеспечения детализации товаров, материалов.

Данный аналитический признак предполагается использовать для указания службы, курирующей наличие на складах данных товаров и заявки на их приобретение. Кроме того, в коде товарного классификатора будет содержаться указание на то, получено ли данное наименование в результате ликвидации основного средства или оно приобретено иным образом.

Таблица 3.25

Описание шаблона кода товарного классификатора

Формат	Описание	Примеры значений
1	2	3
3 буквы	Код курирующей службы	МТС – отдел материально-технического снабжения, СГЭ – служба главного энергетика, ЖДТ – служба главного механика по железнодорожному транспорту, СГМ – служба главного механика, ТЭЦ – ТЭЦ и т.д.
1 буква	Признак происхождения товара, ТМЦ	Л – от ликвидации основных средств, А – не связанные с ликвидацией основных средств

Детализация типов операций

Для деления всех производимых операций на группы вводится также признак типа операции. Например, для типа «Закупка. Увеличение количества на складе» могут быть использованы подтипы «Получено от ликвидации основных средств», «Получено из производства», «Внесено в возмещение недостачи материально ответственным лицом» и т.д.

Расходные операции также делятся на группы: «Отпущено со склада в производство», «Потери от порчи», «Потери от недостачи», «Выдано в счет займа» и т.д.

Такое деление позволит получать данные и анализировать их в разрезе типов, подтипов операций. Деление при вводе будет осуществляться всегда, так как указание подтипа обязательно.

Внедрение вышеописанных принципов детализации данных складского учета существенно расширяет возможности анализа складских операций и остатков. Причем речь идет:

· о возможностях общехозяйственного анализа, проводимого службами управления предприятием, сконцентрированного на оценке структуры используемых наименований, изменения их количества и стоимости во времени, сроках их хранения и причин возможного недостатка или затоваривания,

· о возможности оперативной оценки состояния склада службами подразделений для принятия текущих решений об отгрузках, перемещениях, необходимости дополнительной закупки и т.п.

Примеры выборок для аналитических таблиц по складскому учету вынесены в Приложения.

3.6 Детализация финансового учета. Расчеты и движение денежных средств.

Оперативный учет движения денежных средств, а также состояния договоров и расчетов с контрагентами является на предприятии одной из основных задач. Однако в отличие от учета и анализа складских запасов, затрат, использования основных средств финансовый учет и анализ финансовой деятельности (прежде всего расчетов и движения денежных средств) еще до внедрения системы был поставлен на достаточно высокий уровень. Для анализа данных использовался автоматизированный программный продукт собственной разработки. В связи с этим задачи проектирования осложнились наличием большого количества уже существующих требований к детализации данных.

Детализация по странам контрагентов.

Аналитики финансового отдела используют в работе финансовые отчеты по расчетам в разрезе стран контрагентов. Предприятие импортирует и экспортирует достаточно большие объемы, в связи с этим для анализа эффективности внешнеторговой деятельности необходима детализация данных в разрезе стран.

Таблица 3.26

Описание шаблона кода страны

Формат	Описание	Пример значения
1	2	3
1 буква	Код страны из кода поставщика (первый символ кода – буква используется исключительно для целей сортивовки, так как сортивовка в алфавитном порядке не устраивает – основные страны окажутся в конце и середине списка)	А – Казахстан Б – Россия В – Кыргызстан Г – Украина Д – Германия Ж – США З – Таджикистан И – Дагестан К – Англия Л – Дания
7 букв	Краткое наименование страны	КАЗХСТН КЫРГЗТН ДАНИЯ

Детализация служб предприятия

На предприятии существует несколько организационно независимых дирекций, в рамках которых также имеется значительное количество служб. Каждая служба заключает договора со своими контрагентами сама. Финансовая дирекция осуществляет контроль за всеми службами и требует от информационной системы необходимые данные для анализа деятельности каждой службы.

Проектом было предложено организовать ввод операций по расчетам с поставщиками и заказчиками с обязательным указанием кода службы.

Составной код службы, предложенный проектом, предполагает возможность анализа данных как в разрезе служб, так и в разрезе их составляющих – дирекций предприятия.

Таблица 3.27

Описание шаблона службы

Формат	Описание	Пример значения
1	2	3
1 символ	Дирекция ТОО «БАК», которая заключила договор	См. ниже
2 символа	Служба ТОО «БАК», которая заключила договор	См. ниже

Примеры кодирования дирекций, служб

Таблица 3.28

Кодирование дирекции, которая заключила договор

Код дирекции	Описание
1	2
А	Техническая дирекция
Б	Коммерческая дирекция
В	Производственная дирекция
Г	Дирекция по маркетингу и продажам
Д	Дирекция по персоналу и связям с общественностью
Е	Финансовая дирекция
Ж	Дирекция по капитальному строительству и перспективному развитию
З	ТЭЦ
И	Договоры цессии
К	ОАО «Промсервис-Отан»
Я	Прочие

Справочник служб и дирекций заполняется следующими значениями:

Таблица 3.29

Кодирование служб

Код службы	Описание
1	2
А01	Служба технологии и механизации (техническая дирекция)
А02	Служба главного энергетика (техническая дирекция)
А03	Служба главного механика по горному оборудованию (техническая дирекция)

1	2
А04	Служба главного механика по ж.д. транспорту (техническая дирекция)
Б01	ОМТС (коммерческая дирекция)
Б02	Коммерческий отдел (коммерческая дирекция)
Б03	Отдел по работе с таможней (коммерческая дирекция)
Б04	Отдел планирования ресурсов (коммерческая дирекция)
В01	Разрез «Северный» (производственная дирекция)

И так далее.

Учет видов средств отгрузки

Признак вида средств должен указываться при вводе операции (см. описание проблемы – подраздел «Анализ в разрезе видов средств расчетов».). Он служит для определения того вида средств, которым произведена поставка (фактический вид средств поставки). Из условий договора сумма поставки будет разбита по видам средств к оплате (те виды средств, которыми будет оплачена данная поставка). Однако для оценки взаимозачетов важно не только детализация по видам предполагаемой оплаты, но и вид средств самой отгрузки, поскольку условия оплаты могут быть изменены, а данная отгрузка может сама являться оплатой по другому договору.

Таблица 3.30

Кодирование видов средств

Формат

Описание

Значение

Буквенное значение

Вид средств

У – уголь,

Т – теплоэнергия,

Р – работы, услуги,

М – ТМЦ,

Г – ГСМ,

Д – денежная часть,

В – взаимозачет,

П – ТехПД,

Ц- ценные бумаги

Вид средств отгрузки указывается и в операциях закупки, приема товара (ввода накладной, счета-фактуры) от поставщика, и в операциях отгрузки товара заказчику.

Детализация возвратов

При возврате товара вводятся операции, противоположные операциям прихода и расхода, для отличия их друг от друга при последующем анализе важно обеспечить их соответствующую детализацию. Кроме непосредственных возвратов имеют место различные операции по уменьшению задолженности: договора цессии, сложные акты взаимозачета, списание задолженности и т.д.

Справочник возвратов нужно заполнить кодами видов возвратов как минимум для двух случаев: ошибочно введенная операция и реально имевший место возврат (или частичный возврат) поставки. Однако, при необходимости, аналитика может быть расширена.

Таблица 3.31

Кодирование возвратов

Формат

Описание

Пример значения

8 букв

Является указателем на тип возврата.

Предлагается использовать следующие коды типов возврата:

1. ВОЗВРАТ – возврат испорченных, бракованных и т. Д. ТМЦ.,

2. ЦЕССИЯ – списание задолженности при переброске с одного кредитора на другого,

3. СПИСАНИЕ – списание кредиторской задолженности в доход,

4. СТОРНО – корректировка ошибочно введенных операций,

5. НЕОТФАКТ – корректировка неотфактурованных поставок

Налоговый учет в разрезе кодов и типов налогов

Предприятие уплачивает достаточно большое количество установленных государством налогов. Кроме того, налоговый отдел бухгалтерии и отдел бюджетного планирования и контроля в рамках налогового планирования анализируют расчеты по налогам, эффективность использования налоговых различных льгот, своевременность и эффективность расчетов с контрагентами в части косвенных налогов. Кроме того, широко практикуются налоговые взаимозачеты, требующие анализа расчетов с бюджетными организациями, являющимися заказчиками и должниками предприятия.

Проектом закодированы типы налога, объединенные в коды. Код налога это составной налог, при обложении одного объекта разными видами косвенных налогов одновременно.

Таблица 3.32

Описание шаблона кода налога

Формат	Описание	Значения
1	2	3
1 буква	Признак БАК/Северный/ТЭЦ	Б – БАК Т – ТЭЦ C - Северный
1 цифра	Указывается регион закупки, согласно требований налоговой декларации	Предлагается присвоить данному указателю следующие значения: 1 – Казахстан 2 – СНГ 3 - Внешний рынок (НДС по закупкам уплачивается сразу при оформлении на таможне – согласно ст.71-1, п.1 Закона о налогах РК) 4 - Внешний рынок (НДС по закупкам уплачивается с отсрочкой – согласно ст.71-1, п.1 Закона о налогах РК – импортируемое сырье, материалы, предназначенные для промышленной переработки, импортируемые вода, газ и электроэнергия) 5 - Внешний рынок (закупки, освобожденные от НДС – согласно ст.71-1, п.2 Закона о налогах РК – импорт товаров в соответствии с утвержденным перечнем оборудования, сырья, материалов, запасных частей, медикаментов и товаров, используемых в сельскохозяйственном производстве) 6 – Внешний рынок (закупки, освобожденные от уплаты НДС согласно ст. 71 Закона о налогах, по перечню)
1 цифра	Указывается вид закупаемых активов, согласно требований налоговой декларации	Предлагается присвоить данному указателю следующие значения: 0 – Основные средства (кроме автомобилей, зданий) 1 – Автомобили, здания 2 – Товары, работы, услуги 3 – товары, работы, услуги, закупленные в СНГ, по которым НДС включается в стоимость их приобретения (Закон о налогах, ст. 64.5) используется только для кодов налогов, у которых на втором символе – цифра 2. 4 – не отслеживается (для импорта сырья, материалов, предназначенных для промышленной переработки, импортируемых воды, газа и электроэнергии; для освобожденного импорта по ст. 71) соответственно значения второго символа 4 и 6 (то

1	2	3
		есть для кодов налогов, у которых на втором символе 4 и 6 на третьем символе всегда будет стоять цифра 3)
1 цифра	Указывается форма заполнения счета-фактуры, согласно требований налоговой декларации	Предлагается присвоить данному указателю следующие значения: Для закупок в Казахстане и СНГ - 1 – В налоговом счете-фактуре НДС указан 2 – В счете-фактуре имеется отметка «Без НДС» 3 – в налоговом счете-фактуре отсутствует НДС или нет отметки «Без НДС» 4 – Не отслеживается (для закупок за рубежом –импорт; для закупок зданий, автомобилей). То есть, для кодов налогов, у которых на втором символе 3, 4, 5 и 6 и для кодов налогов, у которых на третьем символе 1 - на этом символе всегда будет стоять цифра 4.
1 цифра	Указывается признак включен/ не включен	Предлагается присвоить данному указателю следующие значения: 1 – НДС не включен 2 – НДС включен
2 цифры	Ставка налога	20 – 20% 10 – 10% 00 – 0 %

Примеры кодирования налогов

Таблица 3.33

Коды и типы налогов

Код	Комментарий
1	2
Б201120	БАК, НДС по закупкам в СНГ основных средств, в счете фактуре указан НДС, НДС не включен в цену товара, ставка – 20 %
Т121120	ТЭЦ, НДС по закупкам в Казахстане товаров, работ, услуг, в счете-фактуре указан НДС, НДС не включен в цену товара, ставка – 20%
С444120	Северный, НДС по закупкам товаров, работ, услуг на внешнем рынке, по которым отсрочена уплата НДС, НДС не включен в цену, ставка – 20%
Б644100	БАК, НДС по закупкам на внешнем рынке, освобожденным от уплаты НДС по перечню согласно ст.71 Закона о налогах
Б203100	БАК, НДС по закупкам в СНГ основных средств, в счете-фактуре отсутствует НДС и нет пометки «Без НДС», НДС не включен в цену товара, ставка – 0 %
Т123100	ТЭЦ, НДС по закупкам в Казахстане товаров, работ, услуг, в счете-фактуре отсутствует НДС и нет пометки «Без НДС», НДС не включен в цену товара, ставка – 0 %

Детализация по поставщикам

Важнейшим элементом детализации данных для финансового анализа является код поставщика.

Таблица 3.34

Описание шаблона кода поставщика

Формат	Описание	Значения
1	2	3
1 буква	Содержит код страны поставщика	А - Казахстан Б - Россия В - Кыргызстан Г - Украина Д - Германия Ж - США З - Таджикистан И - Дагестан К - Англия Л – Дания
1 буква	Признак типа контрагента (сквозной для поставщиков и заказчиков)	Заглавные буквы Предлагается определить следующие значения: А – прочие юридические лица - предприятия, организации, учреждения, Б – предприятия электроэнергетики, В – бюджетные организации, юридические лица, Г – таможни, Д – бюджеты, внебюджетные фонды, Е – контрагент частное лицо (кроме заводимых агрегировано потребителей ТЭЦ), Ж – агрегировано заводимые физические лица – потребители ТЭЦ (многоэтажный сектор), З – агрегировано заводимые физические лица – потребители ТЭЦ (частный сектор)
1 буква	Содержит первую букву наименова ния поставщика	Все поставщики внутри одной группы будут упорядочены в алфавитном порядке.
5 цифры	Содержит номер поставщика по порядку	Все поставщики, название которых начинается на одну букву, далее кодируются номером по порядку внутри этой буквы. Например, К 00109 значит, что название поставщика начинается на букву К и среди поставщиков, название которых также начинается на букву К, его номер по порядку – 00109. Если номер по порядку меньше, чем 5 символов, то вначале кода он дополняется нулями. Например, 00010 – это десятый поставщик по порядку.

Поскольку код контрагента (поставщика, заказчика) является для всех поставщиков и всех заказчиков сквозным и уникальным (неповторяющимся для всех контрагентов), по коду контрагента можно формировать сводный отчет по контрагенту, являющимся одновременно поставщиком и заказчиком, задав необходимые параметры.

Примеры кодирования поставщиков

Рассмотрим примеры кодирования поставщиков:

Таблица 3.35

Примеры кодирования поставщиков

Код	Комментарий
1	2
ААТ00095	Казахстанское предприятие, юридическое лицо АО «Трансстрой» (номер по порядку среди юридических лиц, название которых начинается на Т - 095)
АЕЛ00032	Казахстанский резидент, частное лицо Лебедев Игорь Аркадьевич (номер по порядку среди частных лиц, фамилия которых начинается на Л – 32)
АДФ00001	Федеральный бюджет Республики Казахстан

Учет договоров

Большое количество договоров с контрагентами (зачастую - несколько договоров с одним контрагентом), а также жесткие требования к анализу договорной деятельности обуславливают необходимость кодировки договоров в рамках служб предприятия.

В коде договора присутствует код службы предприятия

Таблица 3.36

Описание шаблона кода договора

Формат	Описание	Пример значения
1	2	3
1 буква и 2 цифры	Содержит: 1 первая буква – код дирекции; 2 последние цифры - код службы внутри дирекции	Б01 – ОМТС, где Б – Коммерческая дирекция, 01 – ОМТС
4 цифры	Уникальное для службы обозначение номера договора	0012 – договор номер 12 по порядку

Примеры кодирования договоров

Таблица 3.37

Примеры кодирования договоров

Код	Характеристика договора
1	2
А0200010	Договор №10 приобретения ТМЦ, заключенный службой главного энергетика
А0300235	Договор № 235 приобретения оборудования, заключенный службой главного механика по горному оборудованию

При вводе договоров обязательным является указание предполагаемых видов средств оплаты оп договору. После ввода договора данные условия не изменяются даже при оплате другими видами средств (т.е. при нарушении условий договора). Это позволяет анализировать такие нарушения и своевременно выявлять их причины.

При вводе договора система предлагает заполнить следующую таблицу, данные которой в последствии будут использоваться в отчете по договору в разрезе видов средств.

Таблица 3.38

Коды видов средств и проценты их использования в договоре

Код вида средств	Описание вида средств	Процент вида средств
1	2	3
У	Уголь	45 %
Д	Деньги	55 %

Детализация в разрезе условий договора

Справочник условий будет содержать значения условий в части сроков оплаты поставки. Сроки оплаты кодируются в соответствии с применяемыми условиями договоров буквенными и цифровыми символами, такими как «неделя», «20 дней по завершении работ» и т.п. При вводе операций по договорам с такими условиями срок предполагаемой оплаты будет рассчитан системой автоматически, однако может быть изменен вручную.

В то же время с использованием соответствующего отчета можно анализировать заключенные, исполняемые или закрытые договора в разрезе условий договора.

Детализация по грузополучателям

Для операций учета расчетов с заказчиками угля обязательным предполагается указание кода грузополучателя, так как при транспортировке угля по железной дороге грузополучатель в большинстве случае отличается от заказчика. Кроме того, возможны варианты, когда один покупатель (в основном иностранный) заказывает большие партии угля для целой группы потребителей, которые в данном случае также выступают грузополучателями, так как сами принимают поставки.

В связи с этим анализ отгрузок, выставленных счетов и дебиторской задолженности в разрезе грузополучателей чрезвычайно важен.

Таблица 3.39

Кодирование грузополучателей

Формат	Описание	Значение
1	2	3
1 буква	Буква кода страны, используемая в коде заказчика	А – Казахстан Б – Россия В – Кыргызстан Г – Украина Д – Германия Ж – США З – Таджикистан И – Дагестан К – Англия Л – Дания
1 буква	Содержит признак категории грузополучателя	Б – бюджетная организация, Э – предприятие электроэнергетики, П – прочие заказчики – предприятия, организации, учреждения, М – физические лица (многоэтажный сектор), Ч – физические лица (частный сектор)
1 буква	Содержит первую букву наименования грузополучателя	Все грузополучатели внутри одной группы будут упорядочены в алфавитном порядке. Следует придерживаться определенных правил при выборе русских или латинских букв для кодирования грузополучателей. Например, всех зарубежных грузополучателей кодировать латинскими буквами, а казахстанских – кириллицей. Р – РегионПромСервис
5 цифр	Содержит номер грузополучателя по порядку	Все грузополучатели, название которых начинается на одну букву, далее кодируются номером по порядку внутри этой буквы. Например, К 00109 значит, что название грузополучателя начинается на букву К и среди грузополучателей, название которых также начинается на букву К, его номер по порядку – 109. Если номер по порядку меньше, чем 5 символов, то вначале кода он дополняется нулями. Например, 00010 – это десятый грузополучателей по порядку.

Таблица 3.40

Примеры кодирования способов доставки (грузополучателей)

Код	Наименование грузополучателя
1	2
АЭЭ00038	Казахстан, предприятие электроэнергетики Экибастузский Энергоцентр
АЭА00112	Казахстан, предприятие электроэнергетики АПК ТЭЦ - 2

Детализация по зонам доставки (Станция назначения)

Для оперативного анализа транспортируемых сумм, степени загруженности маршрутов, а также для расчетов с предприятиями железной дороги важна информация в разрезе станций назначения.

Для обеспечения детализации данных по станциям назначения предложено использовать простой буквенный код станции.

Таблица 3.41

Кодирование станций

Формат	Описание	Значение
1	2	3
8 Цифр или букв	Код станции, может содержать краткое наименование	ЗАПСИБИР – Западно Сибирская

Детализация по кредитным организациям

Для анализа движения денежных средств, безналичных расчетов с контрагентами необходимо получать данные в разрезе банков и банковских счетов.

Таблица 3.42

Примеры кодирования кредитных организаций

Код	Комментарий
1	2
КомирЭкиба	ОАО «Комирбанк» г. Экибастуз
КомирАлмат	ОАО «Комирбанк» г. Алматы
НародПавло	Народный банк г. Павлодар
КазкоЭкиба	ЭФ ОАО «Казкоммерцбанк» г.Экибастуз
ГоказЭкиба	Экибастузский городской отдел казначейства
ВалТБЭкиба	ОАО «ВалютТранзитБанк» г.Экибастуз
ЭРФНБЭкиба	ЭРФНБ 241500 г.Экибастуз
ABNABЭкиба	ABN AMRO Bank г.Экибастуз
Фиктивный	Фиктивный банк для фиктивных счетов денежных средств

Кодировка способов оплаты

Для определения вида средств фактической оплаты (описание проблемы вида средств –см. п. «Анализ видов средств расчетов») необходимо при вводе платежей (как реальных денежных платежей, так и взаимозачетов) указывать признак, по каждой части договора включающий:

· значение вида средств фактической оплаты (если оплачивается по взаимозачету материалами, то – материалы),

· значение вида средств, в счет которого по договору уплачивается сумма (если оплачивается материалами за ту часть, которая по договору должна была быть оплачена деньгами – то деньги).

Кодировка способов оплаты, предложенная проектом, в виду чрезмерной сложности и отсутствия принципиальной необходимости в данной работе не приводится.

Указание назначения платежа

Назначения платежа – статьи платежного календаря (бюджета компании) используются для планирования движения денежных средств и для анализа аналогичного отчета по фактическим данным.

Для обеспечения детализации по этому признаку оказалось недостаточно детализации на основе использования кода. Проектом было предложено введения ряда дополнительных признаков, которые не описываются в данной работе вследствие отсутствия необходимости.

Примеры выборок для аналитических таблиц по учету расчетов и денежных средств вынесены в Приложения.

3.7 Детализация данных по основным средствам

Книги учета

В связи со спецификой законодательства Республики Казахстан учет операций с основными средствами ведется отдельно для целей бухгалтерского учета и для целей налогового учета. Кроме этого, предприятию необходим учет по международным стандартам. Проектом было предложено вести такой учет в разных книгах учета. То есть одна операция, например расчет и начисление амортизации, делается отдельно в трех разных книгах учета. Повторный ввод данных в этому случае неизбежен (вследствие противоречивости в законодательстве), а данные как для предоставления внешним пользователям информации, так и для внутреннего анализа будут обеспечены во всех необходимых разрезах.

Таблица 3.43

Примеры кодирования книг учета

Код книги	Наименование	Код валюты
1	2	3
БУХГ	Бухгалтерский учет	КЗТ
НАЛГ	Налоговый учет	КЗТ
ГААП	Учет ГААП	ДОЛ

Детализация по материально ответственным лицам

Каждое основное средство прикреплено на предприятии к какому-то конкретному подотчетному лицу. Все материально ответственные лица обозначены простыми буквенными кодами. Такой код указывается в инвентарной карточке и может быть изменен при передаче основного средства подотчет другому материально ответственному лицу. Наличие признака материально ответственного лица обеспечивает возможность для анализа основных средств, сумм ремонта и износа оборудования, выбытия и консервации основных средств в разрезе подотчетных лиц.

Детализация по группам основных средств

Основные средства могут быть объединены в группы, в разрезе которых можно производить агрегированный анализ использования основных средств. Кроме того, операции с основными средствами в учете могут вводиться сразу для диапазонов инвентарных карточек, или для групп основных.

Детализация по местонахождению

Аналогично складским наименованиям объекты основных средств также могут быть привязаны к конкретному местонахождению. В справочнике местонахождений кодируется информация об участках основного, вспомогательного производства и непроизводственной сферы, где могут находиться и использоваться основные средства.

Таблица 3.44

Описание шаблона кода местонахождения

Формат

Описание

Пример значения

2 символа

Сокращенное наименование структурной единицы (подразделения ТОО

АЦ – АТЦ

БР –разреза Богатырь (разрез Богатырь

БП – БПТУ

КБ – Щебкарьер Спепной)

1	2	3
	«БАК»), 00 – для имущества, принятого от ГосКомИмущества	КС – Щебкарьер разреза Северный ПМ – ПМС РГ – РГТО РР – центры затрат по расходам на реализацию БАК (811 счет) РС - РСУ СП – СПТУ СР – разрез Северный СС – Социальная сфера СТ – Склады ТМЦ 00 – Имущество, принятое от ГосКомИмущества, дооценка.
1 цифра	Признак основного /вспомогательного производства (на какие счета относятся прямые издержки - материалы)	0 – основное 2 – вспомогательное 3 – накладные расходы 4 – социальная сфера 8 – расходы по реализации 9 – не отслеживается (для общих центров затрат - подразделений) 0 – Имущество, принятое от ГосКомИмущества, дооценка
2 цифры	Номер участка по порядку внутри участков основного (вспомогательного) производства структурной единицы (подразделения)	С учетом кодировки подразделений: БР900 – разрез Богатырь в целом БР001 – разрез Богатырь, участок добычных работ БР002 – разрез Богатырь, участок вскрышных и отвальных работ №1 БР003 – разрез Богатырь, участок вскрышных и отвальных работ №2 БР201 – разрез Богатырь, Поверхностный комплекс БР202 – разрез Богатырь, Дренажная шахта БР203 – разрез Богатырь, Участок путевых работ № 1 БР204 - разрез Богатырь, Участок путевых работ № 2 000 – Имущество, принятое от ГосКомИмущества, дооценка.

Рассмотрим примеры кодирования местонахождений на основании изложенных выше принципов кодирования:

Таблица 3.45

Примеры кодов местонахождений

Код	Описание
1	2
БР302	Разрез Богатырь, Дренажная шахта

1	2
БР306	Разрез Богатырь, Контактная сеть (боковая на вскрыше)
СП900	СПТУ в целом
СП301	СПТУ, Участок связи
ТЦ004	ТЭЦ, химический цех
ТЦ201	ТЭЦ, цех централизованного ремонта №1
00000	Имущество, принятое от ГосКомИмущества в текущую аренду, дооценка.

Детализация по производственным процессам

Для некоторых типов основных средств и некоторых производственных процессов важно обеспечить привязку основного средства к производственному процессу, чтобы обеспечить как анализ использования основных средств на конкретном процессе (прежде всего техническую и технологическую необходимость), так и объединить затраты по ремонту и износу оборудования на конкретном процессе производства.

В справочнике процессов кодируются процессы, определенные для участков основного, вспомогательного производства и непроизводственной сферы, в которых могут использоваться основные средства.

Важной является возможность изменить признак данной аналитической классификации при необходимости, т.е. при переводе основного средства на другой производственный процесс, выполнение другой работы

Таблица 3.46

Принципы кодирования процессов

Формат

Описание

Пример

Код участка +1 буква + 1 буква/цифра

Участок +

Процесс /группа тр.средств

Для отнесения расходов на амортизацию используются только процессы «общеучастковые расходы» и «расходы подразделения в целом»:

БР900ЯО – Богатырь в целом, общеразрезные расходы

БР001ЯО - разрез Богатырь, участок добычных работ, общеучастковые расходы

БР002ЯО – разрез Богатырь, участок вскрышных и отвальных работ №1, общеучастковые расходы

БР003ЯО – разрез Богатырь, участок вскрышных и отвальных работ №2, общеучастковые расходы

1	2	3
		0000000 – основные средства, переданные в аренду, дооценка, основные средства, полученные от ГосКомИмущества.

Рассмотрим примеры кодирования элементов классификации процесс на основании изложенных выше принципов кодирования

Таблица 3.47

Примеры кодирования процессов

Код процесса	Описание
1	2
БР003ЯО	разрез Богатырь, участок вскрышных и отвальных работ №2, общеучастковые расходы
СП303ЯО	СПТУ, Депо подвижного состава №1, общеучастковые расходы
0000000	Основные средства, переданные в аренду

Классификация «Передан в аренду»

Для обеспечения детализации аналитических данных по признаку использования самим предприятием или арендатором используется дополнительная классификация.

Таблица 3.48

Описание шаблона кодов элементов классификации

Код	Описание
1	2
00000000	Основное средство не передано в текущую аренду
ААТ00095	Основное средство передано в аренду казахстанскому предприятию, юридическому лицу АО «Трансстрой» (номер по порядку среди юридических лиц, название которых начинается на Т - 095). Для частных лиц – сотрудников предприятия, которые закодированы как поставщики кодом 12 символов, при передаче ОС им в аренду необходимо создать новый код, длиной 8 символов.

Классификация «Получен в аренду»

Для аналогичного деления по признаку права собственности на используемые предприятием основные средства предполагается дополнительная аналитическая классификация.

Таблица 3.49

Описание шаблона кодов элементов классификации

Код	Описание
1	2
00000000	Основное средство не арендовано (собственное)
ААТ00095	Основное средство получено в аренду у казахстанского предприятия, юридического лица АО «Трансстрой» (номер по порядку среди юридических лиц, название которых начинается на Т - 095)

Классификация «Залог»

По различным кредитным и хозяйственным договорам основные средства предприятия могут быть переданы в залог. Такая практика используется в хозяйственной деятельности достаточно часто. В связи с этим в анализе использования основных средств важно разделять основные средства на находящиеся в залоги и не находящиеся.

Таблица 3.50

Описание шаблона кодов элементов классификации

Код	Описание
1	2
00000000	Основное средство не заложено
ААТ00095	Основное средство заложено казахстанскому предприятию, юридическому лицу АО «Трансстрой» (номер по порядку среди юридических лиц, название которых начинается на Т - 095)

Классификация «Технологическое»

Для целей налогового учета обязательно разделение основных средств и сумм амортизации по ним на технологические (используемые непосредственно в производственном процессе) и нетехнологические (общехозяйственные, социальные и прочие объекты). Такое разделение будет также полезно использовать и в рамках внутреннего анализа хозяйственной деятельности.

Таблица 3.51

Описание шаблона кодов элементов классификации

Формат

Описание

Пример

6 букв

Признак технологического оборудования

ТЕХНОЛ – Технологическое оборудование

НЕТЕХН – Не технологическое оборудование

Примеры выборок для аналитических таблиц по учету основных средств вынесены в Приложения.

Заключение

В рыночной экономике экономический анализ осуществляется в условиях неопределенности и риска, что вынуждает постоянно принимать во внимание различные аспекты финансово - хозяйственной деятельности. Эта деятельность находит отражение в большом количестве документов, содержащих разнородную информацию, а, при определенных обстоятельствах, может не документироваться вообще. Система бухгалтерского учета в рамках требований бухгалтерского и налогового законодательства зачастую не может удовлетворить всех требований по предоставлению информации для анализа и принятия решений по управлению предприятием, а ведение параллельного полномасштабного управленческого учета зачастую может оказаться слишком дорогостоящим. В то же время выполнение динамично изменяющихся требований внешних пользователей экономической информации (государства, инвесторов, кредиторов) в условиях реформирования законодательства и общепринятой учетной базы также остаются чрезвычайно важной и непростой задачей.

В связи с этим разработка вопросов организации учета и анализа в компьютерной среде представляется одним из наиболее перспективных и актуальных направлений развития науки экономического анализа. Использование компьютерных технологий позволяет расширить границы аналитических исследований. Однако реализация этих возможностей напрямую зависит от степени разработки теоретических и методических вопросов экономического анализа, положенных в основу постановки задач для программирования.

Для предприятия наиболее эффективным является совершенствование информационной системы на основе оптимизации учета и анализа, таким образом, чтобы требования всех пользователей экономической информации были удовлетворены при минимуме затрат на сбор и учет данных, а также их обработку и анализ. Данную проблему можно решить только в рамках организации комплексной системы информационного обеспечения предприятия, охватывающую все бизнес процессы деятельности предприятия:

· Движение денежных средств, расчеты, кредит и финансовый анализ,

· Движение товаров, складской учет, закупки, отгрузки и анализ товарооборота и запасов,

· Производственный учет, калькуляции себестоимости и анализ затрат и эффективности использования ресурсов,

· Планирование, производственное нормирование и анализ отклонений

и т.д.

Решение в области построения комплексной информационной системы в настоящее время стало возможным вследствие развития компьютерных технологий и появления мощных средств автоматизации.

Однако средства автоматизации, какими бы совершенными они не были, не могут решить проблемы информационного обеспечения сами по себе. Чем крупнее предприятие, чем большее количество различных бизнес процессов необходимо свести в единую систему для получения аналитических данных, тем выше роль проектирования, выработки требований к информации, формализации этих требований и, лишь затем - выбор средства автоматизации и адаптация проектируемой системы данных и выбранного программного продукта друг к другу.

В связи с этим разработанная методика построения информационной системы, представленная в данной работе не связана с конкретным программным средством, ибо может быть реализована разными средствами автоматизации, как существующими на рынке, так и разработанными индивидуально. На практике предложенные принципы информационной системы были внедрены с использованием учетной системы Platinum SQL, однако это не означает, что данная методика не может быть использована в рамках другого программного продукта, важно лишь то, чтобы этот продукт обладал рядом технических характеристик, в большей степени стандартных. В то же время важно подчеркнуть, что разработанные принципы детализации данных ориентированы только на автоматизированный учет и обработку данных для анализа, поскольку при «традиционном» неавтоматизированном учете на основе заполняемых вручную регистров внедрение данных принципов серьезно усложнит работу задействованного персонала. Однако поскольку такая «традиционная» форма учета на современном уровне развития экономики уже не может удовлетворять требованиям предприятия, то переход на автоматизированную форму учета все равно неизбежен.

В рамках данной работы проблема изучается в особой пограничной плоскости нескольких дисциплин: учета и анализа – одной стороны, и информатики – с другой. Однако важной особенностью, характеризующей новизну предлагаемого подхода к изложению и решению проблемы, является, приоритет задач экономического анализа над учетными и информационно-техническими. Работа предлагает принципы организации бухгалтерского и управленческого учета на предприятии, прежде всего, в соответствии с внутренними требованиями к детализации аналитической информации. Также предлагается в рамках единой информационной системы обеспечить выполнение всех требований всех пользователей, как внешних, так и внутренних, что позволяет существенно упростить как учет данных посредством определенного единообразия, так и анализ. В работе приведены методы организации детализированного учета, неоднократно проверенные на практике.

Важное место в работе уделяется также совершенствованию обработки данных при анализе, что позволит максимально использовать современные возможности, в первую очередь, с точки зрения автоматического построения всевозможных отчетов, настраиваемых пользователем. Приводится и набор возможностей, который должен быть у аналитика при построении отчетов, обработке и выборке данных, а также – непосредственно при анализе данных, т.е. вплоть до помощи при формировании выводов.

Новые возможности в связи с обработкой данных влекут за собой формализацию и выполнение требований к учету и анализу, которые еще несколько лет назад было бы сложно обсуждать и реализовывать вследствие либо невозможности, либо чрезвычайной дороговизны таких решений.

В то же время с появлением возможностей для комплексной автоматизации существенно возрастает роль этапа проектирования информационной системы предприятия. Данная проблема не может быть решена разработчиками программного обеспечения, поскольку специфика конкретного предприятия им недоступна. В то же время сотрудникам предприятия, непосредственно заинтересованным в обработке и анализе требующейся информации, а тем более, учетным работникам, не владея технологиями обработки данных, достаточно трудно выполнить такую задачу. В связи с этим проектирование комплексной информационной системы специально выделенными в штате предприятия информационными менеджерами-аналитиками или внешними консультантами чрезвычайно важно.

Изложению принципов реализации создания комплексной аналитической системы и описанию примера их практического использования посвящена данная работа. Ее основные выводы состоят в следующем:

1). Исследованием обосновано, что бухгалтерский учет может и должен содержать максимально детализированные данные, не только требуемые по законодательству, но и необходимые для финансовых, производственных, коммерческих служб и других служб предприятия, анализирующих информацию о своей деятельности. Это может быть реализовано составной структурой кода счета бухгалтерского учета. Каждый сегмент такого счета, имея особое назначение, служит для выборки по заданным признакам, в то время как выборка по другим сегментам не будет затруднена и может всегда игнорировать лишнюю для конкретного случая информацию.

2). В исследовании описаны возможности по обеспечению многоуровневой детализации данных бухгалтерского учета для целей анализа, которые могут быть реализованы при реорганизации ряда учетных задач и задач по обработке данных, а также структуры информационных потоков.

3). Работой предложены и обоснованы конкретные методы по осуществлению детализации управленческого учета на предприятии (принципы детализации данных с использованием возможностей кодирования, а также многоуровневого присвоения аналитики посредством указания значений дополнительных признаков), а также возможности по организации подобного учета на практике. Выработан ряд принципов учета, позволяющих увеличить детализацию аналитических данных. В частности, в зависимости от необходимости каждая учетная операция может поэтапно обрабатываться различным количеством пользователей, присваивающим ей дополнительную аналитику для построения в дальнейшем нужных отчетов. При однократном вводе данных максимум информации в виде аналитических признаков может быть сформирован в учете. Тем самым предоставляются широкие возможности для анализа по данным признакам и получения данных в любом разрезе.

4). Описана методика внедрения информационной системы, рассмотрены ее основные этапы, задачи, приоритеты.

5). Обоснована связь между разработанными принципами кодирования аналитических показателей и автоматизации процесса обработки информации для анализа. При должном уровне автоматизации самого процесса анализа обработка больших объемов детализированных данных может производиться автоматически на основе настроенных аналитиком отчетов в виде выборок или готовых аналитических таблиц.

Разработка данных принципов и предложенные методологические подходы к решению проблемы, по мнению автора, могут существенно облегчить аналитическую работу на предприятиях крупного и среднего бизнеса. Грамотно обработанная и систематизированная информационная система является в определенной степени гарантией точных аналитических выводов и, соответственно, эффективного управления предприятием. Напротив, отсутствие достоверных данных, их недостаток и несвоевременное предоставление может привести к неверному управленческому решению и, как следствие, к серьезным убыткам.

Список литературы

1. Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утверждена приказом Минфина РФ от 31.10.2000 г. № 94н.

2. Гражданский кодекс РФ (с изменениями и дополнениями).

3. Концепция бухгалтерского учета в рыночной экономике России (одобрена Методологическим советом по бухгалтерскому учету при Минфине РФ и Президентским советом Института профессиональных бухгалтеров 29.12.1997г.)

4. Методические рекомендации о порядке формирования показателей бухгалтерской отчетности организации, утверждены приказом Минфина РФ от 28.06.2000 г. № 60н.

5. Налоговый кодекс РФ (с изменениями и дополнениями)

6. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержден приказом Минфина РФ от 31.10.2000 г. № 94н.

7. Положение по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации» (ПБУ 4/99), утверждено приказом Министерства финансов РФ от 6.07.1999 г. № 43н.

8. Положение по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» (ПБУ 5/98), утверждено приказом Минфина РФ от 15 июня 1998 г. № 25н.

9. Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/98, утверждено приказом Минфина РФ от 09.12.98 г. № 60н.

10. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утверждено приказом Минфина РФ от 29.07.1998 г. № 34н.

11. Постановление Правительства РФ от 21.03.1996 г. № 315 «Об утверждении порядка исчисления индекса инфляции, применяемого для индексации стоимости основных. фондов и иного имущества предприятий при их реализации в целях определения налогооблагаемой прибыли».

12. Постановление Правительства РФ от 6.03.1998г. №283 «Об утверждении Программы реформирования бухгалтерского учета в соответствии с международными стандартами финансовой отчетности».

13. Указания о порядке составления и представления бухгалтерской отчетности, утверждены приказом Минфина РФ от 13.01.2000 г. №4н.

14. Федеральный закон от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

1. Абрютина М.С., Грачев А.В. Анализ финансово-экономической деятельности предприятия, уч. Пособие - 2-е изд. – М.: Дело и Сервис, 2000. – 234 c.

2. Автоматизированные информационные технологии в экономике / Под общ. ред. И.Т. Трубилина. — М.: Финансы и статистика, 1999. – 435 с.

3. Адамов В.С., Ильенкова С.Д., Сиротина Т.П., Смирнов С.А. Экономика и статистика фирм. - 3-е изд. – М.: Финансы и Статистика, 2000. – 113 с.

4. Алахов Б.В. Комплексная автоматизация учета с применением ЭВМ. - М.: Финансы, 1969. – 346 с.

5. Алешникова В.И. Использование услуг профессиональных консультантов. - XII модуль – М.: ИНФРА-М, 1999. – 786 с.

6. Анализ хозяйственной деятельности в промышленности / под ред. В.И. Стражева. – Мн.: Выш. шк.,1999. – 396 с.

7. Аналитическая обработка информации (OLAP) // http://www.cfin.ru/itm/index.shtml (15.04.2002) Управление проектами // http://www.cfin.ru/itm/index.shtml (15.04.2002)

8. Ананьев В.П. Организация производства и менеджмент, уч. пособие – М.: РГОТУПС, 1999. – 654 с.

9. Андрейчиков А.В., Андрейчикова О.Н. Анализ, синтез, планирование решений в экономике. – М.: Финансы и Статистика, 2000. – 653 с.

10. Ансофф И. Новая корпоративная стратегия. - С.- Петербург: Питер Ком, 1999. – 856 с.

11. Ануфриев В. Е. Классификация счетов бухгалтерского учета // Бухгалтерский учет. – 2001.- № 9. – 654 с.

12. Афоничкин А.И. Принятие управленческих решений в экономических системах. – Саранск: Мордовский Университет, 1998. – 754 с.

13. Бабынин И.В., Подольский В.И. Таблично-автоматизированная форма учета. — М.: Финансы, 1979. – 452 с.

14. Баканов М.И., Шеремет А.Д. Теория экономического анализа. — М.: Финансы и статистика, 1997 – 532 с.

15. Балабанов И.Т. Основы финансового менеджмента, уч. пособие. – М.: Финансы и Статистика, 1998. – 445 с.

16. Бандурин А.В. Деятельность корпораций. – М.:БУКВИЦА, 1999. – 435 с.

17. Барнгольц С.Б. Экономический анализ хозяйственной деятельности на современном этапе развития. — М.: Финансы и статистика, 1984. – 543 с.

18. Барнгольц С.Б. Формирование единой системы экономического анализа на современном этапе развитого социализма // Тезисы докладов Всесоюзного научно-практического совещания «Организация и методы экономического анализа в промышленности», Пленарное заседание. — М., 1983. — c. 56.

19. Барнгольц С.Б., Майданчик Б.И. Проблемы организации экономического анализа в объединениях промышленности. — В кн.: Проблемы экономического анализа. — М.: МФИ, 1976. – 432 с.

20. Бизнес-инжиниринг. Не роскошь, а средство управления // http://www.cfin.ru/itm/index.shtml (15.04.2002)

21. Бригхем Ю., Гапенски Л. Финансовый менеджмент. – СПб.: Экономическая школа, 1998. – 457 с.

22. Бригхем Ю.Ф. Энциклопедия финансового менеджмента. – М.: РАГС - ЭКОНОМИКА, 1998. – 754 с.

23. Бурков В.Н., Новиков Д.А. Как управлять проектами. - М.: СИНТЕГ-ГЕО, 1997. – 543 с.

24. Валебникова Н. В.,Василевич И. П. Современные тенденции управленческого учета// Бухгалтерский учет. – 2000.- № 18. – с .23-27

25. Ван Хорн Дж. К. Основы управления финансами. – М.: Финансы и статистика, 1996. – 543 с.

26. Винсент Дж. Лав. Пособия Эрнст энд Янг. Как понимать и использовать финансовую отчетность. Пер. с англ. с дополнениями. — М.: Джон Уайли энд Санз, 1996. – 463 с.

27. Врублевский Н. Д. Построение системы счетов управленческого учета // Бухгалтерский учет. – 2000.- № 17. – с. 5-9

28. Выбор и внедрение корпоративных систем // http://www.cfin.ru/itm/index.shtml (15.04.2002)

29. Газарян А. В., Михайлова О. П. Система внутреннего контроля организации // Бухгалтерский учет. – 2000.- № 9. – с. 12-16

30. Гейбл К. Международные стандарты финансовой отчетности. Консультация // Финансовая газета. — 2001. № 15 (487). – с.6

31. Голосов О.В. Анализ производительности труда на вычислительных центрах // Материалы Всесоюзного научно-практического совещания «Организация и методы экономического анализа в промышленности». — М. 1983. – 235 с.

32. Голосов О.В. Показатели эффективности вычислительных установок. —М.: МЭСИ, 1983. - 123 с.

33. Готовский М.К. Применение электронных вычислительных машин для механизации учета // Бухгалтерский учет.—1956.—№8. – с. 12-15

34. Громов Г.Р. Национальные информационные ресурсы: проблемы промышленной эксплуатации. - М.: Наука, 1985. – 354 с.

35. Дойль П. Менеджмент: стратегия и тактика. - С.-Петербург: ПИТЕР, 1999. – 543 с.

36. Евстигнеев Г.П. Некоторые вопросы построения учебника по машинизации учета // Бухгалтерский учет. — 1939. — №6. – с. 23-25

37. Евстигнеев Г.П., Исаков В.И. Организация механизированного учета. — М.: Госфиниздат, 1958. – 583 с.

38. Ефимова О.В. Анализ оборотных активов организации // Бухгалтерский учёт. — 2000. — № 10. – 11-16 с.

39. Ефимова О.В. Оборотные активы организации и их анализ // Бухгалтерский учёт. — 2000. — № 19. – 12-14 с.

40. Ефимова О.В. Финансовый анализ на современном этапе развития экономики России (теория и методология). Диссертация, доктора экон. наук. М., 2000. – 320 с.

41. Ефимова О.В. Финансовый анализ. 3-е изд., перераб. и дополн. — М.: Бухгалтерский учет, 1999. – 437 с.

42. Жеребин В.М., Романов А.Н., Одинцов Б.Е. Автоматизация проектирования экономических информационных систем. — М.: Наука, 1988. – 391 с.

43. Иванов Д.И. Создание информационной системы. Углубление и расширение детализации аналитических данных // Современные аспекты экономики. - 2002. - №20 – с. 12-15

44. Иванов Д.И. Информационное обеспечение и анализ // Современные аспекты экономики. - 2002. - №20. – с. 10-11

45. Иванов Д.И. Детализация данных аналитического учета на предприятии // Современные аспекты экономики. - 2002. - №21 – с. 23-24

46. Иванов Д.И. Детализация данных бухгалтерского учета // Современные аспекты экономики. - 2002. - №21 – с. 27-28

47. Иванов Д.И. Разработка многосегментного плана счетов бухгалтерского учета // Современные аспекты экономики. - 2002. - №21 – с. 34-36

48. Ивашкевич В. Б. Организация управленческого учета по центрам ответственности и местам формирования затрат // Бухгалтерский учет. – 2000.- № 5. – с. 15-18

49. Ивашкевич В. Б. Управленческий учет в информационной системе предприятия // Бухгалтерский учет. – 2000.- № 4. – с. 11-17

50. Ильенкова Н.Д. Применение анализа безубыточности при разработке производственной программы // Экономика и коммерция. — 1996. № 3. – с.21-23

51. Ильин И.И., Лукманова И.Г. и др. Управление проектами; под ред. Шапиро В.Д. – М.: ЗАО ИнфоСервис ПМ, 1996. – 359 с.

52. Информационная инфраструктура: посулы и реальность // http://www.cfin.ru/itm/index.shtml (15.04.2002)

53. Информационные технологии экономического анализа. / Г.Н. Соколова – М.: «Экзамен», 2002. – 124 с.

54. Информация для руководителя. 4 мифа и 13 общих замечаний // http://www.cfin.ru/itm/index.shtml (15.04.2002)

55. Исаков В.И. и др. Машинная обработка экономической информации в промышленности / В.И. Исаков. Е.П. Королева, Н.А. Латушко. —М.: Статистика, 1980. – 369 с.

56. Исаков В.И., Пономаренко Б.Ф., Чубасова З.С. Проектирование и организация механизированной обработки экономической информации. - М.: Финансы и статистика, 1981. – 587 с.

57. Исакович Е.А., Трухин И.И. Опыт механизированного учета в промышленности // Бухгалтерский учет. — 1938. — № 6, 8. – с. 16-18

58. Как работают с информацией в вашей компании? // http://www.cfin.ru/itm/index.shtml (15.04.2002)

59. Карлин Т.П., МакМин А.Р. Анализ финансовой отчетности. Пер. с англ. — М.: Финансы и статистика, Данилов Ю.Д., 1998. – 487 с.

60. Карминский А.М., Оленев Н.И., Примак А.Г., Фалько С.Г. Контроллинг в бизнесе. Методологические и практические основы построения контроллинга в организациях. - М.: Финансы и статистика, 1998. – 573 с.

61. Ковалев В.В. Финансовый анализ. Управление капиталом. Выбор инвестиций. Анализ отчетности. — 2-е изд., перераб. и дополн. — М.: Финансы и статистика, 2000. – 378 с.

62. Коляго М. Д. На пути к международному стандарту. // Бухгалтерский учет. – 1998.- № 7 – с.21-24

63. Кондратова И.Г. Основы управленческого учета. – М.: Финансы и статистика, 2000. – 464 с.

64. Костылёв В. А. Налоговый и бухгалтерский учёт: состоялся ли фактический "развод"? // Бухгалтерский учет. – 2002.- № 1. – с.9-13

65. Либерман В.Б. Применение ЭВМ в анализе хозяйственной деятельности // Тезисы Всесоюзного научно-практического совещания «Организация и методы экономического анализа в промышленности».—М.,1983. – 538 с.

66. Майданчик Б.И. Сравнительный экономический анализ в машиностроении. — М.: Машиностроение, 1973. – 427 с.

67. Международные стандарты финансовой отчетности 1998: издание на русском языке — М,: АСКЕРИ-АССА, 1998. – 538 с.

68. Мельник М.В. Методика комплексного анализа организации управления // Информационное обеспечение управления экономикой. Сб. науч. трудов. — М.: Фин. академия, 1999. – 734 с.

69. Мельник М.В. Система анализа организации управления промышленным производством // Материалы Всесоюзного научно-практического совещания «Организация и методы экономического анализа в промышленности». — М.,1983. – 238 с.

70. Менеджмент внедрения информационных технологий // http://www.cfin.ru/itm/index.shtml (15.04.2002)

71. Олонцева И. Л. Автоматизация учета на предприятиях связи и телекоммуникаций // Бухгалтерский учет. – 2000.- № 14. – с.12-14

72. Основы консалтинга при автоматизации предприятий // http://www.cfin.ru/itm/index.shtml (15.04.2002)

73. Палий В. Ф., Палий В. В. Управленческий учет - новое прочтение внутрихозяйственного расчета// Бухгалтерский учет. – 2000.- № 17. – с.13-16

74. Палий В.Ф., Соколов Я.В. АСУ и проблемы теории бухгалтерского учета. — М.: Финансы и статистика, 1981. – 342 с.

75. Панков ДА. Бухгалтерский учет и анализ в зарубежных странах Мн.: ИП «Экоперспектива», 1998. – 534 с.

76. Панкова Л.А., Петровский А.М., Шнейдерман М.В. Организация экспертиз и анализ экспертной информации. - М.:Наука, 1984. – 432с.

77. Пасс Л.Г. К вопросу о направлении работ по механизации учета // Бухгалтерский учет. — 1947. — № 3. – с. 23-25

78. Паукок Н.А., Тейлор А.Х. Финансовое планирование и контроль. М.: ИНФРА-М, 1996. – 528 с.

79. Переход к международным стандартам бухгалтерского учета. — М.: Корпорация КАРАНА, 1997. – 137 с.

80. Плахотный П. Автоматизация учета на предприятиях нефтегазового комплекса // Бухгалтерский учет. – 2000.- № 15. – с.19-23

81. Подольский В.И. Рабочее место бухгалтера: реальность и перспективы // Бухгалтерский учет. — 1987. — № 4. – с.10-14

82. Подольский В.И. Современные тенденции развития автоматизированного учета в России // Бухгалтерский учет. —1995.—№1. – с.12-14

83. Потемкина Т. И. Организация документооборота в бухгалтерии // Бухгалтерский учет. – 2001.- № 24. – с. 17-20

84. Прежде всего — стратегия // http://www.cfin.ru/itm/index.shtml (15.04.2002)

85. Проектное управление: модели и методы принятия решений // http://www.cfin.ru/itm/index.shtml (15.04.2002)

86. Радуцкий А. Г. Применение Международных стандартов финансовой отчетности // Бухгалтерский учет. – 2001.- № 16. – с. 13-16

87. Радуцкий А. Г. Электронная финансовая отчетность // Бухгалтерский учет. – 2000.- № 13. – с. 14-17

88. Разработка стратегии CRM // http://www.cfin.ru/itm/index.shtml (15.04.2002)

89. Реинжениринг корпорации: манифест революции в бизнесе // http://www.cfin.ru/itm/index.shtml (15.04.2002)

90. Риполь-Сарагоси Ф.Б. Финансовый и управленческий анализ. – М.: Издательство Приор, 1999. – 249 с.

91. Рожнов B.C. Информационное обеспечение хозяйственной деятельности предприятия. — М.: Финансы и статистика, 1987. – 482с.

92. Рожнов B.C., Косарев В.П. Машинная обработка экономической информации. —М.: Статистика, 1979. – 532 с.

93. Рожнов B.C., Косарев В.П. Машинная обработка экономической информации: Общие вопросы. — М.: Финансы и статистика, 1987. – 434 с.

94. Романов А.Н. Автоматизация обработки информации по учету и анализу в промышленности. М.: Финансы и статистика, 1981. – 423с.

95. Салин В.Н., Ситникова О.Ю. Техника финансово-экономических расчетов. — М.: Финансы и статистика, 1999. – 328 с.

96. Свердлик Ш.Б. Организация экономического анализа в условиях автоматизированной системы управления предприятием. — В кн.: Организация и методы экономического анализа в промышленности. М.: Экономика, 1972. – 439 с.

97. Соколов Я. В. Бухгалтерский учет и психология учетных работников // Бухгалтерский учет. – 2000.- № 4. – с.12-16

98. Соколов Я. В. Управленческий учет: миф или реальность? // Бухгалтерский учет. – 2000.- № 18. – с. 18-21 с.

99. Соколова Г.Н. Компьютерные технологии анализа ликвидности предприятия // Экономика и коммерция — 1999.—№1. – с.20-22

100. Соколова Г.Н. Направления и методы финансового анализа на этапе создания предприятия //Я — бухгалтер — 1998.—№1. – с. 22-24

101. Соколова Г.Н. Современные программные продукты по экономическому анализу // Экономика и коммерция — 2001.—№1. – с.21-24

102. Справочник финансиста предприятия /Руководитель авторского коллектива А.А. Володин/ — М.: ИНФРА-М 1996. – 462 с.

103. Стандарты и методологии IDEF, MRP, MRPII, ERP, CSRP и другие стандарты // http://www.cfin.ru/itm/index.shtml (15.04.2002)

104. Твисс Б. Управление научно-техническими нововведениями. - М.: Экономика, 1989 – 439 с.

105. Тодин В.В., Корнеев И.К. Управление информационными ресурсами. - XVII модуль – М.: ИНФРА-М, 1999. – 125 с.

106. Управленческий учет, Учебное пособие; под ред. Шеремета А.С. – М.: Издательский Дом ФБК-ПРЕСС, 2000. – 239 с.

107. Уточнение понятия "система поддержки принятия решений" // http://www.cfin.ru/itm/index.shtml (15.04.2002)

108. Хорин А. Н. О достоверности и существенности показателей бухгалтерской отчетности // Бухгалтерский учёт, — 2000.—№11. – с. 12-16

109. Хорин А. Н. Финансовая отчетность организации: цель составления // Бухгалтерский учёт. — 2001. — № 7. – с.8 - 10

110. Хучек М. Инновации на предприятиях и их внедрение. М.: Луч, 1992. – 361 с.

111. Чистов Д.В Формы и методы представления знаний в системах автоматизации бухгалтерского учета. Диссертация доктора экон. наук. — М., 1996. – 341 с.

112. Чистов Д.В. Хозяйственные операции в компьютерной бухгалтерии 7.5. — М.: КомпьютерПресс, 1999. – 274 с.

113. Чистов Д.В. Хозяйственные операции в компьютерной бухгалтерии 7.7. — М.: КомпьютерПресс, 2000. – 398 с.

114. Чистов Д.В. Экономическое знание в системах автоматизации бухгалтерского учета, анализа и аудита. — М.: Межд. академия информатизации, 1995. – 487 с.

115. Что такое консалтинг и бизнес-процесс реинжиниринг? // http://www.cfin.ru/itm/index.shtml (15.04.2002)

116. Шеремет А. Д. Комплексный экономический анализ деятельности предприятия // Бухгалтерский учет. – 2001.- № 13. – с. 23-27

117. Шеремет А.Д. Экономический анализ хозяйственной деятельности и пути его дальнейшего совершенствования // Тезисы докладов Всесоюзного научно-практического совещания «Организация и методы экономического анализа в промышленности». Пленарное заседание. — М., 1983. – 342 с.

118. Шеремет А.Д., Сайфулин Р.С. Методика финансового анализа. —М.: ИНФРА-М, 1995. – 498 с.

119. Шим Дж. К., Сигел Дж. Г. Финансовый менеджмент. – М.: Информационно-издательский дом “Филинъ”, 1997. – 475 с.

120. ШнейдманЛ.З. Международные стандарты финансовой отчетности. Консультация // Финансовая газета. — 2000. —№24(444). – с. 23-36

121. Шуремов Е.Л. Моделирование предметной области при проектировании автоматизированных систем бухгалтерского учета. Диссертация доктора эком наук. М.. 1998 – 438 с.

122. Шуремов Е.Л. Системы автоматизации бухгалтерского учета: построение, классификация, выбор. — М.: Бухгалтерский учет, 1996. – с. 11-14

123. Brealey R.A., Myers S.C. Principles of Corporate Finance. Fourth ed., 1991. – p.434

124. FASB Statement No. 115 «Accounting for Certain Investments in Debt and Equity Securities». – p. 432

125. FASB Statement No. 105 «Disclosure of Information About Financial Instruments with Off-Balance-Sheet Risk and Financial Instruments with Concentrations of Credit Risk». – p.438

126. International Accounting Standards 2000/2001. International Accounting Standards Committee, 41 Kingsway, London, England. – p. 435

127. International Accounting Standards. International Accounting Standards Committee. Internet: www/iasc.org.uk. – p. 549

128. Longman Dictionary of Business English. Second ed. York press, 1989. – p. 354

129. Miller GAAP Guide 1997. A Comprehensive Restatement of Current Promulgated . – Harcourt Brace & Company, San Diego, N.Y., London, 1997. – p. 532

Приложения

Примеры выборок для аналитических таблиц, автоматически получаемых из учетной базы на основе внедренной системы детализации аналитической информации, описанной в Главе3.

4.1 Анализ информации на счетах бухгалтерского учета

Приведем примеры аналитических таблиц, которые могут быть построены на основе более детализированной информации.

Пример 1: Анализ затрат в разрезе центров затрат.

Код центра затрат на счете затрат позволяет производить анализ расходов в разрезе этих центров ответственности. В то же время составной код самого центра затрат обеспечивает автоматическое получение данных для анализа о составляющих суммы затрат, приходящихся на конкретное подразделение предприятия.

На этапе первой выборки можно проанализировать структуру затрат по центрам затрат период:

Таблица 4.1

Выборка для анализа по центрам затрат

Код центра затрат	Центр затрат	Сумма затрат
1	2	3
АЦ301	АТЦ, Автоколонна 1	30 054
АЦ304	АТЦ, Спецколонна (иномарки)	21 876
БП301	БПТУ, участок связи	110
БП302	БПТУ, участок ПТО	10 909
БП303	БПТУ, АБК	1 099
БП304	БПТУ, ДПС "Эксплуатация"	12 090
БП305	БПТУ, ПТО "В"	22 098
БП306	БПТУ, Экипировочное депо	3 098
ПМ201	ПМС, Звенно-сборный участок	4 545
ПМ202	ПМС, Медпункт	344
ПМ301	ПМС, Участок путевых машин	23 098
ПМ302	ПМС, Хозяйственный участок	23 095
РГ201	РГТО, Эксковатороремонтный участок	2 098
РГ202	РГТО, участок металлоконструкций	23 098

1	2	3
РГ203	РГТО, электроремонтный участок	32 098
РГ204	РГТО, цех по ремонту подвижного состава	23 564
РГ205	РГТО, механический участок	23 875
РГ206	РГТО, Кислородно-компрессорный участок	231
Итого:		257 380

Такая информация может быть получена по всем счетам бухгалтерского учета, по одному счету, по одному элементу затрат или виду, или статье затрат за период.

Добавив столбец с расчетом процентных соотношений к общей сумме затрат (по предприятию или по счету, или по виду затрат, или по элементу затрат) можно произвести непосредственно анализ структуры затрат по центрам ответственности. Поскольку в структуре центра затрат могут находиться составляющие, то необходим анализ по этим составляющим. Например, центр затрат ПМС (Путевая машинная станция), состоит из управления станцией и нескольких автоколонн, сам угольный разрез состоит из рабочих участков (участок разведывательных работ, участок отвальных работ, участок добычи №1, №2 и т.д.).

Данные для такого анализа выводятся автоматически.

Таблица 4.2

Выборка для анализа по центрам затрат с учетом их составляющих

Центр затрат подразделения	Центр затрат участка	Сумма затрат
1	2	3
РГТО	РГТО, Эксковатороремонтный участок	2 093
РГТО	РГТО, участок металлоконструкций	3 098
РГТО	РГТО, электроремонтный участок	3 434
РГТО	РГТО, цех по ремонту подвижного состава	23
РГТО	РГТО, механический участок	234
РГТО	РГТО, Кислородно-компрессорный участок	4 432
Ремонтно-строительный участок	РСУ, разрез Богатырь	1 212
Ремонтно-строительный участок	РСУ,БПТУ	121
Ремонтно-строительный участок	РСУ, разрез Северный	1 232
Ремонтно-строительный участок	РСУ, СПТУ	11 121
Ремонтно-строительный	РСУ,РГТО	1 323

1	2	3
участок
Ремонтно-строительный участок	РСУ, ПМС	323
СПТУ	СПТУ, Участок связи	4 434
СПТУ	СПТУ, АБК	2 433
СПТУ	СПТУ, Депо подвижного состава №1	343
СПТУ	СПТУ, Депо подвижного состава №2	2 434
СПТУ	СПТУ, Депо подвижного состава №3	3 323
СПТУ	СПТУ, Депо подвижного состава №4	2 323
Итого:		43 936

Информацию о периоде, которая не изменяется в рамках одного отчета, в данном случае можно не выводить или оставить в заголовке отчета, т.к. настройки отчетов это легко позволяют делать. Также как и в первом случае – расчет удельных весов, задача более простая, которая, кстати, может быть автоматизирована отдельно (например, в MS Excel). Для анализа внутри одного центра затрат автоматически можно получить данные по его составляющим и рассчитать их удельные веса в общей сумме затрат по этому подразделению.

Таблица 4.3

Выборка для анализа по составляющим одного центра затрат

Код центра затрат	Центр затрат - участок	Сумма затрат
1	2	3
РГ201	РГТО, Эксковатороремонтный участок	2 098
РГ202	РГТО, участок металлоконструкций	23 098
РГ203	РГТО, электроремонтный участок	32 098
РГ204	РГТО, цех по ремонту подвижного состава	23 564
РГ205	РГТО, механический участок	23 875
РГ206	РГТО, Кислородно-компрессорный участок	231
Итого:		104 964

Анализ динамики можно производить на основе отчетов по периодам.

Таблица 4.4

Выборка для анализа по центрам затрат по периодам

Период	Центр затрат	Участок	Сумма затрат
1	2	3	4
Январь	РГ204	РГТО, цех по ремонту подвижного состава	2 323
Февраль	РГ204	РГТО, цех по ремонту подвижного состава	3 434
Март	РГ204	РГТО, цех по ремонту подвижного состава	3 543
Апрель	РГ204	РГТО, цех по ремонту подвижного состава	3 434
Итого:			12 734

При перемещении отчетов в Excel стандартные построчные отчеты базы данных могут быть переформированы в более привычный для горизонтального анализа вид аналитической таблицы:

Таблица 4.5

Выборка для анализа по центрам затрат – трансформированный отчет по периодам

Центр затрат	Январь	Февраль	Март
А	1	2	3
РГТО, цех по ремонту подвижного состава	2 323	3 434	3 543
РСУ, ПМС	2 764	4 343	3 743
СПТУ, Участок связи	3 432	2 323	1 232
Итого:	8 519	10 100	8 518

Дополнив таблицу расчетом темпов роста, темпов прироста показателей затрат, можно приступать к формированию аналитических выводов по ней.

Пример 2: Анализ в разрезе элементов и статей затрат

Аналогично горизонтальный и вертикальный анализ данных о затратах можно производить в разрезе видов затрат, элементов затрат, статей затрат, которые вынесены на план счетов.

Более того, можно объединить представление данных для анализа сразу в нескольких разрезах

Например,

Таблица 4.6

Выборка для анализа по центрам затрат и элементам затрат

Элемент затрат за период	Статья затрат	Центр затрат	Сумма затрат
1	2	3	4
Материалы	Материальные затраты - ГСМ - Дизельное топливо	РГТО, цех по ремонту подвижного состава	2 434
	Материальные затраты - ГСМ - Бензин	РСУ, ПМС	3 434
	Материальные затраты-Материалы – Запчасти	СПТУ, Участок связи	2 343
	Материальные затраты-Материалы – Шпалы	РСУ, ПМС	5 434
	Материальные затраты-Материалы – Канаты	РСУ, ПМС	6 879
	Материальные затраты-Материалы – Рельсы	РСУ, ПМС	4 586
Заработная плата	Заработная плата	РГТО, цех по ремонту подвижного состава	5 690

1	2	3	4
	Материальные и социаль. блага работников, облагаемые подоходным налогом	РГТО, цех по ремонту подвижного состава	7 095
	Другие расходы на оплату труда	СПТУ, Участок связи	7 098
Амортизация	Амортизационные отчисления (основные средства)	РГТО, цех по ремонту подвижного состава	9 458
	Амортизационные отчисления (НМА)	РГТО, цех по ремонту подвижного состава	6 766
	Амортизационные отчисления (спецодежда)	РГТО, цех по ремонту подвижного состава	6 701
Накладные расходы	Расходы на ремонт	РСУ, ПМС	1 897
	Транспортные услуги сторонних предприятий	РСУ, ПМС	4 445
	Коммунальные услуги	РСУ, ПМС	3 232
	Расходы на аренду	РСУ, ПМС	2 878
	Командировочные расходы в пределах норм	РСУ, ПМС	2 343
	Суточные расходы (в пределах норм)	РСУ, ПМС	1 212
Итого:		РСУ, ПМС	83 929

Добавив промежуточные итоги, при необходимости расчет процентных показателей, таблица также может анализироваться либо обрабатываться с использованием более детальных аналитических выборок.

Пример3: Факторный анализ суммы амортизации и расходов на ремонт, по конкретному центру затрат

На счетах затрат, связанных с основными средствами выделены группы и подгруппы основных средств, в связи с чем можно анализировать за счет чего увеличиваются или уменьшаются суммы амортизации, расходов на ремонт или техническое обслуживание, расходы по наладке оборудования и т.д.

Поскольку группы основных средств также закодированы с включением составляющих, то можно выделять подгруппы и в рамках суммы ремонта по основным средства автоколонны «Грузовые автомобили» можно выделить сумму расходов по подгруппе «Камаз» или «Газель». Учитывая то, что для этого совершенно не нужно выбирать данные посредством сложных поисков, запросов к системе, а уж тем более без обращения к первичным документам, так как информация присутствует уже в готовом виде на счетах бухгалтерского учета и ее нужно только проанализировать. Если бы такого решения при формировании Плана счетов не было бы принято, то даже при наличии подобной детализации в системе необходимо было бы выбирать данные по «Камазам….», складывать их и получать ту же информацию либо вручную, либо, если даже автоматически, то – выполняя большее количество более сложных операций.

Таблица 4.7

Выборка для анализа по центрам затрат и группам основных средств

Подгруппа основных средств	Группа основных средств	Центр затрат (Подразделение предприятия)	Сумма на ремонт
1	2	3	4
Камаз	Грузовые автомашины	ПМС	2 890
ЗИЛ		ПМС	2 098
Газель	Легковые автомашины	ПМС	29
Экскаватор	Карьерное оборудование	Разрез Богатырь	232
Погрузчик	Карьерное оборудование	Разрез Богатырь	2 453
Стан	Цеховое оборудование	РГТО	43 098
Итого:			50 800

Детализация данных о расчетах с контрагентами позволяет получать данные о задолженности в разрезе сроков задолженности и видов средств. Однако по этим группам счетов на План счетов вынесен минимум необходимой информации, так как все основные аналитические требования в основном требуют оперативности, в связи с чем сбор данных вынесен за пределы бухгалтерского учета.

Пример 4: Анализ запасов в разрезе складов

Детализация данных об движении товарно-материальных ценностей упорядочена на счетах бухгалтерского учета не только по видам, группам и подгруппам используемых наименований, но и по месту их хранения. Причем место хранения было решено указывать прямо в коде счета бухгалтерского учета.

Такое требование к детализации было выдвинуто самой бухгалтерской службой, так как именно она была обязана предоставлять подробные данные об остатках на складах в разрезе групп наименований экономическим службам конкретных подразделений. Нужно заметить, что и материальный отдел бухгалтерии, который занимается учетом товарно-материальных ценностей, также имеет разветвленную структуру, территориально находящуюся в разных частях города и угольного разреза в соответствии с тем, к какому подразделению он относится.

В связи с тем, что код склада (местонахождения), а также и код подотчетного лица, за которым закреплены материальные ценности вынесен на счета бухгалтерского учета, задача бухгалтерии существенно осложнилась, так как при внутреннем перемещении материалов и товаров между складами, подотчетными лицами и т.п., бухгалтерам необходимо будет вводить операции по счетам бухгалтерского учета. Автоматизированный учет, конечно, существенно облегчает задачу учета, однако при выверке в конце периода необходимо выверять значительно большее количество счетов и операций.

В то же время аналитика складских запасов – становится легко доступной даже без предварительной обработки данных.

Таблица 4.8

Выборка для анализа по складам и подотчетным лицам

Склад	Подотчетное лицо	Сумма
А	Б	1
Склад ТЭЦ	Смирнов П.А.	3 434
Склад ТЭЦ	Каваль С.А.	2 423
Склад ПМС	Маматкаримов Т.К.	231
Центральный склад, модуль 2	Айшалин М.Т.	12 343
Центральный склад, модуль 2	Бурян Ф.Т.	21
Итого:		18 452

4.2 Анализ данных складского учета.

Пример 1: Анализ в разрезе наименований, классов и групп товара

В рамках каждого подразделения предприятия или в рамках всего предприятия (в зависимости от требований аналитика) можно получить данные о структуре складских запасов. Причем структуру можно анализировать в разрезе наименований для более детального анализа. Однако при наличии нескольких тысяч наименований, конечно, более удобно проводить сводный вертикальный и горизонтальный анализ в разрезе классов товаров, материалов или групп. В рамках дальнейшей детализации можно проанализировать составляющие по каждому классу/группе.

Классы товара в динамике.

Таблица 4.9

Выборка для анализа по классам товаров и по периодам

Класс товара	Период1	Период2	Перио3	Период4
А	1	2	3	4
Уголь	343 434	454 121	121 321	232 434
Уголь (товарный)	2 323	2 453	2 343	2 637
Селекция	43 546	65 459	30 698	21 875
Щебень	3 459	7 871	4 904	2 904
Отсев	4 650	3 504	5 085	5 087
Итого:	397 412	533 408	164 351	264 937

По одному классу в разрезе наименований в динамике в суммовом или в количественном выражении.

Таблица 4.10

Выборка для анализа по наименованиям и по периодам

Наименование	Период1	Период2	Перио3	Период4
А	1	2	3	4
Уголь (качество 4307)	21 983	45 098	34 095	43 053
Уголь (качество 4309)	33 412	22 346	34 985	34 092
Уголь (качество 4311)	11 343	33 322	34 389	34 056
Итого:	66 738	100 766	103 469	111 201

По группам и подгруппам в динамике.

Таблица 4.11

Выборка для анализа по группам товаров и по периодам

Группа	Период1	Перио2	Период3
А	1	2	3
Сырье металлургическое	34 598	43 096	55 098
Прокат черных металлов	34 098	56 433	34 653
Трубы стальные, чугунные и фитинги к ним	43	44	43
Канаты	432	432	444
Итого:	69 171	100 005	90 238

По одной групп в разрезе подгрупп и наименований в динамике.

Таблица 4.12

Выборка для анализа по товаром одной группы в разрезе подгрупп и наименований

Наименование	Подгруппа	Период1	Перио2	Период3
А	Б	1	2	3
Канат 0978Н	Канаты плоские	245	245	245
Канат 08873	Канаты веревочные	155	155	155
Канат 09834	Канаты веревочные	32	32	44
Итого:		432	432	444

Данные отчеты после перевода в формат электронных таблиц, могут быть легко дополнены процентными, соотношениями – удельными весами и темпами прироста для удобства проведения горизонтального и вертикального анализа.

Пример2: Анализ запасов по местонахождению

Для анализа складских запасов в разрезе складов можно получить следующую информацию.

Таблица 4.13

Выборка для анализа в разрезе складов

Склад	Подразделение	Наименование	Количество	Сумма
1	2	3	4	5
Центральный склад, модуль 1	Центральные склады	Канат 8907	34	45
Центральный склад модуль 2	Центральные склады	Канат 8907	654	123
Склад ПМС	ПМС	Канат 8980	2	45
Итого:			690	213

Ту же самую информацию можно получить по одному конкретному складу или всем складам одного подразделения.

Также можно построить аналитическую выборку по классам или группам/подгруппам наименований в рамках одного склада.

Таблица 4.14

Выборка для анализа по классам товаров

Класс товара	Сумма
А	1
Уголь	456 345
Уголь (товарный)	76 565
Селекция	34 093
Щебень	34 865
Отсев	2 347
Продукция РГТО	34 561
1	2
Продукция ПМС	90 754
Продукция ТЭЦ (теплоэнергия)	125 803
Прочая ГП	354
Итого:	855 687

Или

Таблица 4.15

Выборка для анализа по группам товаров

Группа	Сумма
А	1
Материалы верхнего строения ж/д путей, Германское оборудование	23 232
Металлоизделия промышленного назначения 1 часть	432 232
Металлоизделия промышленного назначения (метизы) 2 часть	76 232
Металлоизделия промышленного назначения (ВСП) 3 часть	92 051
Цветные металлы, Паяльные изделия	23 956
Итого:	647 703

Количество в таком варианте анализа присутствовать не должно, так как может оказаться, что в одной группе или классе товара присутствуют наименования разных единиц измерения. Даже при анализе отчетов в разрезе конкретных наименований важно быть уверенным, что одно и то же наименование всегда присутствует в одной единице измерения. В противном случае лучше обойтись без анализа количества, ограничившись суммовыми данными, или же получить выборку по количеству, сгруппированному по единицам измерения и, при необходимости, перевести данные из одних единиц измерения в другие.

Таблица 4.16

Выборка для анализа по единицам измерения

Наименование	Количество	Единица измерения	Сумма
1	2	3	4
Канат 8907	15	Метров погонных	12 934
Канат 8907	2	Рулонов, шт.	11 093
Канат 8980	136	Метров погонных	2 704
Итого:			26 731

Для анализа остатка товаров, материалов за конкретным подотчетным лицом (кладовщиком, экспедитором или т.п.) можно автоматически получать такую выборку:

Таблица 4.17

Выборка для анализа по материально ответственным лицам

Материально ответственное лицо	Наименование	Количество	Сумма
1	2	3	4
Миронов Т.Р.	Канат 8907	21	232
Кударбергенов Т.В.	Канат 8907	21	43
Маматкаримов Р.Т.	Канат 8980	2	32
Итого:		44	307

Важно также помнить о том, что выбор данных из системы можно свободно изменять при необходимости дополнительных признаков. Например, необходимо выводить номера партий товара или страну его происхождения, или другие признаки. Выведя в отчет эти признаки, не предполагавшиеся в отчетах стандартных настроек системы, аналитик может получать пользовательские выборки в другом разрезе.

Таблица 4.18

Выборка для анализа по партиям и странам происхождения

Наименование	Партия товара	Страна	Сумма
1	2	3	4
Канат 8907	1213	Казахстан	243
Канат 8980	1214	Казахстан	1 234
Канат 8907	1215	Казахстан	564
Канат 8980	1216	Россия	3 654
Канат 8907	2091	Россия	345
Канат 8980	2092	Казахстан	903
Канат 8907	2134	Казахстан	2 305
Канат 8980	2345	Казахстан	4 034
Итого:			13 282

4.3 Анализ данных о расчетах и движении денежных средств

На основе предложенной детализации по данным учета расчетов и движения денежных средств можно получить данные для анализа финансовых показателей в разрезе поставщиков, их стран и категорий, договоров, служб предприятия, заключающих эти договора, статей денежного бюджета, видов средств и т.д.

Кроме того, поскольку операции расчетов с поставщиками, заказчиками интегрированы с операциями складского учета (увеличение - уменьшение количества и стоимости товара на складе при отгрузках и приемках товара), то аналитические выборки можно получить с учетом детализации как финансовых, так и складских данных.

Приведем некоторые примеры возможных отчетов.

По расчетам с поставщиками подрядчиками:

Пример1: Анализ расчетов в разрезе контрагентов, договоров, служб предприятия, видов средств

Таблица 4.19

Выборка для анализа по группам поставщиков, странам, партиям и классам товара

Группа поставщиков	Страна поставщиков	Класс товаров	Партия товара	Сумма
1	2	3	4	5
Юридические лица	Казахстан	Сырье металлургическое	1209	1 544 908
Юридические лица	Казахстан	Канаты	3098	43 908
Юридические лица	Казахстан	Прокат черных металлов	3575	23 659
Юридические лица	Россия	Прокат черных металлов	3422	34 095
Бюджетные организации	Казахстан	Услуги	1236	34 950
Таможни	Казахстан	Услуги	5432	34 504
Частные лица	Казахстан	Канаты	7833	34 563
Итого:				1 750 587

Или:

Таблица 4.20

Выборка для анализа по договорам

Поставщик	Договор	Наименование	Количество	Сумма
1	2	3	4	5
ОАО «ТМТ»	45НТ/34	Канат784	126	1 932
ОАО «ТМТ»	45НТ/34	Канат785	3 675	23 482
ОАО «ТМТ»	34НТ/36	Канат785	3 762	12 043
ЗАО «Аркон»	346	Канат784	3 490	32 095
ЗАО «Аркон»	346	Канат785	3 457	23 845
Итого:			14 510	93 397

Или:

Таблица 4.21

Выборка для анализа поставок по службам и складам

Служба предприятия	На какой склад принято	Наименование	Количество	Сумма
1	2	3	4	5
Служба главного механика	Склад №124	Канат784	125	4 654
Служба главного механика	Склад №126	Канат785	674	1 654
Служба главного энергентика	Склад №126	Канат785	653	1 673
Итого			1452	7 981

По расчетам с заказчиками:

Таблица 4.22

Выборка для анализа по группам и странам заказчиков

Группа заказчиков	Страна заказчиков	Наименование	Количество	Единица измерения	Сумма
1	2	3	4	5	6
Бюджетные организации	Казахстан	Уголь	23 432	тонн	33 456
Юридические лица	Казахстан	Уголь	332 433	тонн	343 432
Юридические лица	Казахстан	Продукция ПМС	23 765	шт.	23 432
Юридические лица	Россия	Уголь	243 533	тонн	765 456
Юридические лица	Киргизия	Уголь	34 764	тонн	45 764
Предприятия энергетики	Казахстан	Уголь	134 533	тонн	657 644
Предприятия энергетики	Казахстан	Селекция	43 986	тонн	34 543
Предприятия энергетики	Россия	Уголь	56 097	тонн	87 679
Итого:					1 991 406

Или

Таблица 4.23

Выборка для анализа договорам в разрезе грузополучателей

Заказчик	Договор	Грузополучатель	Станция назначения	Дата отгрузки	Сумма
1	2	3	4	5	6
ОАО «Грузторг»	123	ОАО «Грузторг»	Павлодар	13.05.2001	43 509
ОАО «Грузторг»	124	«ПОРТ»	Астана	14.05.2001	23 094
ОАО «Грузторг»	124	«ПОРТ»	Астана	17.05.2001	32 092
ОАО «Темп»	165	ЗАО «ТПТ»	Павлодар	18.05.2001	23 953
ОАО «Темп»	165	ЗАО «ТПТ»	Палодар	25.05.2001	23 065
Итого:					145 713

Расчеты как с поставщиками, так и с заказчиками могут быть представлены в разрезе видов средств как простом отчете по видам средств оплаты, так и более сложном см. ниже.

Таблица 4.24

Выборка для анализа в разрезе видов средств и условий оплаты

Поставщик	Вид средств	Дата оплаты	Сумма
А	Б	3	4
ОАО «Темп»	ТМЦ	12.05.2001	32 843
ОАО «Темп»	Деньги	12.05.2001	32 094
ОАО «Темп»	Услуги	12.05.2001	54 021
ЗАО «КРТ»	Услуги	13.05.2001	532 092
Итого:			651 050

Для анализа всех участвующих в договоре видов средств необходим сложный отчет, который отсутствовал в рамках стандартной функциональности предлагаемой системы автоматизации, в связи с чем, вследствие особой важности, был разработан и внедрен отдельно. В отчете представлены все виды средств (описание проблемы вида средств – см. п. «Анализ видов средств расчетов»).

Таблица 4.25

Отчет о задолженности по видам средств

Вид средств

Получение

К оплате

Договорная оплата (в счет чего по договору)

Фактиче-ская оплата (чем фактиче

ски оплачено)

Задолженность

Перечень используемых видов средств

Сумма получения по счету-фактуре (вид средств указываетсяв справичнике ФОБ заголовка операции закупки)

Процентное распределение суммы получений по договорным видам средств (разрабатываемая субформа) на основе указанных там процентов (расчетное)

Оплата поставщику в счет видов средств по договору (указанным в субформе)

На основе Способов оплаты, указанных при вводе платежа в модуле «Деньги». Отнесение на виды средств по письму поставщика

Оплата поставщику в разрезе фактических видов средств

На основе Счетов денежных средств, указанных при вводе платежа в модуле «Деньги»

Разница между «К оплате» и «Договорная оплата»

(расчетная)

А	1	2	3	4	5
Например, поставлено по договору на 1 000 тенге (получены ТМЦ), оплата по договору должна быть проведена следующими видами средств оплаты: 45 % - уголь, 55 % - деньги, фактически оплачено 800 тенге с расчетного счета.
ТМЦ	1 000
УГОЛЬ		450	360		90
ДЕНЬГИ		550	440	800	110

Подобный отчет можно получить по договору, по поставщику или заказчику, по группе контрагентов, по всем операциям, контрагентам и договорам.

Пример2: Анализ движения денежных средств в разрезе банков, контрагентов, назначений платежа

Для анализа движения денежных средств могут быть представлены сводные отчеты на основе банковской оборотной ведомости.

Таблица 4.26

Выборка для анализа состояния банковских счетов

Банковский счет	Банк	Остаток на начало периода	Приход всего за период	Расход всего за период	Остаток на конец периода
А	Б	1	2	3	4
343409358390	КомирБанк	43 343	64 343	34 098	73588

Или отчет по движению денежных средств

Таблица 4.27

Выборка для анализа в разрезе назначений платежа, банковских счетов и договоров с контрагентами

Число	Банковский счет	Тип платежа (приход, расход)	Назначение платежа	Контрагент	Договор	Сумма
1	2	3	4	5	6	7
12.05.2001	943984334434	Расход	За ГСМ	ЗАО «АНТ»	Б/Д	30 851
12.05.2001	343409358390	Приход	За уголь из России	ОАО «РосУголь»	4343	43 342

Отчет в разрезе бюджетных статей – назначений платежа – представляет собой платежный баланс предприятия, отчет об исполнении платежного календаря (описание проблемы платежного календаря – см. п. «Анализ в разрезе назначений платежа»).

4.4 Анализ использования основных средств

Детализация учетных данных об основных средствах предприятия позволяет получить различные выборки для анализа.

Можно проанализировать состав основных средств в разрезе прав собственности

Таблица 4.28

Выборка для анализа основных средств

Инвентарный номер основного средства	Название основного средства	Тип основных средств	Принадлежность - право собственности	Принадлежность – текущее использование
1	2	3	4	5
3853	Экскаватор78	Экскаватор	Арендованный	Используется
3422	Экскаватор87	Экскаватор	Арендованный	Используется
4221	Экскаваторв78	Экскаватор	Собственный	Сдан в аренду
4343	Экскаватор78	Экскаватор	Собственный	Используется

Сделать выборку по операциям с одним инвентарным объектом (количество ремонтов, консерваций, модернизаций и т.п.):

Таблица 4.29

Выборка для анализа истории и состояния основных средств

Приобретен	Введен в эксплуатацию	Передан	Сдан в ремонт	Отправлен на реконструкцию и модернизацию
1	2	3	4	5
12.05.2001	15.05.2001	С разреза Северный на Разрез Богатырь 17.05.2001	-	-
04.02.1993	11.02.1993	-	-	14.06.2001
13.05.2001	15.05.2001	-	13.06.2001	-

Анализ затрат по амортизации основных средств, ремонту и обслуживанию можно производить по счетам бухгалтерского учета. Такой анализ может производиться в разрезе центров ответственности, групп основных средств, производственных процессов предприятия.

Однако для анализа затрат по амортизации, ремонту, техническому обслуживанию в разрезе инвентарных номеров основных средств информации бухгалтерского учета (даже столь сильно детализированной на основе проектных разработок) явно недостаточно. В этом случае используется аналитические возможности, описанные в данном разделе. Может быть построен следующий отчет:

Таблица 4.30

Выборка для анализа стоимости ремонта основных средств

Инвен тар ный номер	Назва ние основного средства	Сумма амортиза ции	Количество ремонтов	Стоимость производи мых ремонтов	Количе ство реконтрук ций и модерниза ций	Стоимость реконструк ций и модерниза ций
1	2	3	4	5	6	7
443222	Экскаватор78	34 348	1	3 342	0	0
232111	Экскаватор78	12 345	0	0	0	0
293422	Экскаватор78	219 743	3	34 983	1	91 234
Итого:		266 436	4	38 325	1	91 234

Отчет в разрезе местонахождений основных средств и подотчетных лиц, за которыми они закреплены будет также полезен для анализа использования основных средств, а также при контроле и инвентаризации.

Таблица 4.31

Выборка для анализа инвентарных объектов по местонахождению

Инвентарный номер	Название основного средства	Местонахождение	Подотчетное лицо
1	2	3	4
232353244	Экскаватор87	Разрез Богатырь	Ушин Н.Т.
433653224	Экскаватор78	Разрез Богатырь	Тарасов Т.П.
343553353	Экскаватор78	РСУ06	Смиртянский О.М.

Данный как и другие можно ограничить выбором по какому-то признаку, например получить данные о всех основных средствах, закрепленных за одним материально-ответственным лицом, или конкретным местонахождением.